In een open jeugdwerking met tewerkstelling werk je met mensen. Beroepskrachten die zich inzetten voor jongeren, voor andere betrokkenen en voor de werking van het jeugdhuis. Het is belangrijk dat zij zich goed, veilig en gezond voelen op de werkvloer. Daarvoor heb je een sterk preventie- en welzijnsbeleid nodig.
Zo’n beleid is niet alleen belangrijk, het is ook wettelijk verplicht. De regels gelden voor alle werknemers, ook voor studenten en stagiairs. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een beleid uitwerkt dat past bij jouw werking.
Stap 1: Werk een duidelijke visie uit
Een goede start begint bij een heldere visie: hoe kijken jullie naar veiligheid, gezondheid en welzijn op het werk? Wat vinden jullie belangrijk? Wat willen jullie bereiken?
Deze visie werk je best uit als bestuur (de werkgever), samen met de interne preventieadviseur, alle beroepskrachten en geïnteresseerde jongeren. Betrek ook zeker de externe dienst voor preventie en welzijn. Enkele voorbeeldvragen:
- Willen we een open cultuur waarin iedereen problemen durft melden?
- Hoe zorgen we dat iedereen zich veilig voelt op de werkvloer?
- Hoe maken we ruimte voor mentale gezondheid?
Deze visie vormt de basis voor alle volgende stappen in je beleid.
Geen idee wat er allemaal in zo’n beleid kan? Bekijk dan zeker ons voorbeeld van het welzijnsbeleidsplan.
Stap 2: Verdeel de rollen
Samen met de visie van je werking is het belangrijk dat je ook bepaalt wie welke rol opneemt binnen het welzijnsbeleid. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste betrokkenen.
Het bestuur is wettelijk eindverantwoordelijk voor het welzijnsbeleid. Dat betekent dat het bestuur:
📝 de visie opstelt
📝 de nodige middelen voorziet (tijd, budget, personeelsinzet)
📝 de juiste personen aanduidt voor preventietaken
📝 toeziet op de uitvoering en opvolging
In de praktijk duidt het bestuur vaak één iemand aan als personeelsverantwoordelijke die dit opvolgt. Je kan ook een externe persoon inschakelen voor bepaalde taken.
Beroepskrachten moeten:
📝 zorg dragen voor hun eigen veiligheid én die van anderen
📝 gevaren melden aan de interne preventieadviseur of de werkgever
📝 correct omgaan met werkmateriaal
📝 meewerken aan preventieve acties en opleidingen
Elke werking moet een interne preventieadviseur aanduiden. In kleine jeugdhuizen (met minder dan 20 werknemers) kan dit iemand van het bestuur zijn of een van de beroepskrachten. Deze persoon:
📝 werkt mee aan risicoanalyses
📝 geeft informatie over veiligheidsvoorschriften
📝 stelt mee het onthaalplan op voor nieuwe collega’s
📝 helpt bij het onderzoek van incidenten of ongevallen
📝 maakt elk jaar een verslag van de preventieactiviteiten
Belangrijk: Vergeet niet om de naam van de interne preventieadviseur op te nemen in het arbeidsreglement. Dat kan via een vereenvoudigde procedure. Meer informatie hierover vind je hier.
Elke werking met personeel is verplicht aangesloten bij een externe dienst. Die neemt een aantal specifieke taken op zich, zoals:
📝 medische onderzoeken (gezondheidstoezicht)
📝 meewerken aan risicoanalyses
📝 hulp bij ernstige ongevallen
📝 advies over ergonomie en psychosociale aspecten
📝 opstellen van strategisch advies
📝 opleiding geven over preventie
📝 deelnemen aan vergaderingen zoals het CPBW (zie verder)
De externe dienst moet elk jaar een overzicht bezorgen van de prestaties die ze geleverd hebben.
Elke werking met personeel moet een preventieadviseur psychosociale aspecten (PAPA) hebben. Meestal loopt dit via de externe dienst (EDPBW). Deze persoon:
📝 ondersteunt bij mentale gezondheid en welzijn
📝 adviseert de werking bij conflicten of psychosociale risico’s
📝 is gebonden aan het beroepsgeheim
📝 kan optreden bij meldingen van ongewenst gedrag of stressklachten
De 'PAPA' mag geen leidinggevende zijn of lid van het bestuur.
