De afkorting UBO staat voor ultimated beneficial owner, wat vertaald kan worden als ‘uiteindelijk begunstigde’. Alle rechtspersonen, en dus ook vzw’s, zijn verplicht om hun uiteindelijk begunstigden te registreren.
Voor de meeste vzw’s van open jeugdwerkinitiatieven worden de volgende personen als uiteindelijk begunstigden beschouwd:
de leden van het (dagelijks) bestuur
zij die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen (bijvoorbeeld een personeelslid dat de vzw mag vertegenwoordigen).
Elke uiteindelijk begunstigde die geregistreerd wordt, krijgt daar een mailtje over. Informeer die persoon daar ook over en licht hen in over het UBO-register. Ze moeten weten dat:
hun gegevens tien jaar lang worden bewaard;
ze die mogen inkijken, laten verbeteren of verwijderen indien ze onjuist zijn.
Gegevens uit het UBO-register inkijken? Dat vraag je aan via ubobelgium@minfin.be.
Vzw's moeten de volgende informatie over elk van hun begunstigden in het register laten opnemen:
naam en voornaam
geboortedatum
nationaliteit
land van verblijf en verblijfsadres
datum waarop de persoon in kwestie uiteindelijk begunstigde is geworden
rijksregisternummer
of de persoon in kwestie een lid is van het dagelijks bestuur of een vertegenwoordiger (zie hierboven)
Er moet ook een bewijsstuk worden toegevoegd, bijvoorbeeld een publicatie uit het Staatsblad.
De bestuurders van de vzw moeten de gegevens en nodige bewijsstukken aanleveren voor het UBO-register. De gegevens moeten jaarlijks worden bijgewerkt. Als er tussentijds iets wijzigt aan de gegevens, moet dit binnen de maand ook in het UBO-register worden meegedeeld. Gebeurt dat niet, dan riskeer je een administratieve boete van 250 tot 50.000 euro.
Doe dus het volgende:
Bepaal wie in jouw jeugdhuis de uiteindelijk begunstigden kunnen zijn.
Contacteer hen over hun rechten en plichten.
Vraag hen om alle relevante informatie en bewijsstukken te bezorgen.
Geef de informatie in het UBO-register in (via MyMinFin). Wij testten het UBO-register al eens uit en leggen je in de presentatie hieronder stap voor stap uit hoe je de uiteindelijk begunstigden van jouw vzw registreert.
Zorg ervoor dat gegevens snel gewijzigd worden als dat nodig is.
In veel gevallen zal het UBO-register op basis van de gegevens die beschikbaar zijn in de Kruispuntbank al ingevuld zijn. In dat geval moet je bevestigen dat de gegevens correct zijn of ze aanpassen als dat niet zo is.
Het is belangrijk dat de vzw in orde is met haar vzw-verplichtingen. Nieuwe bestuurders moeten via de daarvoor bestemde formulieren worden gepubliceerd in het Belgische Staatsblad en de Kruispuntbank. Zolang dat niet gebeurd is, kunnen ze ook niet worden geregistreerd in het UBO-register.
