Bij elektronische facturatie worden facturen in een gestructureerde elektronische vorm opgemaakt, verstuurd, ontvangen en verwerkt. Dat maakt het proces van facturatie en de opvolging ervan makkelijker.
Is e-facturatie verplicht voor mijn jeugdwerking?
Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen die factureren naar een ander bedrijf, een vzw of een overheid. Er is wél een uitzondering binnen de B2B-context (van bedrijf naar bedrijf) als je niet btw-plichtig bent.
Jeugdhuizen en andere open jeugdwerkinitiatieven genieten van btw-vrijstelling volgens Artikel 44§2,2 van het btw-wetboek en zullen dus niet verplicht worden om gebruik te maken van e-facturatie naar bedrijven of vzw’s (maar het mag natuurlijk wel).
Als jeugdhuis kan je gemengd btw-plichtig zijn doordat je de grens van 80.000 euro drankomzet overschrijdt. Als dit het geval is ben je wel verplicht tot e-facturatie.
Hoe werkt e-facturatie?
E-facturatie of e-invoicing werkt via een beveiligd netwerk, Peppol, waarbij klant en leverancier met elkaar verbonden worden. Het Peppol-netwerk is vergelijkbaar met een telecomnetwerk. Net zoals Telenet en Proximus telecomproviders zijn, zijn er voor e-facturatie ook “providers” die software (accespoints) aanbieden om e-facturen via het Peppol-netwerk te versturen. Bij de meeste professionele boekhoudsoftware is dit al toegepast of zal dit geïntegreerd worden.
E-facturatie met boekhoudtool Assist
Assist, het enkelvoudig boekhoudprogramma waar jullie als lid van Formaat gebruik van kunnen maken, bereidt zich voor op de integratie van Peppol. Normaal gezien zullen gebruikers die dat willen vanaf september gebruik kunnen maken van e-facturatie via Assist. Je zal daar dan een klein bedrag voor betalen per factuur. We voorzien in het najaar van 2025 een webinar en aanbod rond het gebruik hiervan.
Hoe kan ik e-factureren aan de overheid als dit niet geïntegreerd is in mijn boekhoudpakket?
E-facturatie naar een overheid is verplicht voor iedereen vanaf 3000 euro. Echter zijn er steden die leveranciers verplichten om voor alle bedragen te werken met e-facturatie (zoals Gent, Hasselt, ...).
Moet je een e-factuur opmaken naar je gemeente (bv een factuur voor drankjes tijdens de jeugdraad in jullie jeugdhuis), maar gebruik je geen boekhoudtool waarop e-facturatie is geïntegreerd? Dan kan je Mercurius gebruiken. Dat is een tool van de federale overheid die het mogelijk maakt om zonder boekhoudsoftware een factuur te sturen naar een Belgische overheidsinstantie. Vergeet niet om de factuur uiteindelijk correct in je eigen boekhouding te verwerken.
