Wijzig je tijdens je Algemene Vergadering iets aan het bestuur of de statuten van je vzw? Dan ben je wettelijk verplicht om die aanpassing bekend te maken via een publicatie in het Belgisch Staatsblad én een melding in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Of het nu gaat om een bestuurswissel, een statutenwijziging of een nieuwe maatschappelijke zetel: je moet hiervoor officiële formulieren invullen en indienen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dit gebeurt nog altijd op papier. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dat doet, met of zonder Assist.
Hoe maak je een publicatie op?
Publicatie opmaken via Assist
Als je lid bent bij Formaat kan je gratis Assist gebruiken. Dat is een online tool voor het beheer en de boekhouding van je vzw. In Assist kan je de nodige documenten snel en eenvoudig opmaken.
Werk je toch liever zonder Assist? Volg dan hieronder de stappen om de publicatie manueel op te maken.
Publicatie manueel opmaken
Wanneer er op de Algemene Vergadering (AV) bestuurders ontslagen of benoemd worden, of wanneer er statutenwijzigingen zijn, moet je dit publiceren in het Belgisch Staatsblad én in de KBO.
Deze publicatie is betalend en je moet hiervoor de officiële formulieren van de ondernemingsrechtbank gebruiken: Formulier 1 en Formulier 2.
Luik A
Vul de gegevens van de vzw in.
Luik B
Vul opnieuw de gegevens in en beschrijf de wijziging.
Bijvoorbeeld: Een van je bestuurders stopt en de AV benoemt een nieuwe bestuurder. Dan vul je de wijziging in, samen met de naam van de bestuurder die de wijziging zal ondertekenen.
Op de algemene vergadering van NAAM JEUGDHUIS, bijeengekomen op DATUM te PLAATS, werd het ontslag van de volgende bestuurders goedgekeurd:
– VOORNAAM NAAM, geboren te PLAATS op DATUM
De algemene vergadering heeft volgende personen voor ON- of BEPAALDE duur benoemd tot nieuwe bestuurders:
– VOORNAAM NAAM, geboren te PLAATS op DATUM
NAAM BESTUURDER
Bestuurder
Luik C
Dit moet je niet invullen. Luik C is enkel voor oprichtingen.
Luik A
Vul de gegevens van de vzw in.
Luik C – onderdeel 4
Noteer hier:
▪️welke bestuurders ontslagen werden (E = beëindiging)
▪️welke bestuurders benoemd werden (B = benoeming)
▪️hun rijksregisternummer
▪️hun naam en voornaam
▪️hun hoedanigheid (bestuurder)
▪️de datum van de AV waarop de beslissing genomen werd
Onderaan vul je de naam van de ondertekenende bestuurder, de plaats en de datum in.
Hoe dien je de publicatie in?
Naast de formulieren moet je nog enkele documenten toevoegen zodat de identiteit van de bestuurders kan worden gecontroleerd. Er zijn ook regels voor het aantal exemplaren en de handtekeningen.
Tip: laat één bestuurder alle documenten in blauwe inkt ondertekenen om verwarring te vermijden.
Je dient in:
- Formulier 1
- 3 exemplaren (recto geprint)
- Op elke achterzijde: naam en handtekening
- Formulier 2
- 2 exemplaren (recto geprint)
- Onderteken Luik C onderaan op de voorzijde bij “Handtekening”
- Kopieën van de identiteitskaarten van alle bestuurders die betrokken zijn bij de publicatie (zowel nieuwe als ontslagen bestuurders)
- De bestuurder die Formulier 1 en 2 ondertekent, zet best een paraaf (verkorte handtekening) op deze kopieën
- Bewijs van betaling van de publicatiekosten aan het Belgisch Staatsblad
- Een printscreen is voldoende
- Gebruik het juiste bedrag (zie website FOD Justitie, Formulier V.Z.W.)
- Vermeld je ondernemingsnummer als mededeling
- Een uittreksel van de notulen van de AV
- Hierin staan de beslissingen die tijdens de AV werden gemaakt
- Dit document moet ondertekend worden
- Verklaring van controle op bestuursverbod
- Je controleert in JustBan of bestuurders geen bestuursverbod hebben
- Geen verbod? Dan ondertekent een bestuurder een verklaring op eer
- (Eventueel) de goedgekeurde jaarrekening van het vorige jaar, als deze ook op de AV werd goedgekeurd
Waar dien je alles in?
Je moet de wijzigingen binnen één maand na de beslissing indienen bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. (als je niet weet welke kan je de juiste ondernemingsrechtbank en afdeling opzoeken)
Let op: vanaf 1 maart 2026 worden jaarlijks de tarieven voor bekendmaking aangepast.
Dien je net rond die periode in? Dan kan het zijn dat je enkele euro’s extra moet betalen voor je publicatie als er teveel tijd tussen zit.
Veelgestelde vragen
Een statutenwijziging betekent dat je iets verandert aan de officiële regels van je vzw, bijvoorbeeld over het doel, het aantal bestuurders of de manier van vergaderen.
Een bestuurderswissel gaat enkel over wie er aan het roer staat van je organisatie: je voegt een nieuwe bestuurder toe of iemand stopt ermee. Beide wijzigingen moeten gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad en gemeld worden aan de KBO.
De kosten hangen af van het type wijziging. De tarieven worden jaarlijks aangepast. Je vindt het actuele bedrag op de website van de FOD Justitie.
Je riskeert dat de wijziging niet rechtsgeldig is of dat je vzw in overtreding is. Dien daarom alles binnen één maand na de AV in. Gebruik onze checklist voor het organiseren van je AV om niets te vergeten.
Ja, bij een wijziging van het bestuur van je vzw moet je ook het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner) aanpassen. In dit register noteer je wie er zeggenschap heeft over de organisatie, zoals bestuurders. Elke wijziging (nieuwe bestuurder of ontslag) moet binnen de maand geregistreerd worden via het online platform van de FOD Financiën. Vergeet dit niet, want je riskeert een boete als de info niet correct of tijdig is aangepast.
De overheid wil weten wie er verantwoordelijk is binnen een vzw en welke regels er gelden. Daarom moet je belangrijke beslissingen die tijdens je Algemene Vergadering (AV) genomen worden, zoals een nieuwe bestuurder of een wijziging in de statuten, officieel laten registreren. Die publicatie maakt je vzw transparant en rechtsgeldig. Pas na publicatie in het Belgisch Staatsblad en registratie in de KBO zijn de wijzigingen officieel van kracht.
Een publicatie in het Belgisch Staatsblad is een officiële bekendmaking van beslissingen binnen je vzw, zoals een statutenwijziging of een verandering in het bestuur. Dit maakt je beslissing wettelijk geldig en publiek.
De KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) is een databank waarin alle ondernemingen en vzw’s in België geregistreerd zijn. Hier moet je de praktische gegevens van je vzw bijwerken, zoals wie de bestuurders zijn of wat het adres is.
Kort gezegd:
Staatsblad = officiële bekendmaking (Formulier I)
KBO = administratieve registratie van je gegevens (Formulier II)
✔️ Binnen de maand na de AV melden
✔️ Via publicatie in het Belgisch Staatsblad
✔️ En een aanpassing in de KBO
✔️ Vul de juiste formulieren in (kan eenvoudig via Assist)
✔️ Verzamel alle nodige documenten
✔️ Dien correct in bij de griffie van de ondernemingsrechtban
