Als open jeugdwerkinitiatief werk je met geld. Je krijgt inkomsten (bijvoorbeeld van subsidies, evenementen of drankinkomsten) en je doet uitgaven (bijvoorbeeld van materiaal, huur of eten). Als vzw ben je wettelijk verplicht om een boekhouding te voeren.
Daarnaast is het belangrijk om goed zicht te hebben op al je geldstromen. Zo weet je op elk moment waar het geld vandaan komt, waar het naartoe gaat en hoeveel je kan uitgeven. Dat helpt je om doordachte keuzes te maken en houdt je werking stabiel en toekomstgericht.
In dit artikel lees je waarom boekhouden belangrijk is, wat het inhoudt en welk systeem het best bij jouw werking past.
Wat is boekhouden?
Boekhouden betekent dat je duidelijk opschrijft welk geld binnenkomt en buitengaat. Je houdt alle inkomsten en uitgaven bij, zodat je altijd weet hoe je organisatie er financieel voorstaat.
Een goed bijgehouden boekhouding helpt je om:
- te zien hoe financieel gezond je vzw is
- een financieel beleid uit te werken, zodat je weet wanneer je een investering kan doen of beter nog even wacht
- beter te plannen: van activiteiten begroten en subsidies aanvragen tot sparen voor nieuw materiaal
Waarom is een boekhouding belangrijk?
Veel mensen zeggen “omdat het moet”. En dat klopt: als vzw ben je wettelijk verplicht om
- een boekhouding te voeren
- elk jaar een jaarrekening op te maken, te laten goedkeuren door de algemene vergadering (AV) en in te dienen
- elk jaar een begroting op te maken en te laten goedkeuren door de AV
Maar boekhouding is veel meer dan een verplicht nummertje. Ze geeft je nuttige informatie over je werking. Daarom raden we ze ook aan voor feitelijke verenigingen, al zijn die niet verplicht. Het is de enige manier om duidelijk te tonen dat de inkomsten en uitgaven juist worden beheerd en dat er geen geld zomaar verdwijnt.
Twee soorten boekhouding: enkelvoudige of dubbele
Enkelvoudige boekhouding
Bij een enkelvoudige boekhouding hou je op een eenvoudige manier bij welk geld binnenkomt en buitengaat. Je werkt meestal met een kasboek of een eenvoudig overzicht. Daarin noteer je:
- hoeveel je kreeg of uitgaf
- van of aan wie
- de datum van de verrichting
- en waarvoor het was
Dit is geschikt voor kleine vzw’s met beperkte geldstromen. De meeste open jeugdwerkingen vallen in deze categorie. Vanuit Formaat raden wij aan om, waar dit wettelijk kan, te kiezen voor een enkelvoudige boekhouding.
Tip: In Assist, de gratis tool voor leden van Formaat, kan je makkelijk een enkelvoudige boekhouding bijhouden.
Wil je meer weten over dit soort boekhouding? Vind nog meer informatie over enkelvoudige boekhouding voor je vzw.
Dubbele boekhouding
Hier ga je een stap verder. Je noteert elke verrichting twee keer: waar het geld vandaan komt of naartoe gaat én wat er verandert binnen je werking (zoals kosten, opbrengsten, bezittingen en schulden).
Dat geeft een vollediger beeld. Je ziet niet alleen inkomsten en uitgaven, maar ook hoe je organisatie financieel evolueert, hoeveel ze waard is en per activiteit of je winst of verlies maakt.
Wil je meer weten over dit soort boekhouding? Lees alle stappen en aandachtspunten voor de dubbele boekhouding van je vzw.
Een voorbeeld uit het jeugdhuis
Een jeugdhuis koopt voor 300 euro aan drank en verkoopt die op een fuif voor 450 euro.
Bij enkelvoudige boekhouding noteer je:
- Drank kopen: 300 euro uitgaven
- Drank verkopen: 450 euro inkomsten
| Inkomsten | Uitgaven |
| Verkoop drank: €450 | Aankoop drank: €300 |
Bij dubbele boekhouding noteer je:
- Drank kopen: 300 euro (kosten voor drank én minder geld op de rekening)
- Drank verkopen: 450 euro (opbrengst uit drank én meer geld op de rekening of in kas)
| Transactie | Debet | Credit |
| Drank kopen | Aankoop drank: €300 | Bankrekening: €300 |
| Drank verkopen | Bankrekening: €450 | Verkoop drank: €450 |
