Pri­va­cy­ver­kla­ring Formaat vzw

Verwerkingsverantwoordelijke 

Formaat vzw is een landelijk erkende jeugdwerkorganisatie die jeugdhuizen en open jeugdwerkorganisaties ondersteunt, en de sector vertegenwoordigt. 

Als vzw Formaat zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van onze activiteiten. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens: 

Formaat  VZW 
De Wittestraat 2 
2600 Berchem 
Ondernemingsnummer : 0410.935.352 
RPR : Antwerpen – afdeling Antwerpen 
Telefoon : 03 226 40 83 
vraaghet@formaat.be 

Voor meer informatie over ons privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met vraaghet@formaat.be. 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ? 

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de diensten die door ons worden verstrekt, op de verwerking van persoonsgegevens op onze website https://formaat.be en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren. 

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van gegevens van de volgende categorieën van personen : 

• deelnemers aan vormingen en activiteiten
• contactpersonen bij leden en kandidaat-leden
• contacten en personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten
• Bezoekers en gebruikers van de website
• gebruikers van onze diensten,
• vrijwilligers en kandidaat-vrijwilligers
• Klanten (huidige, voormalige en toekomstige), prospecten en/of partners;
• Leveranciers en partners waarmee wij samenwerken; 

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens ? 

Er zijn een aantal situaties waarin wij uw persoonsgegevens verzamelen en vervolgens gebruiken: 

Gegevens die  u ons zelf rechtstreeks verstrekt 

We verzamelen persoonsgegevens die u zelf op verschillende wijzen aan ons meedeelt, o.a.  

• Bezoek aan onze website
• Inschrijving voor vormingen, evenementen en opleidingen
• Invullen van het persoonlijk profiel, het contactformulier of invulformulier van onze website
• Wanneer u ons contacteert via e-mail, sociale media, telefoon of per brief.
• Wanneer wij een offerte opmaken of een overeenkomst met u afsluiten.
• Wanneer u op een andere manier contact met ons hebt (opgenomen) 

Gegevens die u ons onrechtstreeks verstrekt 

Formaat  vzw neemt foto’s en filmpjes van activiteiten en de deelnemers.   

Deze beelden kunnen ook gebruikt worden voor de website, sociale media, brochures en/of publicitaire doeleinden. 

Indien u niet wenst dat een foto van u hiervoor gebruikt wordt, dient u dit via e-mail te communiceren naar vraaghet@formaat.be.   

U heeft steeds de mogelijkheid om aan de begeleider of organisator te melden dat u niet gefotografeerd wilt worden. 

Gegevens die we automatisch verzamelen 

We verzamelen automatisch gegevens door middel van cookies bij  uw gebruik, toegang of interactie met onze websites.  Onze website gebruikt zowel functionele (technisch noodzakelijke) cookies als niet-functionele cookies.  Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt uw toestemming gevraagd om onze verschillende soorten cookies te mogen plaatsen. 

Voor meer informatie over ons gebruik van cookies verwijzen we naar de cookieverklaring. 

Informatie die we verkregen via een derde partij waarmee we samenwerken  

Persoonsgegevens van u kunnen met ons worden gedeeld door partners waarmee we samenwerken, in geval van een activiteit of evenement die we samen organiseren. 

Traject ervaren jeugdwerkers: De Ambrassade, JES 

Ikorganiseer.be, Lokale Helden en Live netwerk: VI.BE 

Sociare: gegevens worden enkel op organisatieniveau gedeeld 

Kadervorming: Gekkoo 

Gegevens die we verzamelen via publiek beschikbare informatie 

Dit kan gaan over informatie die we terugvinden op publieke professionele websites, professionele sociale netwerken of sociale media, of informatie die werd gepubliceerd in artikels of kranten.  

Professioneel gebruikte e-mailadressen die we terugvinden in een openbare bron, zoals de contactpagina op de website van een organisatie, kunnen worden gebruikt om informatie te verschaffen over onze activiteiten (enkel indien er een duidelijk verband of mogelijke samenwerking is tussen de organisatie en de werking van Formaat vzw).  

Het is ten allen tijde mogelijk ons te vragen dit soort e-mails niet meer te ontvangen. 

Welke persoonsgegevens verzamelen wij over u en waarom? 

