Barwerking

Vrijwilligers inzetten voor de barwerking is een ideale match. Houd er wel rekening mee dat je vrijwilligers goed moet informeren. Als VZW ben je trouwens wettelijk verplicht om een informatienota op te stellen voor je vrijwilligers waarin je de belangrijkste afspraken opneemt. In bijlage vind je een voorbeeld voor een jeugdhuis. Denk hierbij niet alleen aan dingen zoals verzekeringen, maar ook aan een eventuele vrijwilligersvergoeding of taakomschrijving.

Draag zorg voor je vrijwilligers en stel een beleid op! Zorg ervoor dat ze zich thuis voelen binnen je organisatie en pas je verwachtingen aan: vrijwilligers doen wat ze kunnen, maar ze zijn geen professionele werkkrachten.

Een barwerking zorgt voor extra inkomsten voor je organisatie, maar is ook gelinkt aan enkele bijkomende verplichtingen en verantwoordelijkheden.

Kassabeheer

Het innen van geld vereist een goed kassabeheer. Communiceer duidelijk naar je bezoekers welke dranken je aanbiedt en hoeveel ze kosten. Denk goed na over hoe mensen aan jouw toog zullen betalen. Vanaf 1 juli 2022 is het namelijk verplicht om een elektronisch betaalmiddel aan te bieden. Formaat raadt hierbij ons kassasysteem op maat voor jeugdhuizen aan.

Als je cash betalingen aanvaardt, moet je uiteraard ook een kassa voorzien met wisselgeld. Het bijhouden van een nauwkeurige kassa en het veilig bewaren van het geïnde geld zijn belangrijke taken waarvoor je best een verantwoordelijke aanstelt. Vergeet zeker niet om je inkomsten in je boekhouding te verwerken. Je boekhouding kan je met Assist doen.

Stockageruimte en -tellingen

Als je drank verkoopt, voorzie je best een ruimte waar je een stock kan aanleggen. Het is belangrijk om je stock regelmatig na te kijken. Hierdoor kan je nagaan hoeveel je verkoopt en kan je dit vergelijken met de omzet van je toogwerking. Je kan stocktellingen gebruiken om je inkomsten en benodigdheden per openingsavond of evenement in te schatten. Dan kan je de verwachte inkomsten opnemen in de begroting. Daarnaast is het een handige manier om te weten wat en wanneer je moet bestellen bij je brouwer. Ook hiervoor duid je best een verantwoordelijke aan.

Een toogwerking brengt heel wat onderhoud met zich mee, zeker als je ook een tapinstallatie hebt. Om bacteriën en muffe geuren tegen te gaan, is het belangrijk om je leidingen en tapkranen regelmatig te laten schoonmaken. Hiervoor kan je een abonnement afsluiten met gespecialiseerde firma’s. Er zijn veel verschillende firma’s en soorten abonnementen, waardoor het niet altijd eenvoudig kiezen is. Mocht je er zelf niet uitkomen, vraag dan zeker eens raad aan je drankenhandelaar. Daarnaast spoel je ook best je leidingen met water en een sponsje na het vervangen van elk vat. Hierdoor houd je je leidingen proper, krijg je een betere smaak en zal je minder verspillen.

Daarnaast sluiten sommige organisaties met een (uitgebreide) toogwerking een drankafnamecontract of brouwerijcontract af met een brouwerij of drankenhandelaar. De brouwerij legt je bepaalde voorwaarden op omtrent drankafname in ruil voor financiële tegemoetkomingen, hetzij in de vorm van geld of investeringen in infrastructuur. De maximale duur van zo een contract is vijf jaar. Ook hier bestaan meerdere soorten contracten:

• “Verplichte bevoorrading”: de verplichte afname van een of meerdere bieren, andere dranken of andere producten of diensten bij een welbepaalde leverancier;

• “Exclusieve bevoorrading”: het verbod om concurrerende producten aan te kopen;

• “Minimale afnameverplichting”: de verplichting om binnen een welbepaalde periode een minimale hoeveelheid aan te kopen.

Bespreek binnen je organisatie zeker eerst de voor- en nadelen van dit soort contracten. Laat je niet verblinden door de voordelen en denk goed na over de gevolgen een contract. Is dit echt het beste naar de toekomst toe of blijf je misschien toch beter onafhankelijk?

Bij Formaat helpen we je graag verder bij het ontwikkelen van een alcoholbeleid. Vraag een Begeleiding op Maat ‘Alcohol & Drugsbeleid' aan. Tijdens deze begeleiding maken we samen werk van een beleid dat past bij jouw organisatie.

Wil je meer te weten komen over het serveren van alcohol in jouw initiatief? Lees dan hier verder.