Zakelijk beheer

Is zakelijk beheer de achilleshiel van het open jeugdwerk?

PRIKBORD INSTA 3

De meeste open jeugdwerkinitiatieven organiseren zich in een onafhankelijke vzw-structuur. Aan deze vzw-structuur zijn heel wat wettelijke en administratieve verplichtingen verbonden. Daarnaast is het ook een voorwaarde voor een gezonde organisatie om een sterk en doordacht financieel beleid te voeren.

Dat de coronacrisis een grote impact zou hebben op de financiële huishouding van open jeugdwerkinitiatieven was onvermijdelijk. Een aanzienlijk deel van de initiatieven draait immers op inkomsten uit leden en/of bezoekers. Dat gaat over inkomgelden voor activiteiten en inkomsten uit consumpties. In veel gevallen is dit het financiële model van de organisatie en wordt men vanuit het lokale bestuur ook op die manier ondersteund: deels gaat men subsidiëren, deels wil men dat het initiatief zelf voor een instroom aan geld zorgt.

Het zakelijk beheer is cruciaal voor open jeugdwerkinitiatieven om gestaag en doordacht te kunnen groeien. Tegelijkertijd is deze moeilijke materie net het onderdeel waar te weinig (of te laat) aandacht aan besteed wordt. Sommige kosten lopen hoog op, of blijven net verborgen ondanks hun impact op de rekeningen. Initiatieven dragen zulke problemen wel eens lange tijd mee, waardoor er fricties ontstaan. Nochtans kan een sterk zakelijk beleid meer ruimte creëren voor het inhoudelijke werk

Zakelijk en administratief beheer: de achilleshiel van het open jeugdwerk?

Aan de start van het onderzoek vroegen we naar de verplichte administratieve handelingen die je als vzw in orde dient te brengen. Uit de antwoorden van de respondenten uit het open jeugdwerk blijkt dat de kennis over dit thema zeker nog verbeterd kan worden.

De algemene basis (jaarrekening, rechtspersonenbelasting, begroting) zit bij ongeveer twee derde van de initiatieven goed. Begrotingen opmaken en laten goedkeuren door de AV gebeurt slechts in de helft van de gevallen. Verplichte publicaties in het Staatsblad (wijzigingen bestuur, UBO-register, …) zorgen met een score van minder dan 50% voor een buis op het rapport.

De geprofessionaliseerde initiatieven scoorden iets beter. Die hebben dan ook vaker een beroepskracht die zich toespitst op zulke taken en die hier bijgevolg werktijd voor krijgt.

In de bevraging rond zakelijk beheer valt vooral op hoe vaak deze reeks vragen werd overgeslagen. Dat geldt vooral voor vrijwillige initiatieven, maar ook bij de geprofessionaliseerde organisaties sloeg ongeveer een vijfde van de respondenten deze vragen over. Dat kan betekenen dat deze initiatieven slecht scoren op zakelijk beheer, maar het kan ook betekenen dat de respondent niet instaat voor het zakelijk beheer en daarom deze vragen niet beantwoordde.

Waar waren we gebleven infographics 2 3

Het belang van subsidies om verdienen op leden en bezoekers te temperen

We vroegen initiatieven om een rangschikking te maken van de inkomsten voor hun werking. Vooraan zetten ze de meest toepasselijke optie en achteraan de minst toepasselijke. Zo ontvingen we dus 150 verschillende lijstjes, want elk initiatief gaf een eigen rangorde aan. Om een algemeen beeld van de sector te krijgen, werken we daarom met een gewogen gemiddelde. Daardoor krijgt een antwoord dat niet altijd op de eerste plaats staat in de rangorde, maar bijvoorbeeld wel best veel op de tweede en derde plaats voorkomt, een groter aandeel in het gehele plaatje.

