Elke vzw is wettelijk verplicht om een aantal documenten te bewaren in een intern en extern verenigingsdossier. Zo kunnen belanghebben die documenten inkijken.
Het interne verenigingsdossier bestaat uit alle documenten van de vereniging die bewaard moeten blijven op de maatschappelijke zetel. De documenten mogen worden opgevraagd door leden van de vzw.
In het interne verenigingsdossier vinden we:
Alle verslagen en beslissingen van de algemene vergadering en het bestuursorgaan. Die van het dagelijks bestuur mogen er ook bij. Alle documenten worden na goedkeuring ook ondertekend door de voorzitter of een bestuurder die daarom vraagt.
Het ledenregister: bevat een aantal gegevens over de leden, namelijk naam, voornaam, woonplaats en beslissingen van toe- en uittreding en uitsluiting. Het register is hét bewijs voor lidmaatschap: je bent dus pas officieel lid als je hier in vermeld staat. Wijzigingen moeten binnen de acht dagen worden aangepast. Je mag het ledenregister ook elektronisch bijhouden.
De boekhoudkundige stukken: begroting, dagboeken, inventaris, jaarrekening en voor grote vzw’s ook het jaarverslag.
Het intern reglement (niet verplicht): document waarin de verdere uitwerking van de statuten of afspraken worden vastgelegd.
Je kan niet zomaar een intern reglement opstellen en invoeren. Dat moet namelijk eerst mogelijk zijn volgens de statuten van je vzw. Het intern reglement wordt opgesteld door het bestuur tenzij de statuten anders vermelden. De leden van je vzw moeten op de hoogte worden gebracht van het intern reglement en de wijzigingen. De datum van de laatste wijziging kan je terugvinden in het Staatsblad.
Dit zijn alle documenten van de vereniging die neergelegd moeten worden bij de griffie van de ondernemingsrechtbank of gepubliceerd moeten worden in het Belgisch Staatsblad. Deze documenten kunnen door iedere belanghebbende opgevraagd worden.
In het externe verenigingsdossier vinden we:
De statuten van de vereniging
De akten betreffende de benoeming of beëindiging van de bestuurders
Beslissingen betreffende de nietigheid of de ontbinding van de vzw
De jaarrekening, bestaande uit de staat van inkomsten en uitgaven en de staat van vermogen
Het afgeven van deze documenten aan griffie van de ondernemingsrechtbank noemen we neerleggen en is altijd gratis. De publicatie ervan in het Belgisch Staatsblad gebeurt tegen betaling.
Hieronder vind je een overzicht van wat wanneer moet worden gepubliceerd of neergelegd en waar. Tip: Gebruik de vzw-helper van Assist.
Wat | Wanneer | Wat doen |
Jaarrekening | Jaarlijks | Neerleggen bij de griffie (uiterlijk 30 dagen na goedkeuring algemene vergadering en binnen 7 maanden na afsluiting van het vorige boekjaar) |
Wijziging van de statuten | Indien van toepassing | Neerleggen bij de griffie + laten publiceren in het Staatsblad |
Wijziging van de het adres van de maatschappelijke zetel, naam of einddatum boekjaar | Indien van toepassing | Neerleggen bij de griffie + laten publiceren in het Staatsblad (enkel indien het adres van de maatschappelijke zetel is opgenomen in de statuten) + melden bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen. |
Wijziging van de samenstelling van het bestuur | Indien van toepassing | Neerleggen bij de griffie + laten publiceren in het Staatsblad + melden bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen. |
Ontbinding van de vereniging | Indien van toepassing | Neerleggen bij de griffie + laten publiceren in het Staatsblad + melden bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen. |
- Bij een wijziging van bestuur zal je van alle bestuurders die je ontslaat en van alle bestuurders die (her)benoemd worden een kopie van de identiteitskaart moeten toevoegen, anders wordt de publicatie geweigerd.
- Alle oude en alle nieuwe bestuurders moeten het verslag van de algemene vergadering tekenen.
Val je onder de Rechtbank van Antwerpen dan is het volgende vereist:
"Tegelijk neergelegde stukken worden altijd vermeld op formulier I luik B na afsluiting van de tekst op de laatste bladzijde."
De resultaten van de neerlegging via Formulier II kan iedereen terugvinden in de KBO.
Het gaat dan concreet over wijzigingen van onder meer:
Het (dagelijks) bestuur;
De maatschappelijke zetel;
Het boekjaar;
Het e-mailadres of de website;
De stopzetting of overname van de vzw;
De benoeming van een vereffenaar.
Controleer jaarlijks of de gegevens in de KBO nog correct zijn. Overheidsdiensten baseren zich enkel op de gegevens in de KBO. Als jij als bestuurder niet in de KBO staat, dan kan je de vzw ook niet verbinden. Dat kan vervelende gevolgen hebben. Als jouw bank ontdekt dat de huidige bestuurders niet in de KBO staan, dan kan plots niemand meer aan de rekeningen.
Gegevens in de KBO aanpassen doe je via Formulier II of je stuurt een e-mail naar Helpdesk.kbo@economie.fgov.be.
