Name: Formaat
Price range: $

Bij het oprichten of ontbinden van een vzw komt heel wat kijken. Bij de oprichting moet je je doelstellingen bepalen, statuten opstellen en een oprichtingsvergadering organiseren.

Als jouw werking stopt dan is er nog de vervelende maar erg belangrijke taak om de vzw te ontbinden.

Vzw oprichten

Bij de oprichting van een vzw komt heel wat kijken. Je moet je doelstellingen bepalen, statuten opstellen en een oprichtingsvergadering organiseren.

Een vzw heeft statuten nodig, zeg maar een grondwet. Die statuten bepalen wat er binnen je vzw kan, mag en moet. Formaat stelde alvast voorbeelddocumenten op die je helpen om je eigen statuten en oprichtingsakte te schrijven.

Een van de zaken die verplicht in je statuten moeten staan, is het doel van de vzw. Dat doel bepaal je met alle betrokkenen. Zij hebben van in het begin een beeld van ‘hun’ werking en dat is de ideale start om te discussiëren. Uiteindelijk zoek je naar een visie waar iedereen achter staat.

Misschien helpen volgende woorden je om de discussie over je visie op gang te trekken: inspraak en participatie / jongerencultuur / groepswerk / diversiteit / netwerken / ervaringsgericht leren / eigenaarschap / kansen krijgen en geven / ontmoeten / openheid / engagement / betrokkenheid / voor en door jongeren

In de publicatie ‘In Form! Bouwstenen voor open jeugdwerk’ vind je de visie van Formaat op open jeugdwerk. Als je op zoek bent naar inspiratie voor jullie visie of doelstellingen, kan je de publicatie gratis downloaden.

Dan kan je beroep doen op een jeugdhuisbegeleiding.

De stichtingsvergadering is de eerste algemene vergadering van de vzw. Je beslist hier over de oprichting van de vzw. Ook de volgende punten moet je zeker op de agenda zetten:

Goedkeuring van de statuten;
Verkiezing van het bestuur;
Goedkeuring van de eerste begroting.

De leden van de oprichtingsvergadering zijn de oprichters en automatisch dus de eerste leden van de vzw. Je moet minstens met twee personen zijn om een vzw op te richten. Ook rechtspersonen (bijvoorbeeld een andere vzw) of feitelijke verenigingen kunnen lid zijn van jouw vzw.

In je statuten neem je ook de naam van jouw vzw op. Controleer op voorhand of de naam nog niet in gebruik is. Dat kan je eenvoudig opzoeken in de Kruispuntbank.

Je kan je vzw het gemakkelijkste online oprichten via Just Act. Meld je online aan met Itsme of via een ID-kaartlezer en volg de stappen op de website.

De documenten die je nodig hebt zijn:

Het rijksregister- of het BIS-nummer voor elke fysieke persoon die een mandaat uitoefent in de nieuwe rechtspersoon.
Het ondernemingsnummer geregistreerd bij de KBO voor elke rechtspersoon die een mandaat uitoefent.
Alle bijlagen om aan het dossier toe te voegen.
Een digitale scan van de onderhandse door alle stichters getekende oprichtingsakte.
Uw elektronische identiteitskaart en een e-ID kaartlezer.
Een elektronisch betaalmiddel (MasterCard, Visa, Bancontact).

Een vzw is een ideale organisatievorm als je als non-profitorganisatie belangrijke contracten wil afsluiten. Het nadeel is echter dat je zichtbaar, pakbaar, grijpbaar bent. Ook de toenemende administratieve rompslomp moet je erbij nemen.

Een vzw heeft rechtspersoonlijkheid en biedt normaal bescherming aan de bestuurders. In praktijk zijn er steeds meer vzw’s niet in orde met de wettelijke verplichtingen. De bescherming valt dan weg. De bestuurders zijn dan persoonlijk aansprakelijk.

Voorbeelden:

De statuten voldoen niet aan de verplichtingen die het Wetboek Vennootschappen & Verenigingen opleggen.
De duurtijd mandaat (bepaald in de statuten) overschrijden.
De verplichte publicaties en neerleggingen niet doen.
Slechts met 2 bestuurders zijn (terwijl er meer leden zijn)
De jaarrekening niet neergelegd hebben bij de Griffie
Kwijting geven die niet gebaseerd is op financiële stukken
…

Als bestuurders niet weten aan welke verplichtingen de vzw moet voldoen dan is een vereniging kwetsbaarder dan een feitelijke vereniging. Een vzw die geen rechtspersoonlijkheid meer heeft kan bijvoorbeeld geen rechtszaken voeren.

In tegenstelling tot een feitelijke vereniging komt er veel papierwerk kijken bij het runnen van een vzw.

