Alle vzw-verplichtingen op een rij

Een vzw is een vereniging zonder winstoogmerk. Ze krijgt rechtspersoonlijkheid: de vereniging kan dus zelf eigendommen bezitten en contracten afsluiten, los van de leden. Beheer je de vzw als een voorzichtig en redelijk persoon? Dan zijn bestuurders niet persoonlijk aansprakelijk.

Is jouw werking kleinschalig, zonder grote eigendommen of contracten? Dan volstaat misschien een feitelijke vereniging. Bekijk het verschil op onze pagina over de feitelijke vereniging.

Sommige documenten van je vzw moeten altijd raadpleegbaar zijn voor iedereen (het extern verenigingsdossier). Dit doe je door ze te laten opnemen bij de ondernemingsrechtbank of het Belgisch Staatsblad:

• De statuten van de vereniging
• De akten over de benoeming of het einde van de functie van bestuurders
• Beslissingen over de nietigheid of ontbinding van de vzw
• De jaarrekening, met de staat van inkomsten en uitgaven en de staat van vermogen

Dit kan op twee manieren. Je dient de documenten in bij de ondernemingsrechtbank, dat is gratis en heet "neerlegging". Of je laat ze verschijnen in het Belgisch Staatsblad, dat kost geld en heet "publicatie". Beide zijn openbaar: iedereen kan de documenten opvragen.

Om te weten wat waar en wanneer moet gebeuren, gebruik je best de vzw-helper van Assist. Deze is voorlopig enkel nog terug te vinden in de "oude versie" van Assist en wordt binnenkort overgezet naar de nieuwe versie. 

Dit zijn alle documenten van de vereniging die bewaard moeten blijven op de maatschappelijke zetel. De documenten zijn beschikbaar voor leden als ze deze willen lezen. Deze documenten samen worden het 'intern verenigingsdossier' genoemd. 

Hierin vinden we:

• Alle verslagen van het bestuur
• Alle verslagen van de algemene vergadering
• Alle boekhoudkundige stukken van de vzw (die moet je minstens 10 jaar bijhouden)
  Als vzw ben je immers verplicht om je boekhouding bij te houden!
• Het ledenregister

Houd dit regelmatig bij! Alle verslagen worden na goedkeuring ook ondertekend door de voorzitter van de vzw.

Op alles wat je vzw naar buiten stuurt, zoals facturen, e-mails en je website, moet je een aantal zaken vermelden:

• De volledige naam van je vzw
• Het woord "vzw"
• Het adres van je maatschappelijke zetel
• Je ondernemingsnummer
• De vermelding "RPR" gevolgd door je ondernemingsrechtbank (bijvoorbeeld "RPR Antwerpen")

Vergeet je dit? Dan kan de bestuurder die verantwoordelijk is voor het document persoonlijk aansprakelijk gesteld worden.

Als vzw ben je verplicht een aantal verzekeringspolissen af te sluiten:

• Burgerlijke aansprakelijkheid: deze verzekering dekt schade door een fout waarvoor jouw organisatie aansprakelijk kan worden gesteld.
• Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing: deze verzekering betaalt de medische kosten en materiële schade van bezoekers bij brand of ontploffing, zelfs als jouw vzw geen fout maakte. Let op: dit is geen brandverzekering. Een brandverzekering vergoedt schade aan je eigen gebouw en spullen, niet aan bezoekers. Deze polis is enkel verplicht als de oppervlakte groter is dan 50m² bij het uitbaten van een drankgelegenheid, het regelmatig verhuren van een zaal voor feestjes, of openluchtevenementen.
• Arbeidsongevallenverzekering (enkel voor organisaties met personeel): deze verzekering zorgt voor een schadevergoeding bij arbeidsongeschiktheid, hospitalisatie of overlijden na een ongeval tijdens de werkuren of op weg van en naar het werk.

Naast deze verplichte verzekeringen heeft elk jeugdhuis nood aan goede polissen die de werking en de medewerkers indekken tegen ongelukken en ongevallen. Formaat onderhandelde voor zijn leden voordelige verzekeringspakketten bij IC-verzekeringen.

Als jeugdinitiatief betaal je een aantal taksen en belastingen. Twee daarvan zijn gelinkt aan de vzw:

• Rechtspersonenbelasting: een belasting op bepaalde onroerende, roerende en diverse inkomsten.
• Taks op de vzw: is de waarde van je bezittingen hoger dan 50.000 euro? Dan moet je hiervoor een aangifte doen.

Alle rechtspersonen, en dus ook vzw's, zijn verplicht om hun "uiteindelijke begunstigden" te registreren in het UBO-register. Dit is een verplichting die je jaarlijks opnieuw moet bevestigen, ook als er niets wijzigt. Meer informatie lees je op onze infopagina over het UBO-register.