Beroepskrachten in het open jeugdwerk zijn vaak onderweg: naar hun werking, overlegmomenten of activiteiten op verplaatsing. Voor al die verplaatsingen gelden duidelijke regels over vergoeding en administratie. Het is belangrijk om het verschil goed te kennen tussen woon-werkverkeer en dienstverplaatsingen, en te weten wanneer je een verklaring op eer nodig hebt.
Woon-werkverkeer
Woon-werkverkeer is de verplaatsing tussen de woonplaats van de werknemer en de vaste werkplek. Beroepskrachten in het open jeugdwerk hebben recht op een tussenkomst van de werkgever in hun verplaatsingskosten, ongeacht het vervoermiddel dat ze gebruiken. Dat kan bijvoorbeeld gaan om een treinabonnement, een busrit, een fietsvergoeding of een autovergoeding.
Verklaring op eer
Een verklaring op eer is een eenvoudig document waarin de werknemer schriftelijk bevestigt dat de opgegeven informatie over de verplaatsingen klopt. De werknemer vermeldt daarin:
- het adres van vertrek en aankomst
- het gebruikte vervoermiddel
- de frequentie van de verplaatsing
Zo’n verklaring op eer zorgt voor duidelijkheid en vertrouwen tussen werkgever en werknemer, zonder extra administratie. Bewaar dit document in het personeelsdossier en vraag een nieuwe verklaring telkens de situatie verandert.
Dienstverplaatsing
Een dienstverplaatsing is een verplaatsing die een beroepskracht maakt tijdens de werkuren, in opdracht van de werking. Denk aan overlegmomenten, het begeleiden van activiteiten of het ophalen van materiaal. Deze verplaatsingen maken deel uit van het werk en zijn dus iets anders dan woon-werkverkeer.
Beroepskrachten hebben recht op terugbetaling van hun werkelijke kosten. Dat kan via:
- een kilometervergoeding (bij gebruik van de eigen wagen)
- een terugbetaling van kosten voor openbaar vervoer
- andere vooraf afgesproken vergoedingen
De kilometervergoeding mag niet hoger liggen dan het wettelijke maximumbedrag om vrijgesteld te blijven van sociale bijdragen.
Ook korte ritten of combinaties van vervoersmiddelen tellen mee als dienstverplaatsing, zolang ze passen binnen een opdracht van de werking.
Tot slot
Een correcte administratie van verplaatsingen zorgt voor transparantie en vertrouwen, zowel voor jou als werkgever als voor je werknemer. Door duidelijk te registreren hoe iemand zich verplaatst, vermijd je misverstanden en maak je een eerlijke vergoeding mogelijk. Gebruik daarom altijd een verklaring op eer als basis voor het woon-werkverkeer én voor dienstverplaatsingen.
Je vindt een modeldocument van de verklaring op eer op de website van sociare.