Voorbeelden: het voeren van een boekhouding, neerlegging wijzigingen bestuur en statuten bij Staatsblad en Kruispuntbank, jaarrekening neerleggen, aangifte rechtspersonenbelasting, taks op vzw, UBO-register, kopies van passen (ex)bestuurders opsturen, bij oprichting activeren BTW-nummer (desnoods als kleine onderneming) gelukkig zijn de meeste jeugdhuizen wel vrijgesteld…

Het zijn de bestuurders die contractueel verplicht zijn om aan deze verplichtingen te voldoen. Anders begaan zij een persoonlijke fout waarvoor zij aansprakelijk kunnen gesteld worden.

Als bestuurders fouten maken door wettelijke vzw-verplichtingen niet op te volgen dan kunnen zij persoonlijk boetes ontvangen.

Een vzw is verplicht een BA-polis af te sluiten voor haar vrijwilligers. Het probleem bij vele vzw’s is dat hun polis vaak niet de volledige werking dekt. Bij een niet-verzekerd schadegeval is het mogelijk dat dit beschouwd wordt als een fout van de bestuurders. Dan moeten zij opdraaien voor de schade als de financiële reserves van de vzw onvoldoende zijn.

Een groot probleem is dat niemand een zinvolle verklaring kan geven waarom men eigenlijk vzw geworden is. Het meest gegeven antwoord is ‘voor als er iets gebeurt’, terwijl je dan … een goede verzekering nodig hebt.

Het grootste risico dat deze vzw’s lopen is dat ze vzw zijn omdat ze zelden met iets in orde zijn. Een steekproef bij lokale vzw’s gekoppeld aan een jeugdbeweging leert ons dan enkel KSA-groepen erg goed scoren, bij de andere jeugdbewegingen is 7 op 8 niet in orde.

Vzw ontbinden

Als je de vzw niet ontbindt bij stopzetting van de organisatie, moet je blijven voldoen aan alle verplichtingen. Doe je dit niet, dan riskeer je boetes en riskeer je als bestuur persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden voor eventuele schade of schulden.

De organisatie stopzetten

Wat te doen?

Roep een buitengewone algemene vergadering samen. De agenda moet het punt “ontbinding vzw” vermelden. Je stuurt deze agenda minstens 15 dagen voor de vergadering op naar alle leden. Hoe je dit doet, kun je nalezen in de statuten van de vzw.
Voor je met de buitengewone algemene vergadering begint, moet je vaststellen dat er voldoende leden aanwezig zijn. Om geldig te stemmen over de ontbinding van de vzw, dient minstens 2/3^e van de leden aanwezig of vertegenwoordigd te zijn via een volmacht.

Zijn er niet voldoende leden? Dan kun je niet rechtsgeldig vergaderen. In dat geval organiseer je een nieuwe buitengewone algemene vergadering, waarbij je opnieuw de termijn van minstens 15 dagen respecteert. Op deze nieuwe buitengewone algemene vergadering kan je rechtsgeldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezigen.
Als je met voldoende leden aanwezig bent, kun je de ontbinding van de vzw behandelen. De ontbinding wordt enkel aangenomen wanneer minstens 4/5^e van de leden akkoord gaan met de ontbinding, onthoudingen niet meegeteld.

Let wel, de statuten van de vzw kunnen strengere maatregelen opleggen dan de wettelijke. Controleer dus zeker wat de statuten van de vzw vermelden over de ontbinding en de (buitengewone) algemene vergadering.
Indien de ontbinding wordt aangenomen door de buitengewone algemene vergadering stel je vereffenaars aan. Dit kan een lid, bestuurder of een externe persoon zijn. Zij zorgen ervoor dat alle schulden van de vzw betaald worden en dat alle lopende contracten stopgezet worden. Hieronder vind je een uitgebreide taakomschrijving van een vereffenaar.

De algemene vergadering kan een einddatum opleggen, tegen wanneer de vereffenaars klaar moeten zijn met hun opdracht.
De beslissing om te ontbinden moet binnen de maand na de buitengewone algemene vergadering bekendgemaakt worden in het Staatsblad door formulier I & II in te vullen en samen met het verslag van de algemene vergadering en een betalingsbewijs op te sturen naar de griffie van de ondernemingsrechtbank.
Op deze publicatie vermeld je de gegevens van de vereffenaars. Vanaf dan is de vzw in ontbinding en dient ze dit op al haar communicatie te vermelden.

