Een vzw is een vereniging zonder winstoogmerk. Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het kiezen van een vzw als organisatiestructuur:
- De vereniging krijgt rechtspersoonlijkheid.
- Zolang de leden de vereniging als een ‘'voorzichtig en redelijk persoon’ beheren, zijn ze niet persoonlijk aansprakelijk.
- De vereniging kan zelf eigendommen en onroerende goederen bezitten en verbintenissen (contracten) aangaan in naam van de vereniging.
Toch is het niet onbelangrijk om te weten dat je aan verschillende verplichtingen moet voldoen als vzw. Hieronder lijstten we ze voor je op.
Extern verenigingsdossier
Dit zijn alle documenten die neergelegd moeten worden bij de griffie van de ondernemingsrechtbank of gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze documenten kunnen door iedere belanghebbende worden opgevraagd. Hierin vinden we:
De statuten van de vereniging
De akten betreffende de benoeming of beëindiging van de bestuurders
Beslissingen betreffende de nietigheid of de ontbinding van de vzw
De jaarrekening, bestaande uit de staat van inkomsten en uitgaven en de staat van vermogen
Om te weten wat er waar en wanneer moet gepubliceerd of neergelegd worden, raden we aan om de vzw-helper van Assist te gebruiken.
Neerlegging: Het GRATIS afgeven van documenten aan de griffie van de ondernemingsrechtbank.
Publicatie: Het BETALEND laten opnemen van teksten in het Belgisch Staatsblad.
Intern verenigingsdossier
Dit zijn alle documenten van de vereniging die bewaard moeten blijven op de maatschappelijke zetel. De documenten zijn beschikbaar voor leden als ze deze willen lezen.
Hierin vinden we:
- Alle verslagen van het bestuur
- Alle verslagen van de algemene vergadering
- Alle boekhoudkundige stukken van de vzw (die moet je minstens 7 jaar bijhouden)
Als vzw ben je immers verplicht om je boekhouding bij te houden! - Het ledenregister
Houd dit regelmatig bij! Alle verslagen worden na goedkeuring ook ondertekend door de voorzitter van de vzw.
Verzekeringen
Als vzw ben je verplicht een aantal verzekeringspolissen af te sluiten:
- Burgerlijke aansprakelijkheid: Deze verzekering dekt schade die het gevolg is van een fout waarvoor jouw organisatie aansprakelijk kan worden gesteld.
- Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing: Deze verzekering dekt alle kosten (lichamelijke en stoffelijke schade) die bezoekers oplopen bij brand of ontploffing, zelfs als jouw organisatie niet in fout was. Dit is geen brandverzekering! Een brandverzekering dekt enkel schade aan roerende en onroerende goederen. Deze polis is enkel verplicht als de oppervlakte groter is dan 50m² bij:
- Uitbating drankgelegenheid
- Regelmatige verhuur zaal voor feestjes
- Openluchtevenementen
- Arbeidsongevallenverzekering (enkel organisaties die personeel in dienst hebben): de verzekering zorgt voor een schadevergoeding bij arbeidsongeschiktheid, hospitalisatie of overlijden na een ongeval tijdens de werkuren of op weg van en naar het werk.
Naast deze verplichte verzekeringen heeft elk jeugdhuis nood aan goede polissen die de werking en de medewerkers indekken tegen ongelukken en ongevallen. Formaat onderhandelde voor zijn leden voordelige verzekeringspakketten bij IC-verzekeringen.
Belastingen
Als jeugdinitiatief betaal je een aantal taksen en belastingen. Twee daarvan zijn gelinkt aan de vzw:
- Rechtspersonenbelasting: de rechtspersonenbelasting is een belasting op bepaalde onroerende, roerende en diverse inkomsten.
- Taks op de vzw: Als de waarde van je bezittingen hoger is dan 50.000 euro, dan moet je een aangifte doen voor de taks op de vzw.
UBO-register
Alle rechtspersonen, en dus ook vzw’s, zijn verplicht om hun ‘uiteindelijk begunstigden’ te registreren. Dit is een verplichting die je jaarlijks opnieuw moet nakomen. Meer informatie lees je hier.
Wil je graag een volledig en gedetailleerd overzicht van je verplichtingen als vzw? Wil je leren hoe je een goed financieel beleid voert? Dat kan allemaal tijdens EQUIPE Zakelijk beheer!
Ook kunnen deze video's je op weg helpen.
