Feitelijke vereniging

Een feitelijke vereniging is een vereniging die ontstaat als minimum twee mensen beslissen om zich te groeperen met een gemeenschappelijk doel. Vergelijk het met een soort clubje, zonder dat het op een specifieke manier wettelijk is vastgelegd.

Wat betekent dat concreet?

• In een feitelijke vereniging ben je persoonlijk verantwoordelijk voor de verplichtingen van de vereniging. Dat is niet zo in een vzw.

• Een feitelijke vereniging kan geen contracten afsluiten op naam van de vereniging, maar enkel op naam van één van de leden van de vereniging. Het is aanbevolen dat alle andere leden van de feitelijke vereniging volmacht geven aan de persoon die het contract tekent. Als je vereniging een vzw is, kan je wel contracten afsluiten op naam van die vzw.

Een feitelijke vereniging kan geen eigendom bezitten op naam van de vereniging, maar enkel op naam van één van de leden van de vereniging. Als je vereniging een vzw is, kan je wel een eigendom bezetten op naam van die vzw. Maar als de vereniging bepaalde spullen gebruikt exclusief voor de vereniging zelf (dus niet door individuele leden of buitenstanders), dan wordt aangenomen dat de vereniging verantwoordelijk is voor die spullen. Dit wordt "eigendom in onverdeeldheid" genoemd. Dat betekent dat alle leden van de feitelijke vereniging samen eigenaar zijn van de spullen en er dus ook verantwoordelijk voor zijn.

In de volgende gevallen ben je beter een vzw dan een feitelijke vereniging:

• Een initiatief met een grote omzet omwille van de openingsuren en/of bepaalde activiteiten. In een vzw ben je zeker dat alle kosten en inkomsten toebehoren aan de vereniging en niet aan de personen in de werking.

• Een jeugdhuis dat belangrijke eigendommen bezit. Denk zowel aan onroerend goed (een gebouw) als aan roerende goederen (bijvoorbeeld een muziekinstallatie, computers, meubilair).

Een jeugdhuis dat belangrijke contracten wil afsluiten. Denk aan de huur of het gebruik van een gebouw, een grote groep boeken voor een evenement, een contract afsluiten met de brouwer, personeel in dienst nemen… In een feitelijke vereniging zijn het de personen zelf die zich verbinden in dat soort contracten. Vrijwilligers draaien dan persoonlijk op voor de verplichtingen in elk contract. Heb je een vzw-statuut, dan ligt deze verantwoordelijkheid bij de vereniging.

Voor kleinschalige jeugdhuizen of jongerenwerkingen kan de structuur van een feitelijke vereniging een goed idee zijn. Als je daarvoor kiest, is het toch ook belangrijk om een aantal dingen op papier te zetten. Dat is belangrijk als je bijvoorbeeld een bankrekening wilt afsluiten.

Wat moet je in orde brengen als feitelijke vereniging?

• Maak een basisdocument met de doelstellingen, de structuur, de voorwaarden voor lidmaatschap, de taken van de verschillende werkgroepen, de financiële grenzen en eventuele besluitvormings- en stemprocedures binnen de vereniging.

• Stel een intern reglement op, zodat jouw leden de afspraken kennen.

• Maak een model voor statuten van een feitelijke vereniging.

Groeit jouw werking op vlak van inkomsten, structuren of leden? Dan kies je op dat moment misschien beter voor een vzw-structuur. Je kan de administratie van jouw feitelijke vereniging tot zes maanden terug inboeken in de nieuw opgerichte vzw.

Hoewel je veel minder administratieve verplichtingen hebt als feitelijke vereniging, kan die structuur ook nadelen hebben.

• In sommige gevallen kan je als feitelijke vereniging geen subsidies aanvragen bij je gemeente, hogere overheden of mecenaatsfondsen. Dan zal je een vzw moeten oprichten om toch subsidies te kunnen krijgen.

• Als je een toelating nodig hebt van het Federale Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), zal een bestuurder een vestigingseenheid op zijn persoonlijke naam moeten nemen.

• Bij een belastingcontrole zullen automatisch de verantwoordelijken persoonlijk aangesproken worden.

Bij financiële problemen zullen alle leden aangesproken worden. Bijvoorbeeld bij problemen als gevolg van een niet-verzekerd schadegeval.

Veel vzw’s worden opgericht zonder na te denken over de gevolgen. Een vzw oprichten geeft daarom vaak een vals gevoel van veiligheid. Het vraagt immers een stipte administratieve opvolging. Ben je niet in orde met de wettelijke verplichtingen dan kan je ook geen beroep doen op de bescherming die de rechtspersoon biedt. Gezien een vzw veel zichtbaarder is dan een feitelijke vereniging is ze dus ook makkelijker pakbaar. Hierdoor kunnen bestuurders van een vzw ook net meer risico lopen dan bestuurders in een feitelijke vereniging.

Voorbeelden:

• Jouw statuten moeten voldoen aan de wettelijke bepalingen, anders kan je de rechtspersoonlijkheid verliezen.
• Elk wijziging van het bestuur moet zo spoedig mogelijk worden doorgegeven. Zo kan je o.a vermijden dat je plots niet meer aan de bankrekening kan.
• Aangifte taks op de vzw is verplicht. Er kan een boete volgen indien je dit niet doet.
• Jaarlijkse aangifte in de rechtspersonenbelasting. Er kan een boete volgen indien je dit niet doet.
• Jaarlijkse controle UBO-register.
• Een boekhouding voeren en dit stipt opvolgen.
• Een begroting opmaken en laten goedkeuren door jouw algemene vergadering.
• De goedgekeurde jaarrekening (incl. de staat van vermogen) binnen de maand neerleggen bij de Griffie om gerechtelijke ontbinding te voorkomen.

• Voer een boekhouding. Zo kan je bij een controle door de fiscus aantonen dat de inkomsten niet in jouw zakken verdwenen zijn. Hierop kan je immers belast worden!
• Als je drankaankopen doet op factuur, laat de naam van het jeugdhuis duidelijk vermelden op de factuur. Facturen die telkens op naam van een vaste medewerker staan, kunnen het vermoeden van belastingontduiking oproepen.
• Als je toch eens een belangrijke overeenkomst moet afsluiten,

  teken dan enkel als alle andere leden van de feitelijke vereniging jou schriftelijk volmacht hebben gegeven.

• Let op met verhuur van jouw lokalen. Als er schade is of de huurder betaalt de rekening niet dan is het moeilijk om dat te verhalen via de rechtbank. We raden aan om jouw feitelijke vereniging te registeren in de Kruispuntbank onder “Vennootschap of vereniging zonder rechtspersoonlijkheid”, je ontvangt dan een ondernemingsnummer. Op deze manier kan je wel in rechte treden.