Name: Formaat
Price range: $

Verandert er tijdens je Algemene Vergadering (AV) iets aan het bestuur of de statuten van je vzw? Dan ben je wettelijk verplicht om die wijzigingen bekend te maken. Dat doe je met een publicatie in het Belgische Staatsblad en met een aanpassing in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Het gaat bijvoorbeeld om een bestuurswissel, een statutenwijziging of een nieuwe locatie.

Je kan dat op twee manieren doen. Online via JustAct, het digitale platform van de FOD Justitie. Of op papier, met formulieren die je indient bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Hieronder leggen we beide manieren uit met een stappenplan in de bijlage onderaan dit artikel.

Een niet-statutaire beslissing verandert niets aan de tekst van je statuten. Bijvoorbeeld:

Een nieuwe bestuurder benoemen, verlengen, of een mandaat stopzetten
Een dagelijks bestuurder aanstellen
Je e-mailadres en je website doorgeven

Een statutaire beslissing verandert iets dat in je statuten staat. Bijvoorbeeld:

De naam of de afkorting van je vzw
Het voorwerp, dus het doel van je vzw
De duur van je vzw
Het tijdstip van de jaarlijkse Algemene Vergadering, zoals het in je statuten staat
Het gewest waarin je zetel ligt
De rechtsvorm

Het onderscheid tussen statutaire en niet-statutaire beslissingen heeft twee gevolgen. Bij een statutaire wijziging moet de beslissing genomen zijn op een AV die daarover geldig kan beslissen en moet je de gecoördineerde statuten opladen. Dat is de volledige, bijgewerkte tekst van je statuten, met al je wijzigingen erin verwerkt. Bij een niet-statutaire wijziging volstaat het verslag van de AV die besliste.

JustAct is de toepassing van de FOD Justitie waarmee je wijzigingen van je vzw digitaal kan indienen. Je vult de juiste gegevens aan, laadt je verslag op, ondertekent digitaal en betaalt online. Daarna zorgt de toepassing zelf voor de publicatie in het Belgische Staatsblad en de aanpassing in het KBO.

Twee dingen om vooraf te weten:

Om te ondertekenen heb je een kaartlezer, je identiteitskaart en de pincode daarvan nodig. Aanmelden kan wel met itsme of MyGov.
Je krijgt enkel toegang tot het dossier als je als bestuurder in de KBO staat of als een bestuurder uit de KBO jou in JustAct heeft aangesteld.

Stappenplan: wijziging indienen via JustAct

Jaarrekening: indienen blijft op papier

Keurt je Algemene Vergadering ook de jaarrekening goed? Die neerlegging staat los van je publicatie en gaat niet via JustAct.

Voor de meeste open jeugdwerkingen, dus de vzw’s met een enkelvoudige boekhouding, moet dat nog altijd op papier gebeuren. Je stuurt de jaarrekening per post naar de griffie van de ondernemingsrechtbank, binnen 30 dagen na de goedkeuring. Dat is gratis. Meer daarover lees je in ons artikel over de jaarrekening.

Je kan je wijziging ook op papier indienen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Je gebruikt dan de officiële formulieren: Formulier 1 voor het Belgische Staatsblad en formulier 2 voor de KBO. Daarbij horen nog enkele bijlagen, meerdere exemplaren en handtekeningen. Je betaalt vooraf en voegt het betaalbewijs toe.

Weet je niet welke griffie de jouwe is? Dan kan je de juiste ondernemingsrechtbank en afdeling opzoeken.

Stappenplan: wijziging indienen op papier bij de griffie

Hulp bij je documenten op papier

Als je lid bent bij Formaat, kan je gratis Assist gebruiken. Dat is een online tool voor het beheer van de boekhouding van je vzw. In Assist maak je snel en eenvoudig de documenten op die je nodig hebt om op papier in te dienen bij de griffie.

Je moet je wijziging binnen één maand na de beslissing indienen. Dat geldt zowel online als op papier.

