Wat kan je als lokaal bestuur doen als een open jeugdwerking niet meer goed draait?

Jonge starters barsten van de ideeën en willen graag aan de slag. Ze hebben het meeste baat bij een begeleider die hen informeert, hen van enkele basisvoorzieningen voorziet en hen ondersteunt bij de reglementering. Dit vergroot de kans op succeservaringen. Hoe beter het aan het begin gaat, hoe groter de kans dat deze jongeren opnieuw iets gaan organiseren.

Deze jongeren zijn vaak nog niet op zoek naar een manier om hun werking te verduurzamen of te structureren tot een vereniging. Ze willen vooral hun ideeën realiseren, en dat is een goede zaak. Soms worden hier de fundamenten van een sterk open jeugdwerkinitiatief gelegd, maar soms ook niet en dan sterft het initiatief na enkele evenementen uit.

Als jeugdambtenaar fungeer je hier vooral als 'mogelijkmaker' en richtingaanwijzer: via een duidelijke checklist voor evenementen of een goed evenementenloket geraak je al heel ver. Informeren en duidelijk communiceren op maat van jongeren is essentieel. Zorg er vooral voor dat je deze jongeren verderhelpt. Wie weet wat er uit hun initiatief groeit?

Zowel voor startende initiatieven als langer bestaande open jeugdwerkinitiatieven blijft het ontwikkelen, evalueren en bijsturen van de toekomstvisie een uitdaging. De noden en interesses van jongeren binnen de stad of gemeente veranderen snel.

Jongeren gaan verschillend om met deze uitdaging binnen open jeugdwerkinitiatieven. Sommige initiatieven doorlopen een volledig uitgewerkt proces. In anderen gebeurt dit op (jaarlijkse) evaluatievergaderingen of net eerder informeel. De ene zien het uitwerken van een toekomstvisie als noodzakelijk terwijl de anderen er niet actief op inzetten.

Als lokale overheid heb je er alle belang bij dat de jongeren een duidelijk doel voor ogen hebben in hun open jeugdwerkinitiatief. We merken in de praktijk dat deze werkingen immers positief evolueren en ze minder ze maken hebben met grote problemen in bijvoorbeeld hun bereik, vrijwilligers, administratie…

Je rol als jeugdambtenaar

Als jeugdambtenaar kan je hierin rollen opnemen als procesbegeleider, kritische blik of ondersteuner voor het krijgen van een draagvlak. Sommige jongeren vinden het nodig dat een externe persoon zo’n proces of evaluatie begeleidt. Door als ambtenaar mee denkoefeningen te begeleiden zit je op de eerste rij om de visie vorm te geven. Bij andere groepen is het al voldoende om eens een aantal kritische vragen te stellen. Deze groepen kunnen de toekomstvisie zelf uitdenken maar hebben een duwtje in de rug nodig om erover te reflecteren. Naast het uitdenken van de toekomstvisie kan je deze ook mee verspreiden en uitdragen bij de lokale overheid, partners en spilfiguren binnen de stad of gemeente.

Het is eigen aan open jeugdwerk dat er regelmatig jongeren stoppen en aansluiten. Dat is goed, want zo blijft het een plek van en voor jongeren, maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. Je verliest kennis en ervaring binnen de werking en je moet constant inzetten op het weer opbouwen hiervan. Proactief nadenken over en inzetten op kennismanagement voor de organisatie is van extra belang.

Om hen hierin te ondersteunen kan je mee handvaten aanreiken om de kennisoverdracht en -opslag te verbeteren. Daarnaast kan je het volgen van opleidingen stimuleren (via je subsidiekaders). Deze opleiding samen met nabije coaching helpen in het ontwikkelen van goede bestuurs- en ondernemingsvaardigheden bij jongeren binnen de stad of gemeente.

Zakelijke problemen vragen vooral ook om zakelijke ondersteuning. Het is een feit dat er zeer veel regels zijn waaraan jonge initiatiefnemers moeten voldoen. Vooral geroutineerde initiatieven met een sterke traditie en ‘klassieke’ profielen van vrijwilligers kunnen dit nog de baas. Het merendeel van de initiatieven heeft bijzonder veel moeite om te voldoen aan alle administratieve vereisten en regelgeving.

Hoewel veel van die regelgeving Vlaams en federaal is, kan je in jouw gemeente toch helpen door je eigen regels te vereenvoudigen.

