Vacatures

Voor je een vacature schrijft, is het belangrijk dat je goed begrijpt wat de functie inhoudt en welke rol een eventuele huidige medewerker speelt. Een functiebeschrijving geeft een overzicht van het profiel, de taken en de positie die bij de functie horen.

Deze functiebeschrijving vormt de basis voor je vacaturetekst en is bedoeld als intern document voor het bestuur en de verantwoordelijke voor personeelszaken. Het helpt niet alleen bij het beoordelen van kandidaten tijdens de sollicitatieprocedure, maar ook bij het ondersteunen van medewerkers via functionerings- en evolutiegesprekken.

Enkele zaken om mee te nemen:

1. Neem de tijd om een functiebeschrijving zorgvuldig op te stellen.
2. Stel een takenpakket samen dat je huidige werking ondersteunt. Een werknemer kan je werking versterken en verduurzamen, op voorwaarde dat die daar de ruimte voor krijgt.
3. Kijk niet alleen naar de huidige noden, maar denk toekomstgericht. Door te dromen over de toekomst kan je kansen voor je organisatie zien en ontdekken welke rol een werknemer daarbij kan hebben.
4. Open jeugdwerk is voor en door jongeren. Zorg er dus voor dat jongeren hierin worden ondersteund en gestimuleerd.

De meest voorkomende functieprofielen in een functiebeschrijving bij open jeugdwerkinitiatieven zijn: jeugdwerker, projectmedewerker (artistieke expressie, ondernemerszin en/of sociale cohesie), coördinator, outreacher, logistiek of administratief medewerker. Deze profielen kunnen met de organisatie mee evolueren, als er bijvoorbeeld een bepaald project eindigt, als je een sterkere structuur aan het team wil geven, of omdat je de takkenpakketten wilt herverdelen.

Nu je de functiebeschrijving schreef, heb je de basis voor je vacature. Dit is het document dat naar de buitenwereld gecommuniceerd wordt. Een vacature is vaak de eerste indruk die kandidaten hebben van je organisatie. Een goede vacature bevat enkele standaardonderdelen, is duidelijk en blijft to the point.

Inhoud
Een vacature moet enkele onderdelen bevatten: titel, omschrijving van de organisatie, selectieprocedure, contactgegevens en meer.

Hier zijn alvast enkele tips:

• Beperk de vacature tot maximaal twee pagina’s. Door jezelf die grens te geven zorg je ervoor dat enkel de noodzakelijke zaken erin staan en dat de lezers minder snel afhaken.
• Zorg voor een duidelijke structuur en gebruik tussentitels, opsommingen, … Belangrijke onderdelen kan je in het vet zetten. Zet steeds het belangrijkste bovenaan. Hoe later je iets zet in een lijst, hoe minder belangrijk het lijkt.
• Maak op voorhand het onderscheid tussen wat er noodzakelijk en wenselijk is. Is het noodzakelijk dat je werknemer een diploma heeft, of is ervaring hebben en leergierig zijn niet belangrijker? Is dat rijbewijs echt nodig of gewoon handig? Zo kan je ervoor zorgen dat je niet nodeloos talent ontloopt.
• Vermijd onnodige hulpwerkwoorden en passieve constructies (er wordt, het project zal worden ondersteund door …).
• Gebruik wel actieve taal: schrijf korte zinnen met actieve werkwoorden (Je weet, werkt graag, zorgt voor, ...)
• Spreek de lezer aan (“jij gaat…”). Zo help je mogelijke kandidaten om zich beter in te beelden in de job en zorg je ervoor dat ze tijdens het lezen geboeid blijven.
• Motiveer om te solliciteren of om vragen te stellen als iets niet duidelijk is. Geef aan dat ze je kunnen bellen of mailen voor meer vragen.

Timing
Denk goed na over de timing van je vacature.

• Hoelang zet je de vacature open?
• Wanneer plan je de gesprekken te voeren?
• Wat is de gewenste startdatum?

Als je iemand wil aannemen, begin je met te bepalen wanneer die persoon kan starten. Deze startdatum helpt je om een planning te maken voor alles wat je moet doen voordat de nieuwe collega begint. Door terug te tellen vanaf de gewenste startdatum, kan je inschatten hoeveel tijd je voor elke stap nodig hebt. Zo krijg je een duidelijk overzicht en kan je een planning opstellen. Zo een planning noemen we een retroplanning.

Wanneer je vacature klaarstaat, verspreid je ze online. Meestal zorgt de personeelsverantwoordelijke voor de verspreiding en zijn zij het aanspreekpunt. In organisaties met een coördinator wordt deze taak vaak door hen opgenomen.

Begin met de vacature op de eigen website te plaatsen en deel de link op je sociale media. Hiervoor kan je je eigen Facebook- en Instagramprofiel gebruiken, maar denk ook aan Facebookgroepen of LinkedIn.

Zet je vacature op externe vacaturesites. Enkele relevante websites zijn:

• Formaat
• 11.be
• Sociare
• Publiq
• Kif Kif
• VDAB
• Jobat

Je vacature online zetten is niet voldoende. Verspreid je vacature actief. Denk in de eerste plaats aan je eigen netwerk: je collega’s, bestuurders, de jeugddienst, bevriende organisaties, vrijwilligers, vrienden, …

Luister ook naar mensen uit je organisatie, misschien kennen zij iemand persoonlijk die in aanmerking kan komen. Zij kennen de werking en kunnen inschatten of iemand in die setting en de functie past.