De algemene vergadering van een vzw komt minstens één keer per jaar samen. Het kan zijn dat je statuten meerdere bijeenkomsten verplichten. Om rechtsgeldige beslissingen te nemen, hou je als algemene vergadering best rekening met enkele basisregels.
Wat moet er vooraf gebeuren?
Minstens vijftien kalenderdagen voor de algemene vergadering nodig je alle leden uit. De dag waarop je de uitnodiging verzendt, telt mee, maar de dag van de algemene vergadering niet. Dezelfde termijn geldt voor een eventuele tweede algemene vergadering die volgt als er niet genoeg mensen aanwezig zijn op de eerste om te stemmen. Je kan de uitnodiging zowel versturen via e-mail als via de Post.
Bij de uitnodiging voeg je steeds de agenda toe van de vergadering. Daar kunnen nog agendapunten bijkomen die worden aangebracht door een twintigste van de leden. Als de algemene vergadering veertig leden telt, kunnen twee leden dus iets op de agenda zetten. De dag zelf kunnen er geen agendapunten meer toegevoegd worden, ook al voorzien jouw statuten een andere regeling. Dat kan dan enkel als elk lid aanwezig is en elk lid akkoord gaat met de bespreking.
Wie zetelt in de algemene vergadering?
De algemene vergadering is samengesteld uit alle leden van de vzw. De statuten van de vzw bepalen wie lid mag worden en hoe je dat dan doet. Dat kan niet worden geregeld in een intern reglement.
De wet voorziet dat het bestuur de leden kan aanvaarden, maar sommige vzw’s kiezen ervoor om de algemene vergadering de nieuwe leden te laten aanvaarden. Dat is vaak erg omslachtig, omdat je in het eerste agendapunt nieuwe leden moet aanvaarden die vervolgens over de volgende agendapunten moeten meebeslissen zonder dat ze de nodige documenten hebben gezien. Het is niet ok om iets goed te keuren zonder het zelfs maar gelezen te hebben. Daarom is dit geen goed systeem om leden te aanvaarden.
Bestuurders die geen lid zijn van de vzw hebben geen stemrecht op de algemene vergadering. Ze mogen wel aanwezig zijn en hun beleid verdedigen. De statuten kunnen ook bepalen dat bestuurders lid zijn van de algemene vergadering zolang ze hun mandaat uitoefenen.
Je kan nooit automatisch lid worden van een algemene vergadering. Het is dus fout om zomaar te zeggen dat alle vrijwilligers lid zijn. Ook minderjarigen horen niet echt thuis in een algemene vergadering, tenzij hun ouders akkoord gaan.
Vzw’s of feitelijke verenigingen kunnen vertegenwoordigd zijn in de algemene vergadering. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over een vereniging die jouw infrastructuur vast gebruikt of een buurtcomité. Deze groepen moeten steeds een of meerdere personen aanduiden die hen vertegenwoordigen.
Alle leden van de algemene vergadering moeten worden genoteerd in het intern ledenregister binnen de acht dagen nadat ze zijn aanvaard of ontslagen. Het register moet worden bijgehouden op de maatschappelijke zetel en kan worden ingekeken door leden.
Verwar het ledenregister niet met de lijst van de toegetreden of aangesloten leden.
Met hoeveel moet je aanwezig zijn om geldig te stemmen?
Bij een gewone algemene vergadering is er geen verplicht aantal aanwezigen, tenzij dit anders vermeld staat in de statuten. Formaat raadt sterk af om dat vast te leggen, want zo kunnen afwezigen je werking lam leggen. Je kan in situaties terechtkomen waarin je geen beslissingen meer kan nemen. Bij erg belangrijke beslissingen ben je toch gebonden aan wettelijke criteria. Investeer vooral in de betrokkenheid van jouw leden. Maak de algemene vergadering gevarieerd en aantrekkelijk.
