Een vzw is een gestructureerde organisatie. De statuten bepalen wat kan, mag en moet. De statuten zijn de identiteit en grondwet van je jeugdinitiatief. Je schrijft ze op maat van jouw eigen werking. Er zijn een aantal zaken die je verplicht moet opnemen in de statuten.
Statuten opstellen
- Het gewest waar de vzw is gelegen. Je kan de gemeente en het volledige adres toevoegen, maar dit wil wel zeggen dat je de statuten moet wijzigen bij verhuizing. Het volledige adres van de maatschappelijke zetel moet wel worden opgenomen in de oprichtingsakte.
- Het minimum aantal leden, dat niet minder mag zijn dan drie en in het geval er twee leden zijn verliest de voorzitter zijn doorslaggevende stem.
- De precieze omschrijving van het belangeloos doel of doeleinden waarvoor de vzw is opgericht.
Je legt concreet uit wat je voor wie wil doen. Hou het niet te vaag. Gebruik als niet doelstelling ‘aan jeugdwerk doen’, wel ‘een jongerenwerking uitbouwen met recreatieve, informatieve en ontspannende activiteiten voor en door jongeren tussen 15 en 30 jaar’. - De voorwaarden en de regels bij toetreding en uittreding van leden.
- De bevoegdheden van de algemene vergadering en de wijze van bijeenroeping ervan, en de wijze waarop haar beslissingen aan de leden en derden worden bekend gemaakt.
- De wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen, ofwel alleen ofwel gezamenlijk ofwel als college, en de duur van hun mandaat.
- Het maximumbedrag van de bijdragen.
Het maximumbedrag is het bedrag dat je maximum mag vragen aan de leden om lid te worden van de vzw. Een bijdrage vragen is niet verplicht, een bedrag in de statuten vermelden wel.
Je mag hier dus ook gerust 0 euro vermelden. - De bestemming van het vermogen van de vereniging als ze wordt ontbonden, welk vermogen tot een belangeloze doelstelling moet worden aangewend.
Uiteraard weet je bij het opstarten van een vzw nog niet aan welke organisatie je de bezittingen zal schenken in het geval je de vzw stop zet. Het volstaat om te spreken over een organisatie met gelijkaardige doelstellingen. De laatste algemene vergadering, die de beslissing neemt om de vzw stop te zetten, kan dan een project of een organisatie kiezen. - De duur van de vereniging als zij niet voor onbepaalde tijd is aangegaan.
Als je geen duur meegeeft, wordt ervan uitgegaan dat de vzw voor onbepaalde duur is opgericht. In principe richt je als jeugdinitiatief dus een vzw voor onbepaalde duur op.
Hoe uitgebreid en specifiek je de statuten opstelt, bepaal je zelf. Uiteraard kan je niet minder voorzien dan de wet oplegt. Meer mag, maar wees er voorzichtig mee. Bijvoorbeeld:
- Zeg dat de algemene vergadering minstens eenmaal per jaar samenkomt, en bijvoorbeeld niet elke derde week van februari.
- Hetzelfde voor je bestuursvergaderingen. Zeg dat je bestuur minstens viermaal op jaarbasis vergadert en niet 12 keer.
Meer concrete bepalingen over de werking neem je op in het intern reglement. Het voordeel is dat het bestuur zo een reglement snel kan aanpassen zonder extra procedures.
In de oprichtingsakte moeten meer gegevens vermeld staan dan in de statuten.
- De statuten zijn een onderdeel van de oprichtingsakte.
- Het gewest waarin de vzw gelegen en eventueel een adres van de maatschappelijke zetel.
- E-mailadres en/of website in het geval je dit voor officiële communicatie wenst te gebruiken.
- De naam, voornaam en woonplaats van iedere stichter. Je geeft de namen en adressen (straat, huisnummer, postcode, gemeente) van alle stichtende leden.
- De naam, voornaam en woonplaats van iedere bestuurder.
Bestuur en/of statuten wijzigen
Bij elke wijziging van je bestuur ben je verplicht om dit te publiceren in het staatsblad. Ook als de termijn van je bestuursploeg erop zit moet er een publicatie gebeuren.
In 2019 werd de nieuwe vennootschapswet goedgekeurd. Alle vzw's moeten hun statuten aanpassen aan de nieuwe regels en dit voor 1/1/2024. We raden aan om de modelstatuten van Formaat erbij te nemen, in te vullen en te publiceren. Zo ben je in orde met de nieuwe wetgeving.
Vaak wordt de publicatie van de statuten verward met de publicatie van een nieuwe bestuurssamenstelling:
- Een publicatie van de statuten doe je enkel bij de oprichting van de vzw of telkens wanneer je de statuten wijzigt.
- De gewijzigde bestuurssamenstelling moet je publiceren telkens er een bestuurder bijkomt of weggaat. Dit doe je dus vaker.
Het onderscheid is vooral belangrijk wanneer je met de overheid communiceert. Om kosten te besparen, combineer je best beide publicaties. Als je statuten nog up-to-date zijn, kan je ook bestuurswijzigingen doen zonder je statuten mee te publiceren.
Wat moet er juist gebeuren?
Formulier I rechtspersonen moet in drievoud worden opgestuurd naar de griffie van de ondernemingsrechtbank en formulier II rechtspersonen in tweevoud. Hierbij voeg je ook het betalingsbewijs en het verslag van de algemene vergadering toe. Deze formulieren vind je op de site van het staatsblad. Daar vind je ook de tarieven.
