Bestuur

Een bestuur wordt steeds benoemd na een geheime stemming door de algemene vergadering. In principe volstaat een gewone meerderheid van stemmen om verkozen te zijn. Je kan in je statuten laten opnemen dat dat een bijzondere meerderheid moet zijn, maar Formaat raadt dat niet aan.

Minderjarigen benoem je best niet tot bestuurder, tenzij de ouders schriftelijk akkoord gaan. Een bestuurder is altijd een persoon en kan nooit een andere rechtspersoon zijn.

Als er een maximumaantal bestuurders voorzien is in de statuten dan moeten de statuten ook bepalen wie er verkozen is als er meer bestuurders verkozen zijn dan er plaatsen zijn. Dat kan het aantal stemmen zijn, maar ook leeftijd, gender… Formaat raadt trouwens aan om het aantal bestuurders statutair te beperken, want dat zorgt voor een grotere betrokkenheid. Zeven of acht bestuurders werkt veel efficiënter dan pakweg vijftien.

In de statuten staat ook te lezen hoe lang het bestuur op post blijft. In de praktijk is dat een bepaalde termijn van één, twee, drie… jaar. Je kan nooit afwijken van de statuten en de termijn verlengen of er een onbepaalde termijn van maken bij benoeming.

Het bestuur beslist zelf hoe de taken verdeeld worden. Wettelijk hoef je geen voorzitter of secretaris aan te duiden, maar het is wel aanbevolen om voor de duidelijkheid minstens een voorzitter aan te duiden. Een bestuur is in principe ook niet verantwoordelijk voor de organisatie van activiteiten. Daarvoor kunnen werkgroepen in het leven worden geroepen. .

De namen van de nieuwe bestuurders publiceer je zo snel mogelijk in het Staatsblad en de Kruispuntbank (KBO). Als dat niet is gebeurd, heeft het nieuwe bestuur een grote fout gemaakt. Bovendien zullen bij financiële problemen ook de feitelijke bestuurders aangesproken worden.

Het bestuur moet wettelijk minstens één keer per jaar samenkomen. In de praktijk plan je zo veel vergaderingen als nodig is voor de goede werking van de vzw. Je overdrijft in de statuten best niet met het aantal verplichte samenkomsten.

Om als bestuur geldig te kunnen beraadslagen, moet minstens de helft van de bestuurders aanwezig te zijn. Beslissingen worden genomen volgens een gewone meerderheid. Als een bestuurder van oordeel is dat een beslissing echt fout is, kan die zichzelf beperkt indekken door een tegenstem en de argumenten duidelijk in het verslag laten opnemen.

Nieuw is dat een bestuur aan schriftelijke besluitvorming kan doen. Bij eenparigheid van stemmen kan er schriftelijk beslist worden en hoeven bestuurders niet meer fysiek samen te komen, tenzij het gaat over agendapunten waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten.

Leden van de vzw hebben altijd het recht de beslissingen van het bestuur in te kijken.

De statuten kunnen aan een of meer bestuurders de bevoegdheid verlenen om de vzw alleen of gezamenlijk te vertegenwoordigen. Het dagelijks bestuur kan dat ook doen, maar dan moet in de statuten duidelijk staan dat ze dat mogen en ook hoe ze dat doen: alleen, gezamenlijk of als college. Een dagelijks bestuur kan soms zinvol zijn in een vzw met personeel, maar zelden in andere gevallen.

Statuten kunnen beperkingen opleggen aan de vertegenwoordigingsbevoegdheid (maar niet tegenover derden). Zo kan een bestuurder bijvoorbeeld de bevoegdheid hebben om contracten tot een bedrag van 1000 euro te tekenen. Voor hogere bedragen zijn er dan bijvoorbeeld twee handtekeningen nodig.

Als er niets vermeld is, wordt ervan uitgegaan dat de raad van bestuur altijd samen moet optreden. De bestuurders moeten dan altijd alles samen tekenen. Deze manier van werken is niet flexibel.

Bestuurders kunnen op elk moment worden ontslagen als dat op de agenda van de algemene vergadering staat. Dat gebeurt met een gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Een reden is niet nodig.

Een bestuurder kan ook zelf ontslag nemen:

• De bestuurder kondigt zijn ontslag aan tijdens een bestuursvergadering en het bestuur neemt daar akte van.

• De bestuurder kondigt zijn ontslag aan via een brief of mail aan de voorzitter.

Het ontslag is pas definitief als het is goedgekeurd in de algemene vergadering en de bestuur een kwijting heeft gekregen (zie hieronder). Een bestuurslid dat ontslag neemt, kan niet meer aansprakelijk gesteld worden voor zaken die na zijn ontslag plaatsvinden, maar blijft wel aansprakelijk voor zaken uitgevoerd in de periode dat hij bestuurder was. Bestuurders kunnen tot tien jaar na het einde van hun mandaat nog steeds door de vzw zelf gedagvaard worden voor eventuele fouten uit het verleden. Een kwijting verandert daar niets aan.

Het ontslag van bestuurders door de algemene vergadering moet gepubliceerd worden in het Staatsblad en de KBO.

Volgens de wet mag je een ontslagen bestuurder vervangen door een nieuwe te coöpteren, tenzij je statuten dat verbieden. Dat is zeker niet altijd nodig. Om te vermijden dat je een extra algemene vergadering moet samenroepen, kan je best wel overgaan tot coöptatie in de volgende gevallen: OPSOMMING

• als het aantal bestuurders daalt tot onder het wettelijk verplichte aantal of onder het aantal dat in de statuten is bepaald is;

• als er een mandaat vrijkomt in een gemeentelijke vzw (met gemandateerden vanuit de gemeenteraad).

De eerstvolgende algemene vergadering moet die coöptatie dan wel nog bekrachtigen.

Kwijting is juridische taal voor: de bestuurder heeft zijn taak goed uitgevoerd, hij mag beschikken. De vzw geeft zo’n kwijting aan ontslagnemende bestuurders op het eind van hun mandaat. Zij moeten verantwoording afleggen aan het bestuur via het financieel jaarverslag en als de algemene vergadering daarmee akkoord gaat, krijgen de leden van het bestuur kwijting van hun taken. Dit gebeurt steeds via een apart agendapunt. Wanneer dan vervolgens het ontslag van bestuurders wordt goedgekeurd, zijn die niet meer verantwoordelijk. Als achteraf blijkt dat het bestuur foute of onvolledige informatie heeft voorgelegd aan de algemene vergadering, veranderen de zaken natuurlijk.

Het systeem van kwijting houdt in dat het ontslag van een bestuur altijd moet samenvallen met de goedkeuring van de jaarrekening. Concreet: in de meeste vzw’s loopt de jaarrekening tot 31 december. Als je dan bijvoorbeeld de jaarrekening laat goedkeuren in maart, dan koppel je hieraan het eventuele ontslag van het bestuur wegens einde mandaat. Als je dat zou doen in oktober, dan is er geen sprake van een rechtsgeldige kwijting. De goedkeuring van het ontslag van het bestuur gebeurde dan niet op basis van ‘stukken’.