Flexi-jobs, aan de slag ermee!

Een sociaal secretariaat berekent het loon, regelt de RSZ-aangifte en doet de nodige administratie. Loonadministratie is complex, werk hier dus zeker mee samen. Bekende organisaties zijn SD Worx, Acerta, Liantis en Partena. Vergelijk hun pakketten of vraag advies aan Formaat. 

Aangeraden, 2 weken voor de start 

Voor je iemand in dienst neemt, meld je je als werkgever aan bij de RSZ. Je krijgt een RSZ-nummer, sla dit goed op, want dit moet in je arbeidsreglement. Je sociaal secretariaat kan je hierbij helpen. 

Uiterlijk 1 dag voor de tewerkstelling 

Denk aan Mensura, Liantis of Securex. Duid intern ook iemand aan als interne preventieadviseur, dit mag voor de meeste open jeugdwerkingen een bestuurslid zijn.   

Uiterlijk 1 dag voor de tewerkstelling 

Dit is verplicht, zonder uitzondering. Onze partner IC-verzekeringen biedt een arbeidsongevallenverzekering aan. Meer info vind je hier (Verplichte verzekeringen - Formaat). 

 Uiterlijk 1 dag voor de tewerkstelling 

Het arbeidsreglement is verplicht. Formaat heeft hiervoor een handige tool op maat van het open jeugdwerk: Arbeidsreglement - Formaat   

 Uiterlijk 1 dag voor de tewerkstelling 

Zodra je een werknemer in dienst hebt, ben je wettelijk verplicht om risico’s in kaart te brengen en een globaal preventieplan op te stellen. Je preventieadviseur helpt hierbij. 

 Uiterlijk 1 dag voor de tewerkstelling 

Meer uitleg over al deze verplichtingen vind je op onze pagina Administratieve verplichtingen en aansluitingen. 

Niet iedereen mag een flexi-job uitoefenen. Je kan enkel iemand aanwerven die: 

• Al elders minstens 4/5e werkt bij een andere werkgever, en dat deed in het derde kwartaal vóór de flexi-job, of
• Gepensioneerd is.  

 Je mag iemand niet aannemen als flexi-jobber als die persoon: 

• Al bij jou werkt in een andere arbeidsrelatie
• Net door jou ontslagen werd (tijdens de opzegtermijn of gedekte periode) 

 Twijfel je nog? Je sociaal secretariaat kan dit nachecken voor jou. 

Werkt de flexi-jobber met jongeren onder de 18 jaar? Dan ben je als werkgever verplicht om een uittreksel uit het strafregister op te vragen. Daarna beoordeel je als werkgever het uittreksel. Vermeldt het niets relevants? Dan werf je de flexi-jobber aan en vernietig je het uittreksel nadien. Staan er wel vermeldingen op, dan maak je een beoordeling op basis van de context: gaat het om feiten die relevant zijn voor de functie, zoals geweld of aanranding, of gaat het om zaken die er niets mee te maken hebben, zoals verkeersovertredingen of fraude? 

Let zeker op: het uittreksel bevat persoonsgegevens. Bewaar het dus niet langer dan noodzakelijk en vernietig het na de controle. 

Voor iemand de eerste keer bij jou als flexi-jobber aan de slag kan gaan, moet je een schriftelijke raamovereenkomst opmaken. Dit is geen arbeidsovereenkomst, maar legt een kader vast voor alle toekomstige flexi-jobovereenkomsten met die persoon. Je maakt dus voor elke flexi-jobber een eigen raamovereenkomst.  

Deze raamovereenkomst bevat minstens: de identiteitsgegevens van beide partijen, een beknopte omschrijving van de functie, het flexi-loon, hoe en wanneer je de arbeidsovereenkomst aanbiedt, en de wettelijke voorwaarde waaraan de flexi-jobber moet voldoen. 

Bewaar dit document op de werkplek zelf. 

Net als bij elke werknemer doe je een Dimona-aangifte, maar voor een flexi-jobber is dit specifiek van het type FLX. Dit moet vóór de flexi-jobber begint te werken. Een tijdige en correcte Dimona FLX met respons “OK” is verplicht.  

• Dagcontract > aangifte per gewerkte dag
• Schriftelijk contract van bepaalde duur > aangifte per kwartaal aangevuld met elektronische tijdregistratie 

Je sociaal secretariaat kan dit voor jou regelen. 

Per tewerkstelling sluit je een flexi-jobarbeidscontract af. Je hebt hier twee opties: 

• Eén of meerdere dagcontracten: voor korte, losse inzet. Een schriftelijk contract is niet verplicht, maar wel aangeraden.
• Schriftelijk contract van bepaalde duur: voor een langere samenwerking. Ga nooit voorbij het einde van een kwartaal, zodat de tewerkstellingsvoorwaarde gecontroleerd kan worden. 

Voor alle flexi-jobbers ben je verplicht om het juiste tijdstip van begin tot einde van de werktijd te registreren en bij te houden. Ben je lid bij Sociare? Gebruik dan de tool werktijd.be. 

Er bestaat geen apart flexiloon-tarief. Je betaalt de flexi-jobber minstens het baremaloon van de functie. In paritair comité (PC) 329.01, de standaard voor de jeugdsector, is er een apart barema per functie. Dit loon stijgt met de jaren en volgt de index.  

Hier vind je de meest voorkomende functie gelinkt aan het barema: 

• Jeugdwerker, vormingswerker of animator met inhoudelijke verantwoordelijkheid valt onder categorie 1, barema B1c of B1b
• Begeleider, animator of projectwerker valt onder categorie 2, barema B2a of B2b
• Administratief, technisch of logistiek verantwoordelijke valt onder barema A1
• Administratief medewerker, boekhouder of theatertechnicus valt onder barema A2
• Onthaalmedewerker of keukenpersoneel valt onder barema A3
• Onderhoudspersoneel valt onder barema L4 

Bovenop het loon betaal je meteen ook het flexivakantiegeld van 7,67%.  

Er is ook een maximum: het totale flexiloon mag niet meer zijn dan 150% van het minimale basisloon. Dat minimale basisloon is het startloon van het barema dat van toepassing is op de functie van je flexi-jobber. Dit zijn de zaken die meetellen voor dat maximum: 

• Baremaloon: telt mee
• Flexivakantiegeld (7,67%): telt mee
• Maaltijdcheques: telt niet mee
• Rustcompensatie (20% in tijd): telt niet mee
• Woon-werkvergoeding: hangt af van de situatie 

Als werkgever betaal je geen gewone RSZ. Je betaalt enkel een bijzondere bijdrage van 28%

Je bent ook verplicht om de loongegevens van flexi-jobbers over te dragen via het RSZ-platform Flexi at work. Dit is een aparte verplichting bovenop de Dimona en kwartaalaangifte. Je sociaal secretariaat heeft hiervoor een mandaat, maar jij blijft eindverantwoordelijke.