Opgelet, ook de organisatie van de algemene vergadering, haar bevoegdheden en de modaliteiten over ontbinding kunnen de statuten van de vzw bepalingen bevatten. Controleer dit steeds.
Wanneer de vereffenaars klaar zijn met hun opdracht, roepen zij een nieuwe buitengewone algemene vergadering samen. Hierop zijn minstens 2/3^e van de leden aanwezig of vertegenwoordigd en wordt volgende agenda behandeld:
- De goedkeuring van het verslag van de vereffenaar
- De kwijting aan en het ontslag van de vereffenaar. Let wel: de vereffenaar kan nog tot 5 jaar na zijn ontslag aangesproken worden door schuldeisers die niet uitbetaald werden.
- De bestemming van het netto-actief. Dat moet steeds toegewezen worden aan de entiteit die in de statuten is aangewezen. Indien er in de statuten geen entiteit werd aangewezen, beslist de algemene vergadering over de bestemming. Let wel: het is verboden om het resterend netto-actief uit te keren aan de leden of het bestuur.
- De kwijting aan de bestuurders van de vzw
- Het afsluiten van de vereffening en de beslissing dat de vzw ontbonden is.
Binnen de 30 dagen na de laatste bijzondere algemene vergadering publiceer je de beslissingen van de buitengewone algemene vergadering in het Staatsblad door formulier I & II in te vullen en samen met het verslag van de algemene vergadering en een betalingsbewijs op te sturen naar de griffie van de ondernemingsrechtbank. Hierop worden minstens volgende besluiten vermeld:
- Het feit dat het verslag van de vereffenaar werd goedgekeurd
- Aan wie het netto-actief wordt toegewezen
- De kwijting aan de vereffenaar en de bestuurders
- Het afsluiten van de vereffening en de beslissing dat de vzw ontbonden is
Pas na deze laatste publicatie is de organisatie ontbonden.

De vereffenaar moet:

alle vorderingen, schulden en bezittingen in kaart brengen;
alle schuldvorderingen opvolgen;
alles wat verkoopbaar is (onroerende en roerende goederen, stocks ….) te gelde maken;
alle lopende verplichtingen en contracten afhandelen: auteursrechten, billijke vergoeding, elektriciteit, gas, verzekeringen, brouwer, huur, muziekcomputer, jeugdhuislicentie, spelautomaten… Opgelet: een leverancier kan een bewijs van ontbinding vragen via een publicatie in het Staatsblad. Misschien moet die jou nog geld terug, zeker wanneer je al een jaartarief of jaarpremie betaalde.
alle bekende schuldeisers vergoeden voor zover het vermogen dat toelaat. Het is belangrijk om te weten dat je niet zomaar bepaalt welke schuldeiser je eerst vergoedt.
- Sommige schuldeisers zijn bevoorrecht, denk maar aan hypothecaire schuldeisers. De achtergestelde schuldeisers komen na het personeel en de banken. Binnen elke groep schuldeisers is er steeds gelijkheid van behandeling.
- Als er een negatief saldo overblijft na de vereffening, dan moet de vereffenaar onderhandelen met de schuldeisers. Als hij de bevoorrechte schuldeisers heeft betaald, kan de vereffenaar de andere schuldeisers naar evenredigheid betalen.
een verslag opmaken en vervolgens de algemene vergadering weer bijeenroepen.

De algemene vergadering zal een beslissing nemen over de bestemming van het overblijvend vermogen. Die bestemming staat normaal in de statuten, maar de algemene vergadering mag die wijzigen als dat duidelijk vermeld staat in de statuten. Daarvoor volgt men de procedure van een statutenwijziging. Staat er toch geen bestemming in de statuten of bestaat de vermelde organisatie niet meer, dan legt de algemene vergadering met een gewone meerderheid een bestemming vast. De bestemming moet een belangeloos doel zijn, het vermogen verdelen onder de leden is dus niet toegelaten.

De algemene vergadering moet het verslag goedkeuren. Daarna kan ze de vereffenaar ontslaan en de definitieve publicatie doen in het Staatsblad. Als er een overschot is, kan dit worden overgemaakt en kunnen ook de bankrekeningen worden afgesloten.

Je doet het best ook in deze volgorde. Stel dat je eerst de verzekering zou opzeggen terwijl de vzw nog een tijdje bestaat en er wordt schade aangericht aan derden, dan zal men die verhalen op de bestuurders. Een vzw moet haar vrijwilligers immers altijd verzekeren.

Een feitelijke vereniging kent geen juridische vorm en bijgevolg geen eigen verplichtingen. Toch is het zinvol om bovenstaand lijstje te overlopen, om de organisatie op een goede manier te ontbinden. Doe je dit niet en laat je onbetaalde schulden achter? Dan ben je als lid van de feitelijke verenging persoonlijk verantwoordelijk voor de resterende schuld.

Bij de ontbinding is het belangrijk om als een voorzichtig en redelijk persoon te werk te gaan. Je zorgt er dus voor dat, voor zover mogelijk, alle schulden worden afbetaald en contracten stopgezet. Deze zaken laat je best niet te lang liggen, om onnodige kosten en facturen te vermijden.

Als er niet voldoende middelen zijn om de resterende schulden af te betalen, dan ga je best in overleg met de schuldeisers. Deze schulden vervallen niet omdat de verenging geen geld meer heeft, maar zijn de verantwoordelijkheid van de leden van de feitelijke vereniging.

Indien er nog resterend netto-actief (positief saldo op de rekening van de vereniging) is na het afbetalen van de schulden en het stopzetten van de overeenkomsten, draag je dit best over aan een vereniging met een gelijkaardig doel. Als dit saldo wordt verdeeld onder de leden dan is dit een belastbaar inkomen dat moet worden aangegeven op de personenbelasting.