Wanneer u onze websites bezoekt verzamelen wij: 

• technische informatie over de verbindingsmiddelen (het IP-adres, het besturingssysteem, de gebruikte internetproviders en andere soortgelijke informatie)
• gegevens betreffende de gedragingen en gewoontes van de bezoekers bij het gebruik van de website (o.a. surfgedrag), door middel van niet-noodzakelijke cookies (een klein tekstbestand dat wordt opgeslagen op uw toestel) en gelijkaardige technologieën (zoals pixel tags).
• de gegevens die u meedeelt op webformulieren. 

Deze informatie gebruiken we om: 

• De website correct te laten functioneren op uw computer en te beschermen tegen onrechtmatig gebruik (gerechtvaardigd belang van het verzekeren van de goede werking van onze organisatie).
• Uw website-ervaring en onze dienstverlening te verbeteren (wij vragen uw voorafgaandelijke toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies) (toestemming)
• Het succes van een sociale media advertentie te registreren (social media conversion tracking) (rechtsgrond toestemming)
• Advertenties van Formaat vzw op social media te tonen, gebaseerd op jouw interesses (retargeting) (rechtsgrond toestemming) 

Aangezien wij voor het verwerken van bovenstaande gegevens vertrouwen op het gebruik van cookies, verwijzen wij u voor meer uitleg hierover naar onze cookieverklaring. 

Wanneer u uw vereniging registreert voor lidmaatschap dan verzamelen wij: 

Rechtstreeks van u via het formulier https://formaat.be/lid-worden  op de website: uw contactgegevens (uw naam, e-mail adres, telefoonnummer) en de antwoorden op de vragen over uw initiatief/vereniging (naam initiatief, plaats, omschrijving en opmerkingen). 

 Deze informatie gebruiken wij om :  

• De aanvraag voor uw organisatie te behandelen en u als onze contactpersoon voor de vereniging te registreren (uitvoeren overeenkomst)
• U te contacteren en ondersteuning te geven in het kader van de afgesproken dienstverlening en in de toekomst te informeren over ons aanbod en acties (uitvoeren overeenkomst)
• Een bevraging te organiseren of (wetenschappelijk) onderzoek uit te voeren (gerechtvaardigd belang) 

Wanneer u zich inschrijft voor een vorming, ondersteuning of activiteit (praktische ondersteuning, volgen van vorming, organisatie van een evenement, …) verzamelen wij:  

• Identificatiegegevens : naam en voornaam
• Contactgegevens : e-mailadres en telefoonnummer
• Woonplaats : postcode en gemeente
• Geboortedatum
• De organisatie waartoe u behoort
• De activiteit waarvoor u zich inschrijft
• Facturatie- of attesten adres : land, straatnaam en nummer, postnummer en gemeente 

Deze informatie gebruiken wij om: 

• Bevestiging te sturen van uw inschrijving  (uitvoering overeenkomst)
• Service e-mails (praktische informatie) te sturen met betrekking tot de activiteit.  Je krijgt op die manier de laatste praktische info. (uitvoering overeenkomst)
• Toegang te geven tot het evenement (met als rechtsgrond uitvoering overeenkomst)
• Een plaats op de wachtlijst aan te vragen
• Uw e-mailadres door te geven aan de medeorganisator (rechtsgrond toestemming)
• Uw persoonlijk profiel bij te werken en uw ordergeschiedenis bij te houden (gerechtvaardigd belang om gericht producten aan te kunnen bieden)
• De respectievelijke lesgevers en begeleiders maximaal te informeren, voor een vloeiende organisatie van de ondersteuning of activiteit
• Betalingen te verwerken (uitvoering overeenkomst)
• Deelname attesten af te leveren (wettelijke verplichting kadervorming en overeenkomst)
• Een tevredenheid enquête of bevraging te organiseren of (wetenschappelijk) onderzoek uit te voeren (gerechtvaardigd belang) 

Wanneer u inschrijft op één of meerdere van onze nieuwsbrieven verzamelen we :  

• Uw naam, voornaam en emailadres
• Naam van uw organisatie
• Uw keuze van welke nieuwsbrieven u wenst te ontvangen. 

