Word of ben je vrijwillige bestuurder in een open jeugdwerking met beroepskracht? Dan ben je meteen ook werkgever. En dat is geen kleine stap, maar wel een spannende, toffe en unieke. Je krijgt de kans om met je werking écht een verschil te maken.
Van het aanwerven van een beroepskracht tot het opvolgen van loon, welzijn en samenwerking: goed werkgeverschap vraagt tijd, inzicht én ondersteuning. Formaat staat je daarin bij. Op deze pagina vind je alle info die je nodig hebt om je rol als werkgever sterk en op een menselijke manier op te nemen. Je vindt hier praktische tools, heldere uitleg, checklists en artikels, geordend per fase van het werkgeverschap.
Gebruik het faseplan en de werkgeversgids als leidraad: elke fase verwijst je naar de bijhorende artikels, tools en informatie. Of je nu net begint met een aanwerving of al langer werkgever bent, je vindt hier je startpunt voor alles wat met werkgeverschap in het open jeugdwerk te maken heeft.
Fase 0: Rol van de werkgever
Het bestuur bekijkt of de werking klaar is om werkgever te worden.
- Je gaat na of een beroepskracht past binnen de visie, en of het financieel en organisatorisch haalbaar is.
- Taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld.
- Er worden afspraken gemaakt over opvolging, administratie en communicatie, met eventueel de oprichting van een personeelscommissie.
Fase 1: Voorbereiding van de aanwerving
Je bereidt de werking praktisch en administratief voor op de aanwerving van een beroepskracht.
- De vzw-administratie, begroting en personeelsdocumenten worden in orde gebracht.
- Er wordt een duidelijke functiebeschrijving voor de toekomstige werknemer uitgeschreven.
- De nodige partners en documenten worden geregeld, zoals een sociaal secretariaat, verzekering en arbeidsreglement.
Fase 2: Verloop van de aanwerving
Vanaf dit moment ga je concreet aan de slag met het zoeken, beoordelen en werven van een geschikte beroepskracht.
- Het aanwervingsproces is helder afgesproken onder de bestuursleden.
- De vacature wordt opgesteld en verspreid.
- Sollicitaties worden beoordeeld via een selectieprocedure.
- De nodige administratieve stappen worden in orde gebracht, zoals het contract en de verplichte aangiftes.
Fase 3: Opstart van de nieuwe beroepskracht
Je zorgt voor een warm en duidelijk onthaal van de nieuwe beroepskracht.
- Met een inwerkplan maar je de werknemer wegwijs in de werking, het bestuur en alle praktische afspraken. Zo kan je beroepskracht snel starten en zich goed integreren in het team.
- In de opstartfase volg je regelmatiger op om in te checken hoe de inwerkperiode loopt.
Fase 4: Opvolgen van de beroepskracht
Je zorgt voor een goede opvolging van je beroepskracht en ondersteunt zo een lange, fijne samenwerking en verdere groei. Dat vraagt aandacht op vier vlakken:
- Inhoudelijke opvolging: Denk aan maandelijkse check-ins, functioneringsgesprekken, taakoverzicht en duidelijke verwachtingen.
- Preventie en welzijn: Je werkt aan een veilige en gezonde omgeving, brengt risico’s in kaart en grijpt op tijd in.
- Administratie: Je houdt de loon- en personeelsadministratie in orde, het bijhouden van werkuren, verlof en wettelijke documenten.
- Evaluatie en groei: Wat loopt goed, wat kan beter, waar willen jullie en investeer in opleiding en ontwikkeling.
Fase 5: Bijsturen van de beroepskracht
Met de tijd kan het nodig zijn om bij te sturen of te heroriënteren, een open gesprek op het juiste moment maakt vaak het verschil.
- Bespreek samen of bijsturen nodig is en zoek naar een oplossing.
- Denk aan een nieuwe functie of een aangepast takenpakket.
- Overweeg andere werkafspraken of aangepaste werkuren.
- Voorzie indien nodig extra ondersteuning en opleiding.
Fase 6: Einde van de arbeidsovereenkomst
In deze fase wordt de samenwerking op een correcte en zorgvuldige manier beëindigd.
- De arbeidsovereenkomst wordt wettelijk correct beëindigd.
- Alle verplichte administratieve zaken worden in orde gebracht.
- Er is duidelijke communicatie in de werking.
- Je zorgt voor een warm en respectvol afscheid.
Ontdek meer van Baasiswerk hieronder!
