Een jeugdinitiatief heeft elektriciteit en verwarming nodig. Je wil er muziek horen en een pintje kunnen drinken. Voor al die zaken sluit een jeugdinitiatief contracten af. Het is belangrijk dat bestuurders weten aan welke contracten ze gebonden zijn. Daar gaat het nog vaak mis.
Wie mag een contract tekenen?
Als je een feitelijke vereniging bent, dan worden contracten getekend door een medewerker. Die doet dat in eigen naam, wat gevolgen kan hebben als het later misloopt. Het is best dat alle andere leden van de feitelijke vereniging volmacht geven aan de persoon die de contracten ondertekent.
Daarom kiest een vereniging die veel en belangrijke contracten afsluit best voor een vzw-structuur. Dan teken je contracten in naam van de vzw. Dat mogen trouwens enkel de bestuurders of, als ze aanwezig zijn, de dagelijks bestuurders. Het zijn jouw statuten die de interne regels daarover vastleggen.
In de Kruispuntbank voor Ondernemingen kan je zien wie er allemaal in het bestuur van je vzw zit. Sta jij daar niet tussen omdat de bestuurswissel nooit werd doorgegeven? Dan kan je in de problemen komen. Zo kan het gebeuren dat je plots niet meer aan je bankrekening kan op het moment dat je dringend een rekening moet betalen.
Het tekenen van een contract gebeurt steeds door een meerderjarige, ook in een vzw.
Elk contract ondertekend door een bestuurder is rechtsgeldig en moet nagekomen worden, ook als de rest van het bestuur het daar niet mee eens is. In zo’n geval moet je een vergoeding betalen om het contract te verbreken en kan je de kost vervolgens doorschuiven naar de bestuurder die in de fout ging.
Verzekering van gehuurde goederen
Als je iets huurt bij een firma of een uitleendienst dan ben jij als ontlener ervoor verantwoordelijk dat de gehuurde goederen in dezelfde staat weer worden ingeleverd. Schade valt nooit onder een verzekeringspolis Burgerlijke Aansprakelijkheid, want die dekt enkel schade die niet binnen een contract is aangericht. Je neemt daarvoor best een polis Alle Risico’s. Misschien heeft de verhuurder zelf een goede verzekering.
Een contract opzeggen
Net zoals alleen bestuurders een contract mogen ondertekenen, mogen zij het ook als enigen opzeggen. Je vindt de opzegtermijnen in het contract. Bewaar het overzicht over alle contracten, zodat je in één oogopslag kan zien wanneer een contract afloopt en wanneer je het uiterlijk moet opzeggen. Een opzeg doe je altijd aangetekend (per brief of e-mail), enkel zo is er bewijskracht.
Bij sommige contracten is de opzeg wettelijk vastgelegd, enkele voorbeelden:
Verzekeringscontracten: uiterlijk drie maanden voor het einde van de overeenkomst, anders worden ze automatisch met een jaar verlengt. Kijk na hoe lang het contract loopt. Een verzekeringscontract voor een particulier loopt slechts één jaar, bij B2B-contracten (zoals een vzw die afsluit) kan zo’n contract echter ook drie jaar lopen.
Energiecontracten: dezelfde regels als hij particulieren, zolang het totaal jaarlijks elektriciteitsverbruik kleiner of gelijk is aan 50.000 kWh en het totaal jaarlijks gasverbruik kleiner of gelijk is aan 100.000 kWh. Als je binnen die grenzen blijft, kun je het contract vóór de voorziene einddatum stopzetten en hoef je enkel nog rekening te houden met de minimum opzegtermijn van één maand. De opzeg gaat dan in op de eerste van de maand volgend op de maand van opzeg.
Waarop moet je letten als je zelf contracten aanbiedt?
Als jongeren jouw locatie willen huren om een evenement te organiseren, dan laat je best meerdere personen het contract tekenen. Dat doe je ook bij een feitelijke vereniging. Als het om minderjarigen gaat, dan tekenen hun ouders.
Heb je niet te maken met een losse groep of feitelijke vereniging, maar met een vzw of andere rechtspersoon? Controleer dan eerst in de Kruispuntbank of de ondertekenaar de vzw wel kan vertegenwoordigen. Zo vermijd je dat iemand een contract tekent in naam van een vzw die (gerechtelijk) ontbonden is.
Vraag een waarborg en een voorschot als je de zaal verhuurt. Zo breng je mogelijke schade of wanbetaling mee in rekening. Je kan ook een voorschot (met korting) vragen voor de drank. Ook een minimaal forfait kan, afhankelijk van het soort activiteit. Dat bedrag trek je dan later af van de eindfactuur.
Andere aandachtspunten lees je hieronder.
Wat moet een contract best bevatten?
Om problemen met slechte betalers te voorkomen neem je best volgende bepalingen op in het contract:
betalingstermijn (normaal is dit dertig dagen, dat mag ook korter);
eventuele administratiekost bij het sturen van een herinnering;
intresten die lopen nadat je per aangetekend schrijven de contractant in gebreke stelt.
Voor de intresten kun je ofwel de wettelijke intresten volgen ofwel ze zelf opleggen (bijvoorbeeld 6%). Vaak wordt er nog een vast bedrag aan toegevoegd. Deze site helpt je om de intrest te berekenen.
Maak voor intresten een onderscheid tussen particulieren en ondernemingen. Aan die laatste kun je een hogere intrest vragen. Lees hierover meer via boekhouder.be.
