Het bestuur moet het initiatief nemen om een arbeidsreglement te wijzigen of aan te maken. Heb je nog geen werknemers? Moet je een simpele wijziging doen zoals een wijziging van naam? Of moet je grote wijzigingen maken? Voor elke wijziging is er een andere procedure.
Geen werknemers
Als je geen werknemers in dienst hebt, kan je het reglement gewoon online neerleggen via www.arbeidsreglement.belgie.be. Je ontvangt hierna een ontvangstbevestiging en het registratienummer waaronder het arbeidsreglement is geregistreerd. Dit nummer voeg je toe aan het reglement (Registratienummer Toezicht op de sociale wetten).
Simpele wijziging
Bij een simpele wijziging kan je de vereenvoudigde procedure volgen. Deze gaat als volgt:
- Zorg dat het gewijzigde arbeidsreglement (digitaal of fysiek) beschikbaar is op de plaats van tewerkstelling.
- Bezorg een kopie van het gewijzigde arbeidsreglement aan elke werkemer.
- Bezorg een kopie van het reglement elektronisch via www.arbeidsreglement.belgie.be.
Simpele wijzigingen kunnen zijn:
- wijziging van de preventieadviseur;
- wijziging naam/adres verzekeringsmaatschappij, sociaal secretariaat, ...;
- de dagen ter vervanging van de feestdagen;
- de duur van de jaarlijkse vakantie;
- de duur van de (wettelijke) opzegtermijnen;
- maatregelen gemaakt ter bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk;
- doelstellingen van een preventief alcohol- en drugsbeleid.
Grote wijziging
Als je een grote wijziging in het arbeidsreglement wilt doorvoeren, moet je deze samen met een opmerkingenlijst 15 dagen beschikbaar stellen voor je werknemers. Op deze lijst – bijvoorbeeld een Excel-bestand met naam, adres en datum van bekendmaking – kunnen werknemers hun opmerkingen over het reglement anoniem opschrijven.
Zodra de 15 dagen zijn afgelopen moet je binnen de 8 dagen het handgetekende arbeidsreglement en het register sturen naar www.arbeidsreglement.belgie.be.
Als er geen opmerkingen zijn doorgegeven en de arbeidsinspectie geen opmerkingen heeft, treedt het reglement in werking de 15e dag na de bekendmaking. Zijn er wel opmerkingen, dan zal de arbeidsinspecteur dit laten weten binnen vier dagen. De inspectie zal binnen 30 dagen een poging tot verzoening doen. Is deze geslaagd, dan treedt het reglement in werking op de 8ste dag na verzoeningsdag.