Voor werkingen met minder dan 50 werknemers is een vertrouwenspersoon niet verplicht, maar het is sterk aangeraden om er toch één aan te stellen. De vertrouwenspersoon:
📝 is het aanspreekpunt bij informele meldingen van psychosociale problemen
📝 luistert en begeleidt zonder te oordelen
📝 werkt vertrouwelijk en onafhankelijk
📝 kan iemand intern of extern zijn
Tip: Stel iemand aan waarin je beroepskrachten vertrouwen hebben. Deze persoon kan een opleiding volgen om deze rol goed op te nemen.
Stap 3: Opstart van een dynamisch risicobeheerssysteem (DRBS)
Een DRBS is het geheel van afspraken en acties om risico’s op het werk systematisch aan te pakken. Het is een proces dat blijft evolueren. Je past je beleid aan wanneer de situatie verandert.
De basis van zo’n systeem is de risicoanalyse. Die voer je uit samen met je interne preventieadviseur. Bij complexere risico’s kan ook de externe dienst ondersteunen. Tijdens de analyse onderzoek je:
- welke gevaren er zijn op de werkvloer (bijvoorbeeld werkdruk, valgevaar, agressie, ergonomie...)
- hoe groot de kans is dat deze gevaren schade veroorzaken
- wat de mogelijke gevolgen kunnen zijn
De risicoanalyse bekijkt alle welzijnsdomeinen:
- psychosociale risico’s (stress, conflicten, pesten...)
- arbeidsveiligheid (valgevaar, machines...)
- arbeidshygiëne (luchtkwaliteit, geluid...)
- ergonomie (zitcomfort, tilwerk...)
- bescherming van de gezondheid
- arbeidsmilieu (licht, ruimte, klimaat...)
- verfraaiing van de werkplek
In dit artikel lichten we elk van deze 7 welzijnsdomeinen verder toe, met herkenbare voorbeelden uit een open jeugdwerking met tewerkstelling.
Andere onderdelen van het DRBS
Naast de risicoanalyse bestaat een dynamisch risicobeheersingssysteem ook uit:
- onderzoek van arbeidsongevallen en incidenten
- analyse van ziekteverzuim
- jaarlijkse evaluatie van het beleid
- bijsturen van preventiemaatregelen
- vaste overlegmomenten over preventie en welzijn
Je risicoanalyse en DRBS moeten opvraagbaar en toegankelijk zijn voor de inspectie.
Stap 4: Opmaak preventieplan
Op basis van de resultaten van de risicoanalyse werk je maatregelen uit om de risico’s te verminderen. Deze preventiemaatregelen leg je vast in twee documenten: het globaal preventieplan (GPP) en het jaarlijks actieplan (JAP).
Het GPP stel je op in overleg met je interne preventieadviseur en de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Dit plan loopt over vijf jaar en bevat:
📌 de vastgestelde risico’s
📌 de doelstellingen die je wil bereiken
📌 de maatregelen en acties die nodig zijn
📌 wie wat opneemt
📌 welke middelen nodig zijn
📌 hoe je het beleid evalueert
Elk jaar vertaal je het GPP naar concrete acties. In dit plan staat:
📌 wat de prioriteiten zijn voor volgend jaar
📌 welke acties je zal nemen
📌 welke ongevallen en incidenten er vorig jaar gebeurden
📌 wat je daaruit geleerd hebt
📌 hoe het plan aangepast wordt als de situatie verandert
Stap 5: Evalueer het preventiebeleid en stuur bij
Een beleid is nooit af. Elk jaar, vóór april, maak je een jaarverslag van je interne preventiedienst. Dit verslag:
- blikt terug op wat je hebt gedaan
- beoordeelt of de doelen gehaald zijn
- legt nieuwe prioriteiten vast
- bepaalt het JAP voor het volgende jaar
Een goed preventiebeleid groeit mee met je werking. Door regelmatig te evalueren, bij te sturen en het gesprek aan te gaan, bouw je verder aan een gezonde, veilige en motiverende werkomgeving.
Welzijn is mensenwerk
Een preventiebeleid is meer dan een checklist. Het gaat over luisteren naar signalen, aandacht hebben voor elkaar en op tijd ingrijpen. Betrek je beroepskrachten, bestuursleden en vrijwilligers, maak ruimte voor overleg en durf hulp in te schakelen. Zo bouw je aan een open jeugdwerking waar mensen zich goed voelen, vandaag en morgen.
Wil je meteen aan de slag? In onze toolbox vind je alle tools over dit thema. 👇
