Als werkgever komt er heel wat administratie op je af. Die kan je onderverdelen in drie soorten: algemene administratie, noodzakelijke aansluitingen en belangrijke documenten. Sommige zaken zijn wettelijk verplicht, andere zijn sterk aanbevolen. Voor je iemand kan aanwerven of een arbeidsovereenkomst ondertekent, moet een aantal zaken zeker in orde zijn. Als dat niet gebeurt, riskeer je boetes of sancties van de overheid.
In dit overzicht vind je een duidelijk beeld van alle taken en hun deadlines.
Sociaal secretariaat
Een sociaal secretariaat is een organisatie die je helpt bij alles wat met loon en tewerkstelling te maken heeft. Ze berekenen het loon, het vakantiegeld en de eindejaarspremie, volgen de RSZ en belastingen op, en zorgen voor de nodige aangiftes. Jij bezorgt hen elke maand de juiste info: gewerkte uren, afwezigheden, nieuwe aanwervingen, onkosten, enzovoort.
Formaat raadt sterk aan om samen te werken met een sociaal secretariaat. Loonadministratie is complex en vraagt tijd en kennis. Als vrijwilliger heb je daar niet altijd ruimte voor, terwijl je werknemer recht heeft op een correcte en tijdige betaling.
Let op: elk secretariaat werkt anders. Ze bieden verschillende pakketten aan en gebruiken hun eigen digitale tools. Informeer je dus goed bij andere werkgevers, bij het secretariaat zelf of bij Formaat. Enkele bekende spelers zijn Partena, SD Worx, Acerta en Liantis.
Een sociaal secretariaat wordt aangeraden, maar is niet verplicht. Dit breng je 2 weken voor de tewerkstelling in orde.
Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)
Voor je van start gaat als werkgever, moet je je inschrijven bij de RSZ. De sociale zekerheid in België wordt grotendeels betaald door bijdragen van zowel werkgevers als werknemers. Daarom moet je vooraf melden dat je iemand in dienst neemt.
Daarnaast ben je verplicht om voor elke werknemer een melding te doen via het systeem van Dimona. Die melding moet gebeuren vóór de eerste werkdag, en opnieuw wanneer de werknemer stopt, uiterlijk de dag nadien.
Er volgt een sanctie als je de tewerkstelling niet op tijd hebt doorgegeven. Je kan deze aangiftes zelf in orde maken via DmfA - Multifunctionele aangifte - Sociale zekerheid, maar we raden aan om de werknemers-aangifte (Dimona-aangifte) te regelen via ja sociaal secretariaat.
Dit maak je ten laatste 1 dag voor de tewerkstelling in orde.
Je krijgt bij de start van werkgeverschap een RSZ-nummer. Deze moet je bijhouden en vermelden op je arbeidsreglement. Sla deze dus zeker ergens op.
Interne en externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (I & EDPBW)
Elke werkgever moet een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk oprichten. Die dienst helpt om maatregelen te nemen voor het welzijn van je werknemers.
Voor open jeugdwerkingen is zo’n interne dienst meestal te klein. Daarom ben je verplicht om ook aan te sluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming. Intern duid je wel iemand aan als preventieadviseur. Die coördineert de preventiemaatregelen en wordt vermeld in het arbeidsreglement. Dat mag een werknemer zijn of een bestuurslid.
Bekende externe diensten in onze sector zijn onder andere Mensura, Liantis en Securex.
Dit maak je ten laatste 1 dag voor de tewerkstelling in orde.
Vraag ook eens bij je sociaal secretariaat of zij een samenwerking met een EDPBW hebben.
Arbeidsongevallenverzekering
Een arbeidsongevallenverzekering is verplicht. Je moet deze afsluiten vóór de eerste werkdag van je werknemer. Zonder verzekering is je werknemer niet beschermd bij een ongeval, en kan je als organisatie een boete krijgen.
Onze partner IC-verzekeringen biedt een arbeidsongevallenverzekering aan. Meer info over hun aanbod vind je hier (Verplichte verzekeringen - Formaat).
Dit maak je ten laatste 1 dag voor de tewerkstelling in orde.
Arbeidsreglement
Het arbeidsreglement is een document waarin de afspraken tussen de werkgever en werknemer genoteerd staan. Je bent als werkgever verplicht om zo’n arbeidsreglement op te stellen. Het vormt een belangrijke basis voor hoe de samenwerking tussen werkgever en werknemer loopt. Hierin staat niet alleen info over loon en werkplek, maar ook over de loonadministratie, werkuren en speciale afspraken die samen zijn gemaakt.
Via deze link Arbeidsreglement - Formaat vind je alle informatie over de procedure en een handige tool op maat van het open jeugdwerk.
Dit maak je ten laatste 1 dag voor de tewerkstelling in orde.
Risicoanalyse
Werken brengt altijd risico’s met zich mee. Als werkgever wil jij die risico’s zo klein mogelijk houden, zodat je beroepskrachten veilig kunnen werken en geen ongelukken of gezondheidsproblemen krijgen. Zodra je één beroepskracht in dienst hebt, ben je wettelijk verplicht een systeem op te zetten om risico’s te beheren. Dit systeem heet het dynamisch risicobeheersingssysteem en is een belangrijk onderdeel van je welzijnsbeleid.
Het systeem bestaat uit stappen.
- Eerst voer je een risicoanalyse uit om te ontdekken welke gevaren er zijn. De resultaten schrijf je neer in een globaal preventieplan.
- Daarna werk je maatregelen uit om risico’s te verminderen of te vermijden. Dat doe je zowel voor de lange termijn met het globaal preventieplan als voor de korte termijn met een jaaractieplan.
Je preventieadviseur kan je hierbij helpen. Ook je werknemers hebben een taak: zij moeten zich aan de werkprocedures en veiligheidsregels houden. Zo zorgen werkgever, werknemer en preventieadviseur samen voor een veilige werkplek.
Meer info over alles dat heeft te maken met gezondheid en welzijn kan je hier vinden.
Dit maak je ten laatste 1 dag voor de tewerkstelling in orde.
Optionele aansluitingen
Formaat: Voor begeleiding op maat en open jeugdwerk specifieke vragen, vorming en coaching (voor werkgevers en werknemers), samenaankopen (sociaal secretariaat, verzekeringen,…)
Sociare: Voor juridische vragen, kennisbank, modeldocumenten, vormingen, Werktijd.be,…
Als lid van Formaat ben je automatisch lid van Sociare, je moet je wel nog steeds registreren.