Kostprijs statutenwijziging

Zowel statutaire als niet-statutaire wijzigingen zijn betalend. In JustAct zie je het exacte bedrag voor je betaalt. Werk je op papier, dan zoek je het bedrag zelf op en betaal je vooraf. Je vindt de actuele tarieven op de website van de FOD Justitie.

Wijzigt het bestuur van je vzw, dan moet je dit ook aanpassen in het UBO-register. Dat is een apart register bij de FOD Financiën en wordt niet automatisch gewijzigd met je publicatie. Meer info over hoe je dit moet wijzigen kan je in dit artikel vinden.

De overheid wil weten wie verantwoordelijk is binnen een vzw en welke regels er gelden. Pas na de publicatie in het Belgische Staatsblad en de aanpassing in de KBO zijn je wijzigingen officieel van kracht. Publiceer je niet, dan riskeer je dat je wijziging niet rechtsgeldig is of dat je vzw in overtreding is.

Het Belgische Staatsblad is de officiële bekendmaking van je beslissing. De KBO is de databank met alle praktische gegevens van je vzw. Via JustAct regel je beide in één beweging. Op papier vul je daarvoor twee aparte formulieren in.

Gebruik onze checklist voor het organiseren van je AV om niets te vergeten.

Een statutenwijziging betekent dat je iets verandert aan de officiële regels van je vzw, bijvoorbeeld over het doel, het aantal bestuurders of de manier van vergaderen.
Een bestuurderswissel gaat enkel over wie er aan het roer staat van je organisatie: je voegt een nieuwe bestuurder toe of iemand stopt ermee. Beide wijzigingen moeten gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad en gemeld worden aan de KBO.

De kosten hangen af van het type wijziging. De tarieven worden jaarlijks aangepast. Je vindt het actuele bedrag op de website van de FOD Justitie.

Je riskeert dat de wijziging niet rechtsgeldig is of dat je vzw in overtreding is. Dien daarom alles binnen één maand na de AV in. Gebruik onze checklist voor het organiseren van je AV om niets te vergeten.

Ja, bij een wijziging van het bestuur van je vzw moet je ook het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner) aanpassen. In dit register noteer je wie er zeggenschap heeft over de organisatie, zoals bestuurders. Elke wijziging (nieuwe bestuurder of ontslag) moet binnen de maand geregistreerd worden via het online platform van de FOD Financiën. Vergeet dit niet, want je riskeert een boete als de info niet correct of tijdig is aangepast.

De overheid wil weten wie er verantwoordelijk is binnen een vzw en welke regels er gelden. Daarom moet je belangrijke beslissingen die tijdens je Algemene Vergadering (AV) genomen worden, zoals een nieuwe bestuurder of een wijziging in de statuten, officieel laten registreren. Die publicatie maakt je vzw transparant en rechtsgeldig. Pas na publicatie in het Belgisch Staatsblad en registratie in de KBO zijn de wijzigingen officieel van kracht.

Een publicatie in het Belgisch Staatsblad is een officiële bekendmaking van beslissingen binnen je vzw, zoals een statutenwijziging of een verandering in het bestuur. Dit maakt je beslissing wettelijk geldig en publiek.

De KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) is een databank waarin alle ondernemingen en vzw’s in België geregistreerd zijn. Hier moet je de praktische gegevens van je vzw bijwerken, zoals wie de bestuurders zijn of wat het adres is.

Kort gezegd:

Staatsblad = officiële bekendmaking (Formulier I)

KBO = administratieve registratie van je gegevens (Formulier II)

✔️Meld je wijziging binnen de maand na de AV
✔️ Kies tussen online via JustAct of op papier via de griffie
✔️ Zorg voor een ondertekend uittreksel van het verslag van je AV
✔️ Statutenwijzing: bezorg je volledig aangepaste statuten
✔️ Pas ook je UBO-register aan