Boekhouding klinkt vaak ingewikkeld, maar dat valt goed mee. Zeker in het open jeugdwerk werk je meestal met een eenvoudige vorm van boekhouding. In dit artikel leggen we uit wat enkelvoudige boekhouding is, wat je moet bijhouden en hoe je er praktisch mee aan de slag gaat. Zo hou je overzicht en kan je met een gerust hart verder werken.
Wat is enkelvoudige boekhouding?
Bij enkelvoudige boekhouding hou je op een eenvoudige manier bij welk geld binnenkomt en buitengaat. Bij elke betaling noteer je:
- wanneer je geld ontvangt of uitgeeft
- van wie het geld komt of aan wie je betaalt
- hoeveel het bedrag is
- waarvoor de betaling dient
Je hoeft geen ingewikkelde schema’s of termen te gebruiken. Het belangrijkste is dat elke betaling duidelijk genoteerd staat en dat je kan aantonen wat er met het geld gebeurt. Dat maakt het haalbaar voor vrijwilligers.
Deze vorm van boekhouding is bijzonder geschikt voor kleine vzw’s met beperkte geldstromen, zoals veel open jeugdwerkingen. Zolang je organisatie geen grote bedragen beheert, is enkelvoudige boekhouding meer dan voldoende.
Vanuit Formaat raden we aan om, waar dit wettelijk kan, voor deze vorm van boekhouding te kiezen. Ze vraagt minder administratie en sluit beter aan bij de realiteit van het open jeugdwerk.
Hoe begin je eraan?
Een goede enkelvoudige boekhouding start met duidelijke afspraken:
- wie verantwoordelijk is voor de boekhouding
- waar je de boekhouding bijhoudt (digitaal of op papier)
- waar je de bewijsstukken bewaart
Werk je digitaal, op papier of met een combinatie? Alles kan, zolang het overzichtelijk en terugvindbaar blijft. Regelmatig bijwerken is daarbij cruciaal.
Gebruik van Assist
Veel werkingen in het open jeugdwerk gebruiken Assist om hun enkelvoudige boekhouding digitaal bij te houden. Assist helpt je om inkomsten en uitgaven correct te registreren en overzicht te bewaren. Het programma is gebruiksvriendelijk en afgestemd op vrijwilligers.
Let wel op: Assist neemt de boekhouding niet van je over, maar ondersteunt je om ze correct bij te houden. Je blijft zelf verantwoordelijk, maar je maakt minder snel fouten. Meer weten? Lees ons artikel over Assist, het boekhoudprogramma voor open jeugdwerkingen.
Wat je moet bijhouden bij enkelvoudige boekhouding?
Een organisatie die enkelvoudige boekhouding voert, moet een aantal zaken verplicht bijhouden. Dat zijn geen ingewikkelde documenten. Concreet gaat het om een begroting, je boekhouding doorheen het jaar, een inventaris en de jaarrekening.
1. De begroting
Een begroting is een financieel plan voor het komende jaar. Je schat in:
- welke inkomsten je verwacht (bijvoorbeeld subsidies, lidgeld, sponsoring en opbrengsten van activiteiten)
- welke uitgaven je plant (bijvoorbeeld activiteiten, huur, materiaal, vergoedingen en vaste kosten)
Je maakt deze inschattingen op basis van eerdere jaren, geplande activiteiten en gekende kosten. Het is geen exacte wetenschap, maar wel een belangrijk hulpmiddel om keuzes te maken en prioriteiten te bepalen.
Wil je hier zelf mee aan de slag? In ons artikel over begroting vind je meer uitleg én een handige tool om er een te maken.
2. Je boekhouding doorheen het jaar
Je boekhouding op orde zetten, is geen eenmalige taak, maar iets wat je het hele jaar bijhoudt. Elke vzw is verplicht om een dagboek bij te houden: een overzicht van alle ontvangsten en uitgaven, zowel cash als via de bankrekening. In de praktijk bestaat dat dagboek uit een kasboek voor alle cashbetalingen en een overzicht van alle bewegingen op de bankrekening.
