Het arbeidsreglement is een document waarin de afspraken tussen werkgever en werknemer geschreven staan. Je bent als werkgever verplicht om zo een arbeidsreglement op te stellen. Hierin staat niet alleen informatie over loon en werkplek, maar ook over de loonadministratie, werkuren en speciale afspraken die samen zijn gemaakt. In het arbeidsreglement staan een aantal verplichte meldingen, maar er is veel vrijheid om het zo te maken dat het goed aansluit bij jouw organisatie.
Iedere werknemer moet een up-to-date versie van het arbeidsreglement kunnen inlezen. Er moet altijd een kopie (kan digitaal) beschikbaar zijn op elke vaste of tijdelijke werkplek.
Hieronder vind je alles wat je nodig hebt om je arbeidsreglement aan te passen of te updaten, de belangrijkste inhoud en hoe je aan de slag gaat met onze tool.
Hoe maak je of wijzig je een arbeidsreglement?
Het bestuur moet het initiatief nemen om een arbeidsreglement te wijzigen of aan te maken. Heb je nog geen werknemers? Moet je een simpele wijziging doen zoals een wijziging van naam? Of moet je grote wijzigingen maken? Voor elke wijziging is er een andere procedure.
Geen werknemers
Als je geen werknemers in dienst hebt, kan je het reglement gewoon online neerleggen via www.arbeidsreglement.belgie.be. Je ontvangt hierna een ontvangstbevestiging en het registratienummer waaronder het arbeidsreglement is geregistreerd. Dit nummer voeg je toe aan het reglement (Registratienummer Toezicht op de sociale wetten).
Simpele wijziging
Bij een simpele wijziging kan je de vereenvoudigde procedure volgen. Deze gaat als volgt:
- Zorg dat het gewijzigde arbeidsreglement (digitaal of fysiek) beschikbaar is op de plaats van tewerkstelling.
- Bezorg een kopie van het gewijzigde arbeidsreglement aan elke werkemer.
- Bezorg een kopie van het reglement elektronisch via www.arbeidsreglement.belgie.be.
Simpele wijzigingen kunnen zijn:
- wijziging van de preventieadviseur;
- wijziging naam/adres verzekeringsmaatschappij, sociaal secretariaat, ...;
- de dagen ter vervanging van de feestdagen;
- de duur van de jaarlijkse vakantie;
- de duur van de (wettelijke) opzegtermijnen;
- maatregelen gemaakt ter bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk;
- doelstellingen van een preventief alcohol- en drugsbeleid.
Grote wijziging
Als je een grote wijziging in het arbeidsreglement wilt doorvoeren, moet je deze samen met een opmerkingenlijst 15 dagen beschikbaar stellen voor je werknemers. Op deze lijst – bijvoorbeeld een Excel-bestand met naam, adres en datum van bekendmaking – kunnen werknemers hun opmerkingen over het reglement anoniem opschrijven.
Zodra de 15 dagen zijn afgelopen moet je binnen de 8 dagen het handgetekende arbeidsreglement en het register sturen naar www.arbeidsreglement.belgie.be.
Als er geen opmerkingen zijn doorgegeven en de arbeidsinspectie geen opmerkingen heeft, treedt het reglement in werking de 15e dag na de bekendmaking. Zijn er wel opmerkingen, dan zal de arbeidsinspecteur dit laten weten binnen vier dagen. De inspectie zal binnen 30 dagen een poging tot verzoening doen. Is deze geslaagd, dan treedt het reglement in werking op de 8ste dag na verzoeningsdag.
Wil je het arbeidsreglement wijzigen? Door op voorhand met je werknemers de wijzigingen te bespreken, kan je veel discussie of opmerkingen in het register vermijden.
Wat is de inhoud van een arbeidsreglement?
In het arbeidsreglement staan een aantal zaken die volgens de wet verplicht zijn. Daarnaast zijn er andere afspraken die volgen uit verschillende regelgeving:
- Soort activiteiten (jeugdwerk, sociaal-culturele activiteiten,...)
- Paritair Comité (PC329.01,...)
- RSZ-nummer
- Toepassingsgebied arbeidsreglement
- Informatie en verwerking van persoonlijke gegevens
De gemiddelde arbeidsduur is maximum 38 uur per week en je plaatst alle voltijdse uurroosters die de organisatie kan gebruiken in het arbeidsreglement. Voor deeltijdse werknemers moet dit niet, wel als deze buiten het kader van een voltijdse uurregeling vallen. Je kan het uurrooster dat van toepassing is best rechtstreeks vermelden op het contract.