Wij verzamelen deze persoonsgegevens om :  

• U direct marketing, nieuwsbrieven, uitnodigingen en acties toe te sturen (expliciete, voorafgaande toestemming) 

Wanneer wij een opdracht uitvoeren, een offerte opmaken of een contract met uw organisatie/initiatief/lokaal bestuur sluiten verzamelen wij:  

• Identificatiegegevens contactpersonen
• Professionele contactgegevens (professioneel telefoonnummer, professionele adresgegevens en e-mailadres)
• De organisatie waarvoor de contactpersonen werken en hun functie binnen die organisatie
• Financiële bijzonderheden en betalingsgegevens 

Deze informatie gebruiken wij om: 

• de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, met als rechtsgrond uitvoering overeenkomst
• producten of diensten te leveren of te verzenden (o.a. ondersteuning, inschrijving op een studiedag of activiteit van Formaat) (uitvoeren overeenkomst)
• Algemeen klantenbeheer met inbegrip van facturatie, verwerken betalingen en boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst);
• Leveranciersbeheer met inbegrip van boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst) 

Wanneer u met ons communiceert, via telefoon, e-mail, sociale media, gesprek of eender welk ander kanaal u verkiest, verzamelen wij: 

• uiteraard de inhoud van uw bericht maar ook de technische details ervan, zoals datum en tijd en aan wie het gericht is.
• de identiteitsgegevens die u ons bezorgt, zoals uw naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, functie, …
• alle andere informatie die u ons meedeelt. 

Deze informatie gebruiken wij om: 

• met u te kunnen communiceren. Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om op uw vragen of opmerkingen te kunnen antwoorden. 

Van prospecten, geïnteresseerden, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten en contacten van deskundigen kunnen wij verzamelen:  

• identificatiegegevens:  naam en voornaam;
• contactgegevens: postadres (straat, nummer, postcode, gemeente, land), e-mailadres, telefoonnummer(s);
• bedrijfscontactgegevens: naam, postadres, professioneel e-mail adres, bedrijfstelefoonnummer, functie binnen de organisatie. 

Wij verzamelen deze persoonsgegevens om :  

• een professionele relatie met u of uw organisatie uit te bouwen of verder te zetten en te onderhouden. Wij doen hiervoor een beroep op ons gerechtvaardigd belang om ons netwerk uit te bouwen en te onderhouden. 

Ten slotte worden alle persoonsgegevens die wij verzameld hebben ook nog voor volgende doeleinden verwerkt: 

• We kunnen uw gegevens gebruiken om u te informeren over bestaande en nieuwe producten, diensten, speciale acties, workshops, evenementen, webinars, trainingen, vacatures en andere, om aan direct marketing te doen zodat we u kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor u interessant zijn.  Deze verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang voor bestaande leden en klanten, en uw expliciete voorafgaande toestemming als u nog geen klant bent
• Wij gebruiken uw gegevens ook om het gebruik en de algemene werking van onze diensten te analyseren (o.a. via online bevragingen) en verbeteren en voor statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang).
• Beheer van geschillen en gerechtelijke procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen (gerechtvaardigd belang);
• Bestrijden van eventuele fraude en misbruik (gerechtvaardigd belang).
• Om een wettelijke verplichting na te komen of om in te gaan op een verzoek van bevoegde autoriteiten zoals politiediensten, gerechtelijke instanties, de gegevensbeschermings-autoriteit, enz. 

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken. U kan ons hiervoor contacteren via de contactgegevens bovenaan deze verklaring of uitschrijven via de link die voorzien is in bepaalde van onze e-mails. 

Waar wij ons op de juridische verwerkingsgrond van onze gerechtvaardigde belangen baseren, heeft u steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens (zoals direct marketing).  

Met wie delen wij uw persoonsgegevens? 

Met derden - verwerkers 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij verstrekken aan externe dienstverleners waarop wij beroep doen voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van externe dienstverleners voor: 

• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers,  …);
• Het opslaan en verwerken van digitale gegevens (en bestanden) in de Cloud;
• Ontwikkelen en aanpassen van informatica-tools
• Het verzorgen van de internet omgeving en het beheer van onze website (o.a. mailhosting, webhosting, …);
• Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven;
• Het faciliteren van videobellen, nl. Teams, Zoom en Google Meet;
• Betalingsverrichtingen
• Het verzorgen van de financiële administratie en sociaal secretariaat;
• Juridisch advies en ondersteuning bij het naleven van de wet en/of regelgeving 

Deze externe dienstverleners krijgen enkel toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel op in onze opdracht en voor onze rekening, en mogen  uw gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken.  Hiervoor hebben wij een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” afgesloten met deze partijen. 

