Deadline: Jaarrekening

• De staat van ontvangsten en uitgaven & de toelichting (bijlage C) maak je op in tweevoud. Je zal één exemplaar dan terugkrijgen als bewijs dat je het hebt ingediend.

• Als je voor de boekhouding Assist gebruikt, kan je de staat van uitgaven en ontvangsten makkelijk uit Assist halen en downloaden bij ‘Financiële rapporten en verslagen’ -> ‘Voor extern gebruik’.

• In Assist kan je na het afsluiten van het boekjaar ook de staat van vermogen opmaken en downloaden bij Financiële rapporten en verslagen’ -> ‘voor extern gebruik’.

• Voeg ook het verslag van de algemene vergadering toe waarop de jaarrekening en de begroting is goedgekeurd. De begroting hoef je niet mee in te dienen.

• Het papier ter neerlegging van de jaarrekening moet volgende gegevens bevatten: de naam van de vzw zoals in de statuten bepaald, de rechtsvorm ("vzw" of "vereniging zonder winstoogmerk"), de nauwkeurige omschrijving van de zetel van de vzw (adres), het ondernemingsnummer en de jaarrekening.

• Tot slot handteken je alle documenten. Wie er kan handtekenen, is opgenomen in jouw vzw-statuten. Als dat niet zo is, zijn het de voorzitter en één of twee bestuurders.

Het indienen van de jaarrekening bij de ondernemingsrechtbank kan enkel op papier, dus nog niet digitaal. Bezorg de papieren persoonlijk bij de ondernemingsrechtbank van jouw arrondissement. Je kan ze ook opsturen, maar stuur dan zeker één postzegel mee zodat ze het bewijs kunnen terugsturen.

De meeste lokale vzw’s mogen werken met een enkelvoudige boekhouding. Deze vzw’s hebben gedurende twee achtereenvolgende boekjaren:

• een jaargemiddelde van maximaal vijf werknemers

• maximaal 334 500 euro aan andere dan recurrente ontvangsten, exclusief btw

• maximaal 1 337 000 euro aan bezittingen of hetzelfde bedrag aan schulden.

Deze vzw’s leggen hun goedgekeurde jaarrekening neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De jaarrekening bestaat steeds uit twee delen: de staat van ontvangsten en uitgaven en de toelichting. De toelichting bestaat eveneens uit twee delen: de staat van vermogen en de waarderingsregels.

Het is echter niet verboden om een dubbele boekhouding te voeren. Ook in dat geval volstaat het om de jaarrekening neer te leggen bij de griffie en dus niet bij de Nationale Bank.

De goedgekeurde jaarrekening moet jaarlijks worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van het arrondissement waar de vzw haar maatschappelijke zetel heeft. Welke rechtbank voor het rechtsgebied van jouw vzw bevoegd is, kun je hier opzoeken. Akten voor Brussel leg je neer op de griffie in de Britse Tweedelegerlaan 148 in Vorst.

Voor de griffie volstaat het minimumschema. Op deze manier krijgen buitenstaanders een zicht op de financiële situatie van de vzw. Als de bestuurders geen jaarrekening neerleggen binnen de maand na goedkeuring, dan kan de vzw gerechtelijk ontbonden worden. Als jouw boekjaar eindigt op 31 december, betekent dat dus dat een jaarrekening altijd voor 31 juli moet neergelegd zijn.

Voor de aangifte van de rechtspersonenbelasting heb je een meer uitgebreide jaarrekening nodig, zoals voorgelegd aan de algemene vergadering. Het minimumschema bevat te weinig informatie voor de belastingdiensten.

Slimme bestuurders werken met Assist, een programma dat gratis is voor leden van Formaat. Assist heeft een model voor de griffie en een model voor de rechtspersonenbelasting.

De staat van ontvangsten en uitgaven vloeit rechtstreeks voort uit het dagboek. De wetgever voorziet een minimumschema waaronder alle ontvangsten en uitgaven moeten vallen.

De ontvangsten worden onderverdeeld in vier rubrieken:

• Lidgelden: het geld dat leden betalen om lid te mogen zijn.

• Schenkingen en legaten: komt bijna niet voor in het lokale jeugdwerk. Sponsorgelden horen hier trouwens niet thuis, omdat een sponsor een tegenprestatie verwacht in de vorm van bijvoorbeeld reclame.

• Subsidies: de financiële steun die de vzw krijgt van een overheid of een non-commerciële organisatie zoals de Koning Boudewijnstichting.

• Andere ontvangsten alle ontvangsten die niet in de drie vorige categorieën vallen.