Door deze regeling kunnen werknemers, op basis van uurroosters opgenomen in het arbeidsreglement, méér uren presteren, tot 11 uur per dag en tot 50 uur per week, mogen ’s nachts werken tussen 20 uur en 6 uur en op zon- en feestdagen.
Deze pauzes, opgenomen in het arbeidsreglement, zijn geen arbeidstijd.
Voor bedienden moet het loon minstens één keer per maand uitbetaald worden, uiterlijk de zevende werkdag na de arbeidsperiode.
Het volstaat om te vermelden dat één of meerdere collega’s de eerst hulp kan toepassen en waar deze persoon te bereiken is. Een verbandkist op elke werkplek is aangewezen.
Enkel sancties in het arbeidsreglement mogen toegepast worden. Enkele sancties zijn: mondelinge waarschuwing, schriftelijke waarschuwing, schorsing van het contract zonder loon of geldboetes en de bestemming ervan.
- Duur van de jaarlijkse vakantie en verwijzing naar de wettelijke bepalingen
- Sectorale cao extra verlof 35-44 jarigen
- Eventuele extrawettelijke vakantiedagen (zoals anciënniteitsdagen)
Alle dagen van de 10 wettelijke feestdagen en eventuele extrawettelijke feestdagen.
Hier stel je de basisprincipes, doelen en intentie van een alcohol- en drugsbeleid vast. Afhankelijk van je situatie kan je afspraken maken over:
- het gebruik van alcohol en drugs op het werk;
- hoe disfunctioneren door mogelijk alcohol- of druggebruik vastgesteld wordt;
- het gebruik van testen op alcohol- en druggebruik;
- het naar huis sturen van een werknemer die arbeidsongeschikt is door alcohol- of druggebruik.
Je moet een beleid hebben om problemen met psychosociale aspecten op het werk te voorkomen. Dit beleid helpt om risico’s te vermijden of hun impact te verminderen. Psychosociale aspecten maken deel uit van het systeem dat risico’s voor veiligheid en welzijn op het werk beheert. Dit systeem bevat ook een risicoanalyse en preventiemaatregelen.
In het arbeidsreglement benoem je een interne preventieadviseur voor psychosociale aspecten (dit is verplicht) en eventueel een vertrouwenspersoon (dit is niet verplicht). Daarnaast voeg je minimale preventiemaatregelen voor psychosociale risico’s op het werk toe aan het arbeidsreglement.
Een afsprakenkader op organisatieniveau voor recht op deconnectie wordt sterk aangeraden. Deze kunnen vastgelegd worden in het arbeidsreglement.
- De praktische afspraken over hoe een werknemer zijn recht kan uitoefenen om buiten werktijd niet bereikbaar te zijn.
- Richtlijnen voor het gebruik van digitale middelen, zodat rusttijden, vakanties, het privéleven van de werknemer worden gerespecteerd.
- Vormingen en bewustwordingsacties voor werknemers over het verstandig gebruik van digitale middelen en de risico’s van teveel online zijn.
- Adressen inspectiediensten
- Naam en adres arbeidsongevallenverzekeraar
- Preventieadviseur van de Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk
- Externe Dienst Preventie en Bescherming op het Werk
- Rijksdienst voor Sociale Zekerheid: aansluitnummer
- Het bevoegde paritaire comité waarin de toepasselijke sectorale cao’s worden afgesloten
- Cao’s en collectieve akkoorden, gesloten op organisatieniveau, die betrekking hebben op de werkomstandigheden
- Gegevens over de elektronische archiveringsdienst
- Naam en adres sectorale fondsen
- Naam en adres sociaal secretariaat
Naast de wettelijke regels kan je ook extra afspraken opnemen in het arbeidsreglement. Je kan hierbij verwijzen naar interne afspraken of naar websites van officiële instanties, zoals:
- omgaan met persoonsgegevens van werknemers;
- gebruik van internet, telefoons en sociale media;
- verplichtingen voor werknemers, zoals veilig gebruik van werkmaterialen;
- afspraken en regels over veiligheid, ziekte, hygiëne, roken en de controle van werknemers bij vermoeden van diefstal;
- het gebruik van camera’s.
Gebruik onze tool arbeidsreglement
Deze tool is gemaakt door Formaat voor open jeugdwerk initiatieven met tewerkstelling of die hiermee willen beginnen, die hun werknemers bekostigen onder paritair comité 329.01, minder dan 10 werknemers in dienst hebben en werken met sectorale flexibiliteit.
Als lid van Formaat ben je ook automatisch lid van Sociare. Hier krijg je toegang tot een uitgebreider modeldocument. Vraag aan Sociare om het arbeidsreglement steeds na te lezen!