Over het algemeen worden drankinkomsten aangeduid als belangrijkste inkomsten voor open jeugdwerkinitiatieven. De helft van de respondenten zette dit met stip op plaats één en een vijfde op de tweede plek. Inkomsten uit activiteiten en evenementen staan tweede in de ranglijst. Zo’n 40% van de respondenten gaf deze inkomst aan als tweede belangrijkste post, 15% geeft aan dat dit de belangrijkste inkomstenpost is. Op de derde plaats vinden we subsidies vanuit de stad of gemeente. 45% van de respondenten gaf deze inkomsten aan als derde belangrijkste inkomst. Voor 17% is het de primaire en voor 21% de secundaire bron van inkomsten.

Ongeveer een kwart van de respondenten is een geprofessionaliseerd initiatief dat voornamelijk tijd en energie steekt in de uitbouw van bovenlokale projecten zoals omschreven in decreet bovenlokaal jeugdwerk. Om die reden maken we in de vraagstelling rond inkomsten en kosten hieronder het onderscheid tussen vrijwillige en geprofessionaliseerde initiatieven.

Bij vrijwillige initiatieven ligt het zwaartepunt van inkomsten nog meer op drankinkomsten en inkomsten uit activiteiten en evenementen. Met 64% van de respondenten die drankinkomsten als belangrijkste inkomst plaatste en 25% die ze op de tweede plek zette, is het duidelijk hoe belangrijk deze inkomsten zijn. Een kwart van de respondenten plaatste inkomsten uit activiteiten en evenementen vooraan en bijna 50% zette dit op de tweede plek. Subsidies vanuit het lokale bestuur krijgen de derde plaats in de rangschikking.

Dat de bovenlokale subsidies voor geprofessionaliseerde initiatieven het meest belangrijk zijn, is niet verbazingwekkend. Veel beroepskrachten uit het open jeugdwerk krijgen hun loon gefinancierd uit deze subsidielijn. Lokale subsidies vormen de secundaire bron van inkomsten, nog voor inkomsten uit drankverkoop. Toch gaf ook hier een kwart van de respondenten aan dat drankinkomsten voor hen de primaire bron van inkomsten zijn. Ondanks de bovenlokale en lokale ondersteuning, is dus vaak ook in professionele initiatieven de drankinkomst van belang om de rekeningen te betalen.

Waar waren we gebleven infographics 2 5
Waar waren we gebleven infographics 2 5

2020 gaf een ander beeld van uitgaven

We vroegen de initiatieven ook naar hun veranderde uitgaven ten opzichte van een niet-coronajaar. Kosten voor hygiënisch materiaal waren uiteraard een pak hoger en er werd minder uitgegeven aan activiteiten, consumpties en materiaal voor de reguliere werking.

Een vijfde van de initiatieven betaalde minder huur tijdens de crisis. In veel gevallen was dit een gunstregeling vanuit de stad of gemeente. Heel wat lokale besturen kozen ervoor om huur kwijt te schelden tijdens de verplichte sluiting. In twee vijfde van de gevallen was dit zelfs niet van toepassing, omdat niet elk initiatief huur betaalt.

Hoewel de lobby vanuit Formaat een verlaging van verzekeringskosten en auteursrechten opleverde, geeft het merendeel van de werkingen nog steeds aan dat ze tijdens het crisisjaar evenveel verzekeringen en auteursrechten betaalden.

Zakelijk beheer is cruciaal voor open jeugdwerkinitiatieven om een sterk inhoudelijk project te kunnen faciliteren. Het is jammer genoeg wel een thema dat door de complexiteit ervan vaak uit de boot lijkt te vallen.

De globale financiële impact van de coronacrisis op het open jeugdwerk is moeilijk in te schatten. De diversiteit binnen open jeugdwerkinitiatieven en de contexten waarin ze actief zijn, schetsen een gedifferentieerd beeld. Hoewel een kwart van de bevraagde initiatieven aangeeft weinig financiële impact te voelen, heeft een vijfde van de respondenten het moeilijk om rond te komen.