Als je echter de statuten wilt wijzigen of een werkend lid uitsluiten, dan is er wel een verplicht aantal aanwezigen nodig. Twee derde van de leden moet dan vertegenwoordigd zijn. We spreken dan van een buitengewone algemene vergadering.
Hoe werken volmachten?
Je kan je als lid van de algemene vergadering steeds via een volmacht laten vertegenwoordigen, ook al is dat niet voorzien in de statuten. Dat betekent concreet dat je jouw visie en stemgedrag overdraagt aan iemand anders, die ze dan kan meedelen aan de andere aanwezigen. Jouw stem speelt zo mee in de eindbeslissing.
Om conflicten te vermijden, is het aan te raden een volmacht op papier te laten zetten. Daarom stuur je met de uitnodiging best een volmachtenformulier mee, waarop leden per standpunt kunnen aanduiden wat hun mening is en kunnen noteren wie hen vertegenwoordigt.
Welke stemquota's gelden tijdens de vergadering?
Gewone algemene vergadering
In een gewone algemene vergadering wordt als volgt gestemd:
Alle aanwezige of door volmacht vertegenwoordigde leden hebben gelijk stemrecht. Een uitzondering kan zijn bij Privaatrechtelijke Extern Verzelfstandigde Agentschappen (PEVA-vzw) waar vertegenwoordigers uit de gemeenteraad over meervoudig stemrecht kunnen beschikken als dat bepaald is in de statuten.
Voor alle besluiten volstaat een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden, tenzij dit anders in de statuten staat. Formaat raadt sterk af om hiervan af te wijken. Bij het tellen van de stemmen worden onthoudingen en ongeldige stemmen niet meegerekend.
Stemmen gebeurt gewoon door jouw keuze af te roepen, door jouw hand op te steken of, als minstens een derde van de leden erom vraagt, door geheime stemming. Het stemmen over personen is een uitzondering, want dat gebeurt in principe altijd met een geheime stemming.
Wanneer er evenveel ja als nee-stemmen zijn, heb je twee mogelijkheden: ofwel wordt het voorstel verworpen ofwel is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De statuten van jouw initiatief leggen die regel vast.
Buitengewone algemene vergadering
Stemmen in een buitengewone algemene vergadering gebeurt als volgt:
Bij de wijziging van de statuten of de uitsluiting van een lid moet minstens twee derde van de vertegenwoordigde leden voor stemmen.
Bij de wijziging van het doel of bij ontbinding van de vzw moet minstens vier vijfde van de vertegenwoordigde leden voor stemmen.
Ook hier geldt dat onthoudingen en ongeldige stemmen niet worden meegerekend.
Hoe maakt de algemene vergadering haar beslissingen bekend?
In de statuten moet staan waar de beslissingen te raadplegen zijn. Het volstaat om het volgende te vermelden: “De beslissingen van de algemene vergadering worden op twee manieren aan leden bekendgemaakt: door publicatie in de interne nieuwsbrief en door opname in het verslag dat ter inzage ligt op het secretariaat. Het verslag wordt ingeschreven of ingeplakt in een notulenboek en ondertekend door de voorzitter.”
Maak van iedere algemene vergadering een verslag en voeg er een besluitenlijst aan toe.
Leg dit verslag ter inzage op de maatschappelijke zetel van jouw initiatief.
Laat ieder verslag ondertekenen door de voorzitter van de vzw.
Neem de besluiten eventueel op in andere communicatiekanalen van jouw vereniging (nieuwsbrief, website…).
Mag je een digitale algemene vergadering houden?
Je mag van de wet een digitale algemene vergadering houden, ook al is dat niet voorzien in de statuten van je vzw. Het is aan het bestuur om te beslissen of dat kan.
Het communicatiemiddel dat je gebruikt, moet aan een aantal voorwaarden voldoen. De populairste tools (Zoom, Teams…) voldoen daaraan.
Je mag leden op voorhand laten stemmen over iets, maar enkel als daarvoor een procedure is uitgewerkt in de statuten.