Het werkt het makkelijkste als je hiervoor en vast moment kiest, bijvoorbeeld één keer per maand. Tijdens dat moment:
- noteer je elke betaling die binnenkomt of buitengaat (cash, overschrijving of kaartbetaling)
- koppel je elke betaling aan een bewijsstuk, zoals een factuur of een rekening
- hou je de kas en bank gescheiden
- bewaar je de bewijsstukken op een vaste plaats
- controleer je of je overzicht klopt
- vergelijk je je inkomsten en uitgaven met je begroting
Je boekhouding moet bovendien:
- chronologisch bijgehouden worden
- bij elke inschrijving verwijzen naar een bewijsstuk
- geen lege regels of plaatsen bevatten
- jaarlijks worden ondertekend door iemand die de vzw mag vertegenwoordigen
De originele dagboeken en bewijsstukken moet je minstens 10 jaar bewaren, digitaal of op papier.
Je kan ervoor kiezen maandelijks, vlak voor de bestuursvergadering, samen met het bestuur een uur aan de boekhouding te werken. Zo verdeel je de taken en blijft iedereen mee met de financiële stand van zaken.
3. De inventaris maken
Een inventaris maak je één keer per jaar, op het einde van het boekjaar. Je lijst op wat je werking bezit en wat ze nog moet krijgen of betalen. Zie het als een momentopname van je werking op één specifieke dag.
Denk aan:
- het geld op de bankrekening
- het geld in kas
- materiaal en bezittingen (bijvoorbeeld drank, geluidsinstallatie, frigo, meubels, …)
- openstaande bedragen (bijvoorbeeld subsidies die nog moeten komen)
Een inventaris is meer dan een opsomming: je geeft aan alles ook een waarde. Voor sommige zaken is dat eenvoudig, zoals een openstaande factuur van 10 euro. Voor andere is dat minder duidelijk. Hoeveel is een geluidsinstallatie van drie jaar oud bijvoorbeeld nog waard?
Waarderingsregels
Om dat op een duidelijke en eerlijke manier te doen, werkt een vzw met waarderingsregels. Dat zijn afspraken over hoe je de waarde bepaalt van spullen, geld en openstaande bedragen in je inventaris. Ze zorgen ervoor dat je elk jaar op dezelfde manier rekent. De waarderingsregels:
- worden opgesteld door het bestuur
- kunnen worden goedgekeurd door de algemene vergadering
- worden elk jaar op dezelfde manier toegepast
- kunnen aangepast worden door het bestuur, maar dat moet duidelijk vermeld en uitgelegd worden in de toelichting.
Veel vzw’s werken met lineaire afschrijving. Dat betekent dat je de aankoopprijs verdeelt over meerdere jaren. Elk jaar daalt de waarde met hetzelfde bedrag.
| Wat | Afschrijving |
| Gebouwen | 30 jaar |
| Rollend materiaal | 5 jaar |
| Meubilair | 10 jaar |
| Computer en laptops | 3 jaar |
| Elektronisch materiaal (bv. muziekinstallaties) | 5 jaar |
Daarnaast kan je nog afspraken maken, bijvoorbeeld:
- de winst van dit jaar nemen we mee naar het volgende jaar
- facturen die niet betaald zijn, tellen we na een bepaalde tijd niet meer mee
- aankopen onder een bepaald bedrag tellen we niet mee in de waarderingsregels
- bij stockbeheer geldt: wat eerst binnenkomt, gaat er eerst uit
Toelichting bij de inventaris
Bij de inventaris is er ruimte voor bijkomende uitleg. Daar kan je
- bepaalde cijfers extra toelichten
- bezittingen, rechten of plichten vermelden die moeilijk te waarderen zijn
4. Hoe maak je de jaarrekening?
De jaarrekening bij een enkelvoudige boekhouding geeft een overzicht van de financiële situatie op het einde van het boekjaar. Ze bevat:
- een overzicht van inkomsten en uitgaven
- een staat van vermogen (gebaseerd op de inventaris)
Deze jaarrekening dien je als vzw jaarlijks in bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Voor kleine vzw’s is dat een relatief eenvoudige procedure. De stappen vind je terug in dit artikel over de jaarrekening neerleggen.
Hoe hou je je boekhouding eenvoudig?
Een enkelvoudige boekhouding blijft eenvoudig als je ze goed organiseert. Enkele tips:
- werk regelmatig bij, stel het niet uit tot het einde van het jaar
- bewaar alle bewijsstukken op één vaste plaats
- gebruik duidelijke omschrijvingen
- maak genoeg categorieën
- meng geen privé- en vzw-geld
- zorg dat meerdere personen weten hoe de boekhouding werkt
Meer weten?
Dit artikel gaat specifiek over enkelvoudige boekhouding. Wil je nog meer weten? Lees dan volgende artikels:
