Bij elektronische facturatie maak je facturen op in een gestructureerde elektronische vorm. Je verstuurt, ontvangt en verwerkt ze ook zo. Dat maakt het factureren en de opvolging ervan een stuk makkelijker.
Wat is e-facturatie?
Een e-factuur is geen pdf die je via e-mail verstuurt. Het is een factuur in een vast, gestructureerd formaat, die je verstuurt en ontvangt via een beveiligd netwerk: Peppol. Omdat het formaat overal hetzelfde is, kan je boekhoudsoftware de factuur automatisch inlezen en verwerken, zonder dat iemand de gegevens met de hand moet overtypen.
Moet mijn open jeugdwerking verplicht e-factureren?
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen die factureren naar een ander bedrijf, een vzw of een overheid. Er is wél een uitzondering binnen de B2B-context (van bedrijf naar bedrijf) als je niet btw-plichtig bent.
Jeugdhuizen en andere open jeugdwerkinitiatieven genieten van btw-vrijstelling volgens Artikel 44§2,2 van het btw-wetboek en zijn dus niet verplicht om gebruik te maken van e-facturatie naar bedrijven of vzw’s (maar het mag natuurlijk wel).
Als jeugdhuis kan je gemengd btw-plichtig zijn doordat je de grens van 80.000 euro drankomzet overschrijdt. Is dat het geval? Dan ben je wel verplicht tot e-facturatie.
Hoe werkt Peppol?
E-facturatie of e-invoicing werkt via een beveiligd netwerk: Peppol. Dat netwerk verbindt klant en leverancier met elkaar. Vergelijk het met een telecomnetwerk. Net zoals Telenet en Proximus telecomproviders zijn, bestaan er voor e-facturatie ook "providers": bedrijven die software (accesspoints) aanbieden om e-facturen via het Peppol-netwerk te versturen. De meeste professionele boekhoudsoftware ondersteunt dit al.
Kan ik e-factureren via Assist?
Ja. Assist, het enkelvoudig boekhoudprogramma dat je als lid van Formaat gratis kan gebruiken, is intussen "Peppol-klaar". Sinds oktober 2025 maakt Assist naast een gewone factuur ook automatisch een e-factuur aan, die via Peppol naar de andere partij gaat. Ontvang je facturen van leveranciers die via Peppol werken? Dan zie je die ook automatisch in Assist verschijnen.
Het opmaken, versturen en ontvangen van e-facturen kost je geen extra geld: dit zit vervat in de licentieprijs van Assist.
Moet ik ook e-factureren naar de overheid?
E-facturatie naar een overheid is verplicht voor iedereen vanaf 3.000 euro. Sommige steden verplichten leveranciers om voor alle bedragen met e-facturatie te werken, zoals Gent en Hasselt.
Moet je een e-factuur opmaken naar je gemeente, bijvoorbeeld voor drankjes tijdens de jeugdraad in jouw jeugdhuis, maar gebruik je geen boekhoudtool met e-facturatie? Dan gebruik je Mercurius. Dat is een tool van de federale overheid waarmee je zonder boekhoudsoftware een factuur kan versturen naar een Belgische overheidsinstantie. Verwerk de factuur nadien altijd nog correct in je eigen boekhouding.
Wat als ik nog niet in orde ben?
De FOD Financiën voorzag van 1 januari tot en met 31 maart 2026 een tolerantieperiode. In die periode werden geen sancties opgelegd aan ondernemingen die konden aantonen dat ze tijdig en op een redelijke manier voorbereidingen hadden getroffen.
Die tolerantieperiode is intussen afgelopen. Sinds 1 april 2026 kan de FOD Financiën effectief boetes opleggen als je niet in orde bent met de verplichting: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede, en 5.000 euro vanaf een derde overtreding. Ben je nog niet in orde? Neem dan zo snel mogelijk contact op met je boekhouder of met Formaat.