Een eerste voorzichtige verklaring hiervoor is te vinden bij de afhankelijkheid van inkomsten uit bezoekers en leden. Initiatieven die deze inkomsten als voornaamste (en soms enige) bron van inkomsten hanteren om hun rekeningen te betalen, hebben het tijdens deze crisis extra moeilijk gehad. Op de vraag naar hun voornaamste inkomsten antwoordde het merendeel van de initiatieven deze inkomst aan als primair. Zelfs bij geprofessionaliseerde initiatieven gaf een kwart van de respondenten winsten op drank aan als voornaamste bron van inkomsten.

De vaste kosten (huur, onderhoud, nutsvoorzieningen, verzekeringen, auteursrechten, ...) zijn het grootse aandeel van de uitgaven voor de open jeugdwerkinitiatieven. Sommige van deze kosten waren gedurende de crisis, en zeker de lockdownperiodes, iets minder. Dit kwam bijvoorbeeld door kwijtschelding van huur of een gunst op vlak van verzekeringen/auteursrechten.

Tijdens de crisis werd budget dat eigenlijk bestemd was om te investeren in infrastructuur vaak ingezet om de werking draaiende te houden. Hierdoor zullen de komende jaren enkele noodzakelijke opknapwerken uitgesteld moeten worden.

Open jeugdwerk

Zet in op je zakelijk beheer én financieel beleid

De crisis had een serieuze administratieve en financiële weerslag op het open jeugdwerk. Dat kwam grotendeels door de verplichte sluiting, maar in veel gevallen versterkte deze crisis een proces dat voordien ook al gaande was. Ga daarom écht aan de slag met het zakelijk beleid van je vzw: breng je administratie in orde, ga doordacht aan de slag met de begroting, monitor je uitgaven en inkomsten, zet een doordacht financieel beleid op ...

Lokale overheden

Evalueer het structureel subsidiebeleid en maak aanpassingen op basis van de noden

Formaat is van mening dat open jeugdwerk structurele ondersteuning verdient. Door tussen te komen in grotere vaste kosten, biedt je ruimte aan een initiatief om basiswerk te realiseren, zonder continu met financiële zorgen rond te lopen. Bijkomende projectsubsidies stimuleren initiatieven om zich te verbreden en te verdiepen.

Veel van de lokaal gehanteerde subsidiereglementen zijn echter verouderd en/of niet aangepast aan (nieuwe vormen) van open jeugdwerk. Hierdoor leg je als overheid niet altijd de meest passende klemtonen (bijvoorbeeld kwantiteit vs. kwaliteit), waardoor waardevolle werkingen niet de juiste financiële ondersteuning kunnen krijgen. Neem het subsidiebeleid onder de loep en evalueer het samen met de initiatieven.

Daarnaast lijkt het aangewezen dat lokale besturen inzetten op het subsidiëren van infrastructuurkosten. Het zijn in de meeste gevallen deze hoge vaste kosten, in combinatie met een relatief laag subsidiebedrag, die initiatieven aanzetten om hun inkomsten bij bezoekers en deelnemers te halen. Dit is voor veel initiatieven geen wenselijk gevolg.

Ondersteun ook de zakelijke kant

Vaak stelt een lokale overheid eisen over de zakelijke kant van een initiatief (bijvoorbeeld opvragen jaarrekening), maar even vaak ontbreekt het aan ondersteuning of kennis rond deze thema’s binnen de dienst zelf. Hierdoor wordt financiële opvolging al snel een ‘verplicht nummertje’. In plaats van zelf die expertise op te bouwen, kan je initiatieven in de richting sturen van het (vormings)aanbod van Formaat rond zakelijk beheer en jezelf bijbenen.

Vlaamse en federale overheid

Hou administratieve drempels voor vzw's laag of maak ze kleiner

De veelheid aan opgelegde wet- en regelgeving zorgen voor een hoge drempel om als jonge vrijwilliger een zakelijk engagement op te nemen. Vereenvoudig zo veel mogelijk de administratie zodat open jeugdwerkinitiatieven kunnen doen waar ze goed in zijn: zorgen voor een sterke jeugdwerking.

Waar waren we gebleven infographics 2 7

Neem contact op:

De Wittestraat 2, 2600 Berchem

Bereikbaar op ma-vrij van 10-16u

Neem contact op