Name: Formaat
Price range: $

Dubbele boekhouding klinkt voor veel organisaties zwaar en ingewikkeld. Dat is het ook. Daarom is het belangrijk om goed te weten wanneer dit systeem nodig is en wanneer niet. Voor de meeste werkingen in het open jeugdwerk is dubbele boekhouding niet verplicht. Toch is het goed om te begrijpen wat het systeem inhoudt en voor wie het bedoeld is.

In dit artikel leggen we op een eenvoudige manier uit wat dubbele boekhouding betekent, wanneer een werking ze moet voeren en wat erbij komt kijken. Zo weet je meteen of dit relevant is voor jouw werking, of net niet.

Voor de meeste open jeugdwerkingen is dubbele boekhouding niet verplicht. We raden dan een enkelvoudige boekhouding aan.

Twijfel je? Check deze drie vragen:

✔️ Heb je meer dan 5 VTE in dienst?
✔️ Heb je meer dan 391.000 euro inkomsten?
✔️ Heb je grote schulden of bezittingen boven 1,5 miljoen euro?

Enkel wanneer je twee jaar op rij op meerdere vragen 'ja' antwoordt, moet je verplicht een dubbele boekhouding bijhouden.

Wat is dubbele boekhouding?

Dubbele boekhouding betekent dat je elke beweging van geld twee keer noteert: waar het geld vandaan komt of naartoe gaat, en wat dat doet met je organisatie (zoals kosten, inkomsten, bezittingen of schulden).

Het geeft een volledig beeld van je financiële situatie. Je ziet niet alleen wat er binnenkomt of buitengaat, maar ook wat je organisatie bezit, wat ze verschuldigd is en hoe financieel gezond ze is.

Wat is het verschil met enkelvoudige boekhouding?

Bij enkelvoudige boekhouding hou je enkel bij hoeveel geld er binnenkomt of buitengaat. Je kijkt naar je kas en bank, niet naar het grotere plaatje. Dubbele boekhouding gaat dus een stap verder.

Benieuwd hoe enkelvoudige boekhouding eruitziet? Lees ons artikel over enkelvoudige boekhouding.

Wanneer is een dubbele boekhouding verplicht voor een vzw?

Een vzw moet pas een dubbele boekhouding voeren als ze twee boekjaren na elkaar meer dan één van deze drempels overschrijdt, zoals vastgelegd in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen:

gemiddeld meer dan 5 voltijdse werknemers (VTE)
meer dan 391.000 euro gewone inkomsten
meer dan 1.562.000 euro aan bezittingen
meer dan 1.562.000 euro aan schulden

Voor de meeste organisaties in het open jeugdwerk blijft dit ver weg van de realiteit. Ze werken vooral met vrijwilligers, hebben beperkte inkomsten en weinig grote bezittingen of schulden. Daardoor blijven ze bijna altijd in de categorie van micro- of kleine vzw’s en mogen ze perfect een enkelvoudige boekhouding voeren.

Waarom kiezen voor een dubbele boekhouding, ook als het niet moet?

Ook als je niet verplicht bent, kan dubbele boekhouding soms handig zijn in deze gevallen:

je werkt met veel subsidies en moet daarover rapporteren
je bent btw-plichtig (niet verplicht, maar toch aan te raden)
je werkt intensief samen met stad, gemeente of andere grote organisaties
je hebt veel werknemers in dienst

Dan biedt dubbele boekhouding meer duidelijkheid en overzicht.

Wat moet je bijhouden bij dubbele boekhouding?

Dubbele boekhouding vraagt meer administratie en voorbereiding dan enkelvoudige boekhouding. Je werkt met verschillende documenten en overzichten die samen een volledig beeld geven van je financiën.

Wil je in één oogopslag zien hoe je organisatie er financieel voor staat? Dat vind je terug in het grootboek: een overzicht van alle rekeningen in je organisatie, zoals inkomsten, kosten, bank en kas. Elke verrichting wordt twee keer genoteerd: bij de rekening die toeneemt en bij de rekening die afneemt.

Debet en credit zeggen niet of er geld weg is of bij gekomen. Ze tonen welke rekening stijgt of daalt.

Voor je iets in het grootboek zet, hou je het eerst dag per dag bij. Alle verrichtingen worden chronologisch genoteerd in dagboeken en daarna doorgeschoven naar het grootboek. Er zijn vier soorten dagboeken:

Aankoopdagboek (facturen die je betaalt)
Verkoopdagboek (facturen die je maakt)
Financieel dagboek (kas en bank)
Divers dagboek (lonen, afschrijvingen, correcties, …)

De balans is een momentopname op het einde van je boekjaar. Je leest er wat je bezit (kas, bank, materiaal, openstaande facturen) en wat je nog moet betalen (leningen, leveranciers, schulden).

De resultatenrekening is een overzicht van alle inkomsten en uitgaven over een heel jaar. Dit toont of je het jaar afsluit met winst of verlies.

Al deze documenten komen samen in de jaarrekening. Dat is een wettelijk document dat je als vzw met dubbele boekhouding moet neerleggen bij de Nationale Bank van België. Het bevat je balans, resultatenrekening en extra toelichtingen.

Hoe start je met dubbele boekhouding?

Dubbele boekhouding is technisch en vraagt een goede kennis van de regels. Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben voor je jaarrekening of bij een controle. Daarom is het sterk aangeraden om samen te werken met een professionele boekhouder of boekhoudkantoor. Zij zorgen ervoor dat alles correct en volgens de wet verloopt.

Meer weten over boekhouding of heb je twijfels?

Dubbele boekhouding is technisch en vraagt een goede kennis van de regels. Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben voor je jaarrekening of bij een controle. Daarom raden we sterk aan om samen te werken met een professionele boekhouder of boekhoudkantoor. Zij zorgen ervoor dat alles correct en volgens de wet verloopt.