• Schrap administratieve tijdsvreters die niet absoluut noodzakelijk zijn.
• Gebruik wat al verplicht is i.p.v. zelf nog nieuwe verplichtingen bij te maken. Zo kan je bijvoorbeeld de vzw-jaarrekening opvragen in plaats van een apart anders gestructureerd financieel jaaroverzicht te vragen. Die eerste moeten ze toch al jaarlijks opmaken.
• Schrap de verplichting tot aannemen van een vzw-structuur voor kleine initiatieven. Kleinere werkingen, die weinig grote contracten afsluiten of lage omzetten draaien, zijn misschien beter gebaat bij de oprichting van een feitelijke vereniging, aangevuld met een goede verzekering?

Het te onderzoeken instrument hier is je subsidiereglement. Scan het reglement op alle administratieve vereisten en maak hierin slimme keuzes: als het niet echt noodzakelijk is, is het dan zinvol om op te vragen?

Inhoudelijke problemen zijn vaak het moeilijkst om in te ondersteunen. Hoewel ups en downs in een werking absoluut normaal zijn, leiden langere periodes waarin het slecht loopt vaak tot uitdovende werkingen. Het eerste alarmsignaal hier zijn groepen jongeren die steeds meer geïsoleerd gaan werken en zich met een kleiner wordend groepje terugtrekken in ‘hun jeugdhuis’.

Soms zakken de bezoekersaantallen doordat de organiserende jongeren hun aanbod niet afgestemd krijgen op de interesses van andere jongeren. Je kan hen dan inspireren door over het muurtje te kijken naar interessante werkingen uit de buurt of door inspirerende initiatieven online te volgen. Een fris aanbod helpt vaak om nieuwe jongeren aan te trekken, die op hun beurt weer frisse ideeën binnenbrengen. Als jeugdambtenaar kan je dit proces helpen faciliteren.

In andere gevallen krijgt het bestuur van het initiatief de werking niet afgestemd op het engagement van nieuwe vrijwilligers. De tradities in de werking zijn dan te star voor nieuwe vrijwilligers met kortere en flexibelere engagementen. Het helpt om het bestuur de werking te doen omdenken en anders te helpen kijken naar engagementen binnen het initiatief. Wat is er absoluut noodzakelijk en hoe kunnen we dat nog invullen?

Ook hier kan je subsidiereglement helpen door erkenning te versoepelen: klassiekere definities gaan dan op schop om ruimte te maken voor vernieuwende initiatieven, zonder al meteen ‘een vereniging’ te moeten zijn.

Wat kan je doen?

• Hanteer het levensfasemodel om inzicht te krijgen in waarom de werking is stilgevallen en om richting te geven aan jouw strategie. Wanneer een werking stil ligt, kan dat aan veel factoren liggen. Probeer in eerste instantie inzicht te krijgen in de onderliggende redenen waarom het niet zo goed meer draait. Op die manier kan je gericht ondersteunen.

Wat doe je vooral niet?

• De neiging is groot om meteen aan de slag te gaan en ‘nieuwe’ jongeren te zoeken om het initiatief nieuw leven in te blazen. Wanneer je onderliggende oorzaken niet aanpakt, is het echter een kwestie van tijd eer het terug stil valt. Het is dus vooral belangrijk om oorzaken aan te pakken, eerder dan voort te doen met andere jongeren.

• Bovendien is eigenaarschap van de werking essentieel: als jongeren niet zelf aan het stuur zitten en mogen bepalen hoe de werking loopt en wat ze doet, dan loopt het snel spaak. Jongeren forceren om in een formule te stappen die ze zelf niet hebben uitgedacht of waar ze niet achter vragen, leidt je naar problemen.

• Het lijkt wat paradoxaal, maar soms is het beter om een werking even te laten uitdoven en de nood aan sterk open jeugdwerk terug te laten groeien. Als er geen vraag is naar een specifieke werking, dan zal je aanbod ook weinig afnemers vinden.

• Dat betekent niet dat je ‘op den bureau’ moet wachten tot er iets gebeurt. Het blijft belangrijk om actief te detecteren en jongeren te stimuleren om initiatief te nemen, maar dat moet vooral hun initiatief zijn, en niet dat van een vorige generatie bestuurders. Anders gezegd: zonder vonken geen vuur, maar jij zorgt vooral dat er aanmaakhout is zodra de kleinste vlammen opsteken.