VZW
Vzw-verplichtingen

Statuten vzw

17 feb. 2022
20211125 Dag van de beroepskracht Hasselt Rutger Claes 16

Een vzw is een gestructureerde organisatie. Om te bepalen wat mag en wie wat mag doen – uiteraard binnen een wettelijk kader – bestaan er statuten en een intern reglement. De statuten bepalen wat kan, mag en moet. De statuten zijn de identiteit en grondwet van je jeugdinitiatief. Je schrijft ze op maat van jouw eigen werking. Natuurlijk zijn er ook een aantal zaken die je verplicht moet opnemen in de statuten.

Verplichte meldingen

1. Het gewest waar de vzw is gelegen. De gemeente en het volledige adres mogen worden toegevoegd, maar dit wil wel zeggen dat de statuten moeten worden gewijzigd op het moment dat het initiatief verhuist. Het volledige adres van de maatschappelijke zetel moet wel worden opgenomen in de oprichtingsakte.

2. Het minimum aantal leden, dat niet minder mag zijn dan drie en in het geval er twee leden zijn verliest de voorzitter zijn doorslaggevende stem.

3. De precieze omschrijving van het belangeloos doel of doeleinden waarvoor de vzw is opgericht.

Je legt concreet uit wat je voor wie wil doen. Hou het niet te vaag. Gebruik als doelstelling niet ‘aan jeugdwerk doen’, maar bijvoorbeeld wel ‘een jongerenwerking uitbouwen met recreatieve, informatieve en ontspannende activiteiten voor en door jongeren tussen 15 en 30 jaar’.

4. De voorwaarden en de formaliteiten betreffende toetreding en uittreding van de leden.

5. De bevoegdheden van de algemene vergadering en de wijze van bijeenroeping ervan, en de wijze waarop haar beslissingen aan de leden en derden worden bekend gemaakt.

6. De wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen, ofwel alleen ofwel gezamenlijk ofwel als college, en de duur van hun mandaat.

7. Het maximumbedrag van de bijdragen of van de stortingen ten laste van de leden.

Het maximumbedrag is het bedrag dat je maximum mag vragen aan de leden om lid te worden van de vzw. Een bijdrage vragen is niet verplicht, een bedrag in de statuten vermelden wel. Je mag hier dus ook gerust 0 euro vermelden.

8. De bestemming van het vermogen van de vereniging als ze wordt ontbonden, welk vermogen tot een belangeloze doelstelling moet worden aangewend.

Uiteraard weet je bij het opstarten van een vzw nog niet aan welke organisatie je de bezittingen zal schenken in het geval je de vzw stop zet. Het volstaat om te spreken over een organisatie met gelijkaardige doelstellingen. De laatste algemene vergadering, die de beslissing neemt om de vzw stop te zetten, kan dan een project of een organisatie kiezen.

9. De duur van de vereniging als zij niet voor onbepaalde tijd is aangegaan.

Als je geen duur meegeeft, wordt ervan uitgegaan dat de vzw voor onbepaalde duur is opgericht. In principe richt je als jeugdinitiatief dus een vzw voor onbepaalde duur op.

Niet verplichte meldingen

Hoe uitgebreid en specifiek je de statuten opstelt, bepaal je zelf. Uiteraard kan je niet minder voorzien dan de wet oplegt. Meer mag, maar wees er voorzichtig mee. Zeg bijvoorbeeld niet dat de algemene vergadering elke derde week van februari samenkomt, maar dat ze minstens eenmaal per jaar samenkomt.

Of zeg niet dat het bestuur twaalf keer per jaar vergadert. Beter zeg je dat het bestuur minstens vier maal op jaarbasis vergadert.

Meer concrete bepalingen over de werking neem je op in het intern reglement. Het voordeel is dat het bestuur zo’n reglement snel kan aanpassen zonder omslachtige procedures. Zo waarborg je de dynamiek in jouw organisatie.

Verplichte meldingen oprichtingsakte

In de oprichtingsakte moeten meer gegevens vermeld staan dan in de statuten.