De uitgaven worden eveneens onderverdeeld in vier rubrieken:

• Goederen en diensten: de goederen en diensten die een vereniging inkoopt met de bedoeling om ze weer te verkopen. Bij jeugdhuizen is dat de drank die niet bedoeld is voor eigen consumptie.

• Bezoldigingen: uitgaven onder die rechtstreeks verband houden met het personeel van het jeugdhuis. Daaronder vallen alle bezoldigingen en gages van iedereen die geen boekhouding dient te voeren, zoals deejays die geen rechtspersoon zijn. Vrijwilligersvergoedingen of facturen betaald aan artiesten vallen hier dus niet onder.

• Diensten en diverse goederen: goederen en diensten die je aankoopt om je vzw goed te laten draaien, maar die je niet opnieuw wil verkopen. Het gaat dan om verzekeringen, gas en elektriciteit, drukwerken, onderhoudscontracten, vrijwilligersvergoedingen, betalingen aan een SBK (sociaal bureau voor kunstenaars), facturen van artiesten…

• Andere uitgaven: alle uitgaven die niet in de drie vorige categorieën vallen. Voorbeelden zijn boetes en auteursrechten.

Het minimumschema moet jaarlijks worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.

De toelichting bestaat uit de waarderingsregels en de staat van vermogen.

De waarderingsregels zijn de regels die je hanteert om de waarde van je inventaris te schatten. Die regels worden opgesteld door het bestuursorgaan en moeten hetzelfde zijn voor de verschillende boekjaren. Als het bestuursorgaan uitzonderlijk beslist om de waarderingsregels aan te passen, moet dit ook worden vermeld en verantwoord in de toelichting.

Er is ook ruimte om bijkomende inlichtingen te geven. Dat kan extra uitleg zijn bij bepaalde cijfers uit de staat van ontvangsten en uitgaven. In de waarderingsregels kun je ook bezittingen of belangrijke rechten en plichten opsommen die moeilijk waardeerbaar zijn.

De staat van vermogen vloeit voort uit de inventaris. De wetgever voorziet hiervoor ook een model. De vzw moet een volledig overzicht geven van alle bezittingen. Geleende of gehuurde goederen moeten enkel worden opgenomen wanneer het bestuursorgaan van oordeel is dat het belangrijk is.

De staat van vermogen bestaat uit vier rubrieken die verder worden opgesplitst:

Bezittingen

• Onroerende goederen: dit zijn goederen die niet verplaatsbaar zijn, zoals een gebouw

• Roerende goederen: machine, rollend materieel…

• Voorraden: goederen die werden aangekocht om ze later te te verkopen. Bij jeugdhuizen is dat bijvoorbeeld de drankvoorraad.

• Schuldvorderingen: dit zijn alle openstaande facturen die de vzw nog moet innen. Vorderingen die je niet langer kunt innen (bijvoorbeeld omdat ze verjaard zijn), hoeven niet te worden opgenomen. Je moet dat dan wel verantwoorden in de toelichting.

• Geldbeleggingen en liquiditeiten: geldbeleggingen zijn financiële middelen die belegd zijn met het oog op financiële opbrengsten zoals kasbonnen. Liquiditeiten zijn financiële middelen die onmiddellijk beschikbaar zijn, met andere woorden het geld dat op de rekeningen staat en in de kas zit.

• Andere activa: alle bezittingen die niet in de vorige categorieën vallen.

Schulden

• Financiële schulden: bijvoorbeeld een lening bij de bank of bij de gemeente.

• Schulden ten aanzien van leveranciers: alle openstaande facturen die de vzw nog moet betalen.

• Schulden ten aanzien van leden: bijvoorbeeld kosten die een lid gemaakt heeft in naam van de vzw, maar die nog moeten worden terugbetaald.

• Fiscale, salariële en sociale schulden: ook achterstallige lonen worden hier vermeld.

• Andere schulden: alle schulden die niet in de vorige categorieën vallen.

Rechten

• Beloofde subsidies: subsidies waar je recht op hebt, maar die nog niet zijn toegekend. Opgelet: het moet gaan over subsidies van de afgesloten periode.

• Beloofde schenking: gelijkaardig aan de beloofde subsidies, maar dan met schenkingen.

• Andere rechten: alle rechten die niet in de vorige categorieën vallen.

Plichten

• Hypotheken en hypotheekbeloften: een hypotheek op een gebouw is hier een voorbeeld van.

• Gegeven waarborgen: de vzw stelt zich borg.

• Andere verbintenissen: alle plichten die niet in de vorige categorieën vallen. Een voorbeeld zijn reeds ontvangen subsidies waarvoor je nog uitgaven moet doen in het volgende boekjaar.

Het model voor de staat van vermogen moet jaarlijks worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Opgelet: ook slapende vzw’s of vzw’s in ontbinding moeten dat neerleggen.