Indien we beroep doen op verwerkers of sub-verwerkers die buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd voorzien wij de nodige maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen en de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren. 

Aan derden - ontvangers 

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen: 

• Partners.  In het kader van specifieke samenwerkingen moeten wij soms gegevens met die partners delen (bv. workshops/evenementen die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld);
• Overheid en autoriteiten: Wij geven uw gegevens door aan de overheid en autoriteiten als dat wettelijk verplicht en toegestaan is.  Formaat vzw zal in redelijkheid pogen je van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is. 

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en te zorgen dat deze enkel gebruikt worden voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld, en enkel zolang als nodig is binnen de samenwerking. 

Formaat  verkoopt geen persoonlijke gegevens aan externe organisaties, noch zullen wij uw persoonlijke gegevens delen met andere organisaties voor hun eigen marketingcommunicatie. 

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens? 

Formaat  vzw bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verwerkt.   

Formaat  vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 3 jaar na laatste contact/gebruik (of de beëindiging van de relatie of samenwerking), behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving (o.a. op gebied van boekhouding of fiscale en sociale wetgeving) langer moeten bewaren of in geval van een langere contractuele aansprakelijkheid of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn. 

Sommige informatie kan voor onbepaalde tijd worden bewaard voor historische, statistische of onderzoeksdoeleinden.  

Zoals hieronder vermeld  heeft u het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens uit onze databases te verwijderen. Wanneer de verwerking op uw toestemming gebaseerd is, dan houden wij uw persoonsgegevens bij totdat u uw toestemming intrekt. 

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens? 

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of gebruik, waaronder: 

• Alle personen die namens Formaat  vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan een confidentialiteitsplicht.
• Onze medewerkers zijn zich bewust en geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• Aan medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u, in de door de wet voorziene omstandigheden, persoonlijk verwittigd. 

Wat zijn uw rechten en hoe kan u die oefenen ? 

Aangezien wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, beschikt u over een aantal rechten.  

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wanneer we redelijke twijfels hebben omtrent uw identiteit, kunnen we u om bijkomend bewijs van uw identiteit vragen. 

• U heeft recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Op die manier kan  u nagaan over welke gegevens wij van u beschikken.
• U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens niet juist, niet meer juist of onvolledig zijn.
• U heeft recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.
• Wij zijn  echter niet altijd verplicht  uw gegevens te wissen wanneer  u dat vraagt. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald. 
• U heeft recht op beperking van gegevensverwerking. Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan u vragen om deze verwerking te stoppen. In dat geval blijven we  uw gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan inperken.  Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.
• U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.
• U kan, ongeacht de rechtsgrond waarop wij ons baseren, echter steeds, zonder opgave van reden, bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing doeleinden (vb. informatieve massa mailings, toesturen van nieuwsbrieven), waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten.
• U krijgt bij elke informatieve massa mail de mogelijkheid om  u uit te schrijven.
• U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid om van ons een kopie van persoonsgegevens te krijgen, in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbaar formaat. Dit heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt. 

Onze verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profilering en u zal dus evenmin aan volledige geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen. 

Voor de gevallen waar wij uw toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, heeft u steeds het recht om uw toestemming in te trekken. 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wanneer we redelijke twijfels hebben omtrent uw identiteit, kunnen we u om bijkomend bewijs van uw identiteit vragen. 

Waar kan u terecht met klachten? 

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige, rechtmatige manier en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving met uw persoonsgegevens om te gaan.  

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via het adres bovenaan deze privacyverklaring.  

Indien u van oordeel bent dat uw rechten geschonden zijn en u binnen onze organisatie geen gehoor vindt voor uw bezorgdheden staat het u altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming : 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) 
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel 
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/ 
contact@apd-gba.be 

Wanneer werd deze privacyverklaring laatst gewijzigd?  

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij u hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail. 

De laatste wijziging gebeurde op 1 september 2025.