1. De statuten zijn een onderdeel van de oprichtingsakte.

2. Het volledig adres van de maatschappelijke zetel

3. E-mailadres en/of website in het geval je dit voor officiële communicatie wenst te gebruiken.

4. De naam, voornaam en woonplaats van iedere stichter, of ingeval het een rechtspersoon betreft, de naam, de rechtsvorm en het adres van de zetel (een vzw kan ook lid worden van een andere vzw met diens wettelijke vertegenwoordiger). Je geeft de namen en adressen (straat, huisnummer, postcode, gemeente) van alle stichtende leden.

5. De naam, voornaam en woonplaats van iedere bestuurder.

Voorbeeldstatuten

Formaat stelde verschillende modelstatuten op die je kan gebruiken voor de vzw van je jeugdhuis. Welke modelstatuten je best gebruikt is afhankelijk van je interne structuur, tewerkstelling en de duur van een bestuursmandaat. Ben jij een ander open jeugdwerkinitiatief? Stuur dan een mailtje naar info@formaat.be en we helpen je graag verder.

Wil je nog andere zaken aanpassen in de statuten? Overleg dan met een ondersteuner van Formaat of stuur een mailtje naar vraaghet@formaat.be . Zo ben je zeker dat je aanpassing in overeenstemming is met de vzw-wet.

Bij elke wijziging van je bestuur ben je verplicht om dit te publiceren in het staatsblad. Ook als de termijn van je bestuursploeg erop zit - dit is de termijn waarvoor het bestuur verkozen is, zoals bepaald in de statuten - moet er een publicatie gebeuren. Je moet betalen voor een publicatie in het staatsblad.

Daarom raden we aan om de publicatie van je bestuurswijziging te combineren met de publicatie van je statutenwijziging. Uiteraard enkel wanneer je effectief een statutenwijziging moet doen. In 2019 werd de nieuwe vennootschapswet goedgekeurd. Dat heeft gevolgen voor vzw's. Alle vzw's moeten hun statuten aanpassen aan de nieuwe regels en dit voor 1/1/2024. Worden de statuten gewijzigd, dan moeten ze meteen voldoen aan de nieuwe verplichtingen. We raden aan om de modelstatuten van Formaat erbij te nemen, in te vullen en te publiceren. Zo ben je in orde met de nieuwe wetgeving.

Zit je bij het aanpassen/opstellen van je statuten met vragen? Contacteer vraaghet@formaat.be of jouw ondersteuner!

Wat moet er gebeuren?

Formulier I rechtspersonen moet in drievoud worden opgestuurd naar de griffie van de ondernemingsrechtbank en formulier II rechtspersonen in tweevoud. Hierbij voeg je ook het betalingsbewijs. Deze formulieren vind je op de site van het staatsblad. Daar vind je ook de tarieven.

Formulier I rechtspersonen

Dit formulier is nodig voor de publicatie in het staatsblad. Luik A en B vul je volledig in. In luik B vul je bij 'onderwerp akte' in dat er op de algemene vergadering een bestuurswijziging is goedgekeurd. Je vermeldt de namen en adresgegevens van de ontslagnemende bestuursleden en de naam, het adres, de geboortedatum en geboorteplaats van de nieuwe bestuurdersleden.

In het geval er een statutenwijziging werd goedgekeurd, vul je in dat er door de algemene vergadering een statutenwijziging is goedgekeurd, gevolgd door de gewijzigde artikels of desnoods de volledige statuten.

Op de laatste bladzijde van luik B schrijf je aan de voorzijde de namen en functies van de bestuurder(s) die gaat/gaan tekenen of van de persoon die bevoegd is de vzw te vertegenwoordigen. Op de achterzijde komen de handtekening(en) van deze personen.

Als je de statuten wijzigt, mag je niet vergeten een kopie van de 'gecoördineerde' statuten mee te sturen (met vermelding van het ondernemingsnummer en met handtekening). (De gecoördineerde statuten is de volledige tekst van de statuten, waarin de wijzigingen zijn verwerkt.)