Die bijkomende kosten voor administratie, dossierkosten en ingebrekestelling mag je m.a.w. niet in rekening brengen als die niet voorzien zijn in jouw algemene betalingsvoorwaarden. De andere partij kan zich beroepen op art 3§1 en §2 van de wet (minnelijke invordering van schulden bij de consument). Die verbiedt uitdrukkelijk de inning van niet-voorziene of niet-wettelijk toegestane bedragen (art 3 §2, 4e lid).
Wanneer is een factuur verjaard?
Als een factuur voor een lange periode niet betaald wordt, dan kan die verjaren. Dat betekent dat de schuldeiser ze niet meer hoeft te betalen. Hoe lang die periode is, staat in de wet. Als je aan een particulier verhuurt, is dat één jaar. Bij ondernemingen is dat vijf jaar. Dit is belangrijke kennis voor als je jouw zaal verhuurt aan anderen en je factuur niet betaald wordt.
Meer informatie vind je op de site van de Federale Overheidsdienst Economie.
Stuiting van de verjaring en inschakelen gerechtsdeurwaarder en incassobureau
Wordt je factuur maar niet betaald? Dan start je met een schriftelijke ingebrekestelling of aanmaning. Daarin deel je de volgende gegevens mee:
gegevens van de schuldeiser
factuurnummer en - datum (zo is het meteen duidelijk hoe oud de schuld is)
omschrijving en verantwoording van de aangerekende bedragen
Je geeft de schuldenaar een termijn van vijftien dagen om te reageren. Die kan de schuld eventueel gemotiveerd aanvechten.
Als de factuur dan nog niet is betaald, kun je een beroep doen op een advocaat, gerechtsdeurwaarder of een incassobureau. Daardoor wordt de verjaringstermijn ook opgeschoven en loopt hij niet meer vanaf de factuurdatum, maar vanaf de dag waarop je de aanmaning hebt gestuurd. Daarmee wil de wetgever voorkomen dat schuldvorderingen met een korte verjaringstermijn snel voor de rechter verschijnen.
Voor onbetwiste facturen tussen ondernemingen (ook vzw’s dus) kan een gerechtsdeurwaarder rechtstreeks een vonnis krijgen, zonder proces. Hij kan dus bijna onmiddellijk de betaling afdwingen.
Enkele voorbeelden van incassobureaus vind je hier:
Polis rechtsbijstand
Initiatieven die veel belangrijke contracten ondertekenen, kunnen overwegen een polis Rechtsbijstand uitgebreid met ‘contracten’ af te sluiten bij IC-verzekeringen. Het is een betaalbare polis op maat. Opgelet: dit soort polissen treedt niet onmiddellijk in werking. Het heeft dus geen zin om deze vlug af te sluiten omdat je volgende maanden problemen verwacht.
Bijzondere contracten: de drankafnameovereenkomst
Een drankafnameovereenkomst is een contract met een brouwerij of drankenhandelaar die je verplicht om bij die specifieke zaak drank af te nemen. Een uitbater die zo’n overeenkomst aangaat, moet een paar regels volgen:
meerdere bieren of andere dranken afnemen (exclusieve voorbereiding);
geen concurrerende producten aankopen;
binnen een bepaalde periode verplicht een minimale hoeveelheid drank kopen.
In ruil krijg je van de drankenleverancier bijzondere voordelen, zoals een gebouw dat je kan huren, een lening, meubels of andere materialen. Vanuit Formaat zijn we geen voorstander van dit soort contract, omdat de kans groot is dat generaties die na jou gaan komen het contract niet kunnen nakomen.
De Europese regelgeving legt beperkingen op aan brouwerijen. Voor brouwerijen die minder dan 30% van de markt innemen, is er één beperking: een drankafnameovereenkomst mag maximaal vijf jaar duren. Voor het overige mag de brouwerij of drankenhandelaar alle bieren, dranken, andere producten en diensten opnemen in de verplichting, dus ook verzekeringen, speelautomaten, onderhoudscontracten... Als de brouwerij of drankenhandelaar een gebouw verhuurt aan de uitbater, mag de duur van de verplichting dezelfde zijn als de duur van de huur.
Brouwerij InBev, bekend van Jupiler en Stella, heeft meer dan 30% van de markt in handen en mag in principe geen drankafnameverplichtingen meer opleggen. Het bedrijf heeft echter de toestemming om van de wet af te wijken en nog steeds volgende verplichtingen op te leggen:
AIs de brouwerij een drankgelegenheid verhuurt: enkel verplichte afname van bieren op vat die InBev zelf brouwt en geen verplichte minimumhoeveelheid;
Als de brouwerij geld leent, materiaal voorziet of sponsort: sponsoring): enkel verplichting voor wat de pils op vat betreft, maar InBev mag 50% van de totale leveringen voor zich opeisen. Daarnaast kan een uitbater zich vrijkopen door de lening terug te betalen of het materiaal in bruikleen af te kopen. De maximumduur van de afnameverplichting is vijf jaar.
De meeste drankafnameovereenkomsten bevatten strafbepalingen die kunnen ingeroepen worden in geval van overtreding. Die zijn al jaren oud en erg streng. Op 21 december 2015 ondertekenden Horeca Vlaanderen, Horeca Brussel, Horeca Wallonië, De Belgische Brouwers en de Federatie van Belgische drankenhandelaars (FeBeD) een gedragscode die de drankafnamecontracten zou moeten versoepelen.
Horeca Vlaanderen geeft jou een antwoord op die vraag met een handige checklist. Die vind je terug op hun website.
📸Mathilde Maes