Formulier I rechtspersonen
Dit formulier is nodig voor de publicatie in het staatsblad. Luik A en B vul je volledig in. In luik B vul je bij 'onderwerp akte' in dat er op de algemene vergadering een bestuurswijziging is goedgekeurd. Je vermeldt de namen en adresgegevens van de ontslagnemende bestuursleden en de naam, het adres, de geboortedatum en geboorteplaats van de nieuwe bestuurdersleden.
In het geval er een statutenwijziging werd goedgekeurd, vul je in dat er door de algemene vergadering een statutenwijziging is goedgekeurd, gevolgd door de gewijzigde artikels of desnoods de volledige statuten.
Op de laatste bladzijde van luik B schrijf je aan de voorzijde de namen en functies van de bestuurder(s) die gaat/gaan tekenen of van de persoon die bevoegd is de vzw te vertegenwoordigen. Op de achterzijde komen de handtekening(en) van deze personen.
Als je de statuten wijzigt, mag je niet vergeten een kopie van de 'gecoördineerde' statuten mee te sturen (met vermelding van het ondernemingsnummer en met handtekening). (De gecoördineerde statuten is de volledige tekst van de statuten, waarin de wijzigingen zijn verwerkt.)
Formulier II rechtspersonen
Dit formulier is nodig voor de bekendmaking in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). In luik A van dit document vul je punt 1 en punt 2a in. In luik C vul je punt 1, 2 en 3 in. Je vult de nieuwe bestuurders in, voorafgaand met een B en de bestuurders die hun mandaat beëindigen voorafgaand met een E. Onderaan luik C handteken je het document.
Kopie van identiteitskaarten
In de steden en gemeentes onder de bevoegdheid van de ondernemingsrechtbanken van Gent en van Leuven geldt een extra verplichting. Initiatieven binnen deze regio’s moeten bij het indienen van publicatie ook een kopie toevoegen van de identiteitskaarten van de bestuurders met een handtekening bij.
Opgelet: de ondernemingsrechtbank van Gent is zowel bevoegd voor West-Vlaanderen en Oost-Vlaanderen. De ondernemingsrechtbank van Leuven is bevoegd voor een deel van Vlaams-Brabant.
Op deze website kan je opzoeken welke ondernemingsrechtbank bevoegd is voor jouw stad of gemeente
Statuten opzoeken in het staatsblad
Je statuten moeten gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad.
Statuten van voor 1998
Deze kan je niet online raadplegen. Je moet de papieren versie opvragen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.
Statuten van na 1998
Surf naar http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv/tsvn.htm
Je kan je vzw opzoeken op basis van naam of ondernemingsnummer
- Klik op opzoeking om de zoekopdracht te starten. Het aantal gevonden records verschijnt naast ‘opzoeking’.
- Klikken op ‘lijst’ leidt je vervolgens naar de gevonden resultaten.
- Tot slot klik je ‘beeld’ om de publicatie te zien.
(Via dezelfde tool vind je ook de gepubliceerde bestuurssamenstellingen)
Voorbeeldstatuten
Welke modelstatuten je best gebruikt is afhankelijk van je interne structuur, tewerkstelling en de duur van een bestuursmandaat.
Wil je nog andere zaken aanpassen in de statuten? Overleg dan met een ondersteuner van Formaat of stuur een mailtje naar vraaghet@formaat.be . Zo ben je zeker dat je aanpassing in overeenstemming is met de wetgeving voor vzw's.
Enkele tips
- Vraag aan het begin van iedereen zijn mandaat een kopie van de identiteitskaart. Zo heb je ze zodra er een publicatie moet gebeuren.
- Formaat raadt aan om ASSIST te gebruiken. Je kan ervoor kiezen om de formulieren I en II uit Assist te halen. Gemakkelijk voor jezelf én voor je opvolgers.
Je bent meteen zeker dat alles correct is ingevuld. Enkel nog op de juiste plaatsen handtekenen en je bent klaar! - Ga zelf naar de Griffie (indien mogelijk). Zo laat je onmiddellijk controleren of alles correct werd ingevuld. Let op: de openingsuren zijn beperkt.
- De betaling voor de publicatie moet vooraf gebeuren. Als melding neem je het ondernemingsnummer van je vzw. Je stuurt het betaalbewijs mee met de formulieren I en II. Opgelet met betalingen in februari, op 1 maart vindt er een indexatie plaats.
Het is belangrijk dat je het bedrag in één keer overschrijft. Als je dus het foute bedrag hebt overgeschreven doe je een nieuwe overschrijving met het volledige juiste bedrag. Het foutief betaalde bedrag kan je terugkrijgen door dit formulier in te vullen en door te sturen naar boekhouding.staatsblad@just.fgov.be. - Verander nooit iets aan de lay-out van de formulieren.
Indien je meer bestuurders wilt benoemen of ontslaan dan er plaats is, druk je het blad meermaals af. Je vult geen bestuurders in bij het 'dagelijks bestuur' als je plaats te kort hebt. - Geef je bestuurswijziging verplicht door aan het UBO-register. Dit doe je via MyMinFin.
- Leg je jaarrekening jaarlijks neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Kleine vzw's (99% van de jeugdinitiatieven) moeten hiervoor niet betalen.
Indien je tegen dan niet in orde bent met de nieuwe wetgeving dan bestaat de kans op ontbinding of nietig verklaren van de vzw.
Neem zeker het artikel 'Vermijd sancties: zet je statuten op orde!' erbij.
- Kom langs op een schrijfdag! Dit moment bestaat uit een stuk vorming, gevolgd door een persoonlijke begeleiding. Inschrijven kan via vraaghet@formaat.be.
- Wil je meer weten over je statuten en andere belangrijke vzw-verplichtingen? Volg Equipe. Daar leer je alles over wetgeving en boekhouding. Handig, toch?
📸 Rutger Claes