Formulier II rechtspersonen

Dit formulier is nodig voor de bekendmaking in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). In luik A van dit document vul je punt 1 en punt 2a in. In luik C vul je punt 1, 2 en 3 in. Je vult de nieuwe bestuurders in, voorafgaand met een B en de bestuurders die hun mandaat beëindigen voorafgaand met een E. Onderaan luik C handteken je het document.

Zie hier enkele tips

  • Formaat raadt ten zeerste aan om ASSIST te gebruiken. Je kan er immers voor kiezen om de formulieren I en II uit Assist te halen. Erg gemakkelijk voor jezelf én voor je opvolgers. Je bent dan ook meteen zeker dat alles correct is ingevuld. Enkel nog op de juiste plaatsen handtekenen en je bent klaar! Ook voor het opstellen van je statuten kan je gebruik maken van Assist.
  • In plaats van de documenten te verzenden, kan je zelf naar de griffie gaan. Zo laat je onmiddellijk controleren of alles correct werd ingevuld. Let op: de openingsuren zijn beperkt.
  • De betaling voor de publicatie moet vooraf gebeuren. Als melding neem je het ondernemingsnummer van je vzw. Je stuurt het betaalbewijs mee met de formulieren I en II. Opgelet met betalingen in februari, op 1 maart vindt er immers een indexatie plaats.
  • Het is belangrijk dat je het bedrag in één keer overschrijft. Als je dus het foute bedrag hebt overgeschreven doe je een nieuwe overschrijving met het volledige juiste bedrag. Het foutief betaalde bedrag kan je terugvorderen door dit formulier in te vullen en door te sturen naar boekhouding.staatsblad@just.fgov.be.
  • Verander nooit iets aan de lay-out van de formulieren. Indien je meer bestuurders wilt benoemen of ontslaan dan er plaats is op het formulier, druk je het desbetreffende blad meermaals af. Je vult geen bestuurders in bij het 'dagelijks bestuur' als je plaats te kort hebt.
  • Als je bestuurders wijzigt, ben je verplicht dit aan te geven in het UBO-register. Dit doe je via MyMinFin.
  • Je bent verplicht om jaarlijks je jaarrekening neer te leggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Je gebruikt daarvoor het officiële model. Kleine vzw's (99% van de jeugdinitiatieven) moeten hiervoor niet betalen.

    Opgelet: Dit moet uiterlijk 30 dagen na goedkeuring door de algemene vergadering gebeuren en binnen de 7 maanden na afsluiting van het boekjaar. Vergeet het ondernemingsnummer en de handtekening niet.

Je statuten moeten gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. Omdat ze gepubliceerd zijn, kan eender wie ze opzoeken.

Opgelet: vaak wordt de publicatie van de statuten verward met de publicatie van een gewijzigde bestuurssamenstelling. Deze twee zaken zijn echter iets totaal anders. Een publicatie van de statuten doe je bij de oprichting van de vzw of telkens wanneer je de statuten wijzigt. Dit gebeurt eerder zelden.

De gewijzigde bestuurssamenstelling moet je publiceren telkens er een bestuurder bijkomt of weggaat. Dit doe je dus vaker. Het onderscheid is vooral belangrijk wanneer je met de bevoegde overheid communiceert. Om kosten te besparen, kan je beide publicaties wel combineren.

Statuten van voor 1998
Deze kan je niet online raadplegen. Je moet de papieren versie opvragen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.

Statuten van na 1998
Surf naar http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv/tsvn.htm

Je kan je vzw opzoeken op basis van naam of ondernemingsnummer

Klik op opzoeking om de zoekopdracht te starten. Het aantal gevonden records verschijnt naast ‘opzoeking’. Klikken op ‘lijst’ leidt je vervolgens naar de gevonden resultaten. Tot slot klik je ‘beeld’ aan om de publicatie te zien.

Via dezelfde tool vind je trouwens de gepubliceerde bestuurssamenstellingen.

📸 Rutger Claes

Neem contact op:

De Wittestraat 2, 2600 Berchem

Bereikbaar op ma-vrij van 10-16u

Neem contact op