Het Belgische jeugdwerk wordt gedragen door vrijwilligers en alleen al daarom is het vrij uniek in de wereld. Daarin schuilt onze kracht, maar het houdt ook een risico in. Heel wat vrijwillige bestuurders hebben namelijk geen ervaring met personeelsbeleid en weten niet hoe ze een beroepskracht moeten aansturen. Het is belangrijk om daar kritisch en doordacht mee om te springen en je goed te informeren.
Even de harde feiten: jij bent verantwoordelijk, niet je beroepskracht. Je beroepskracht moet verantwoording afleggen aan jou als werkgever, maar het is het bestuur dat instaat voor de werking, de veiligheid en de financiën. Dat blijft zo als er fouten gebeuren, schulden worden opgebouwd of schade wordt berokkend. Enkel in de volgende vier gevallen is je werknemer voor de duur van de arbeidsovereenkomst aansprakelijk:
Bedrog: een opzettelijke fout die gemaakt wordt met de bedoeling om schade aan te richten (bv. verkeerde informatie geven).
Zware fout: een fout in die zo groot en extreem van aard is dat ze onvergeeflijk is (bv. roken in de buurt van brandbare materialen als er een signaalbord is).
Lichte herhaaldelijke fout: een fout in die een normaal aandachtige persoon niet zou begaan. De fout moet meermaals worden gemaakt. (bv. keer op keer een foute kassa-telling, keer op keer het alarm vergeten aanzetten bij het afsluiten…).
Misdrijf: pleegt je beroepskracht een misdrijf, dan valt dat onder het strafrecht en is die zelf aansprakelijk. Let op: pleegt je beroepskracht een verkeersovertreding tijdens het uitoefenen van zijn functie, ben jij aansprakelijk. Je mag de gevolgen wel verhalen op je beroepskracht (lees: het geld van de boete en/of de schadevergoeding opeisen).
Natuurlijk kan je als vrijwilliger je personeel niet constant in de gaten houden. Dat zou misschien ook niet zo’n goede zaak. Je zal als werkgever een balans moeten vinden tussen nabijheid en vertrouwen.
Een goede werkgever is op de hoogte van hoe zijn beroepskracht functioneert en hoe die zich voelt. Daarvoor moet je voldoende nabij zijn. Alleen zo kun je op tijd ingrijpen als een beroepskracht in een ongezonde situatie terecht dreigt te komen of de werking schade kan oplopen. Ingrijpen kan door te corrigeren of te controleren, maar ook door te waarderen of te ondersteunen.
Daarnaast is het belangrijk dat je je beroepskracht voldoende vertrouwen en ruimte geeft om zijn job uit te voeren op de volgens hem best mogelijke manier. Misschien zal hij na een tijdje merken dat er nieuwe noden of kansen zijn waar hij op moet inspelen. Als je beroepskracht wordt betaald met subsidiegeld, blijft het natuurlijk belangrijk om aan je subsidieovereenkomst te voldoen.
Bespreek met je bestuursleden over hoe je je beroepskracht opvolgt, hoeveel ruimte hij krijgt om vrij te bewegen in zijn job en welke grenzen je stelt om de werking te beschermen tegen fouten.
Open jeugdwerk wordt georganiseerd voor en door jongeren. Dat wil zeggen dat je als bestuur vaak zowel doelgroep als verantwoordelijke bent. Je engagement is een deel van je vrije tijd. Dat geldt ook vrijwilligers die als beroep een zaak leiden of ergens anders een HR-positie innemen. Als bestuur leid je de organisatie tussen de soep en de patatten, tussen examens en colleges, tussen familiefeest en job neem je als bestuur de leiding over een organisatie. Een beroepskracht kan de dagelijkse werking op zich nemen, waardoor je als bestuurder al sneller gewoon kan genieten van je werking, maar vergeet niet dat je ook steeds als bestuurder verantwoordelijk blijft voor het structurele reilen en zeilen van je organisatie.
Vergeet nooit dat je relatie met je beroepskracht een machtsrelatie is. Jij volgt hem op, evalueert hem en beslist mee of die zijn job kan behouden of niet. Dat heeft als gevolg dat je beroepskracht niet altijd open kaart met jou kan spelen. Sommige beroepskrachten zullen minder snel hun fouten toegeven of aangeven wanneer ze het moeilijk hebben. Heel begrijpelijk als je denkt dat je job dan op het spel komt te staan. Mopjes, acties en opmerkingen kunnen ook anders binnenkomen wanneer ze van je werkgever komen. Sta daarbij stil en ga op een gepaste manier om met je beroepskracht als werknemer. Creëer ook de ruimte voor je beroepskracht om bepaalde zaken te melden.
Als je een coördinator in dienst hebt, kan die helpen om andere beroepskrachten op te volgen, maar vergeet niet dat je coördinator ook een werknemer is. Je zal dus ook nog steeds je coördinator en de andere beroepskrachten mee moeten opvolgen en ondersteunen.
Het is de taak van een werkgever om een veilig kader te scheppen voor de werknemer(s). Dat kunnen we aftoetsen aan drie elementen:
Je organisatie voldoet aan de wettelijke verplichtingen: je hebt de personeelsadministratie op orde, betaalt op tijd sociale bijdragen…
Je organisatie heeft oog voor zowel de organisatie als het personeel: je organisatie moet bepaalde resultaten behalen, maar dit mag niet zomaar ten koste van de mensen in je organisatie gaan.
Je organisatie investeert in gezonde en positieve arbeidsomstandigheden: je werkt aan een context waar welzijn en persoonlijke veiligheid voldoende aandacht krijgen.
Je legt al die taken best niet bij één persoon, maar volgt ze samen met enkele bestuurders op. Dat kun je bijvoorbeeld doen in een speciale werkgroep voor het personeel. Onder de leden van die werkgroep kun je dan de taken van een werkgever verdelen naargelang ieders interesse en sterktes.
Je legt al deze taken beter niet bij één persoon, maar volgt ze samen met enkele bestuurders op. Je kunt dat bijvoorbeeld doen in een werkgroep Personeel waarin mensen met verschillende talenten zetelen. Wie is de beste coach? Wie kan het beste evalueren? Wie stelt het best de doelstellingen op? Wie is de administratieve kei? Als het kan, splits je coaching en evaluatie best op. Zo kan je beroepskracht vrijer spreken over uitdagingen dat die tegenkomt.
Gelukkig hoef je niet alle kennis over personeelsbeleid zelf in huis te hebben. Er zijn heel wat organisaties die je daarbij kunnen helpen. We sommen ze even op:
Sociaal secretariaat: je sociaal secretariaat volgt je loonadministratie op en kan lonen uitbetalen. De bekendste sociale secretariaten zijn SD Worx, Acerta en Liantis. Je kan bij ieder van hen korting krijgen als lid van Formaat.
Sociare: Als Federatie van Werkgevers van Sociaal-Cultureel Werk (vroeger FWSCW) verdedigt Sociare de belangen van de werkgevers in de socioculturele sector. Sociare informeert over de specifieke afspraken en regels die gelden voor organisaties in paritaire comités 329.01 en 329.03 en biedt antwoorden op sociaal-juridische vraagstukken zoals contracten, aanwerving en ontslag, tewerkstellingsmaatregelen, fiscale voordelen voor werkgevers, andere overeenkomsten met werknemers, enzovoort.
Als lid van Formaat kan je je voordelig aansluiten bij Sociare.Verso: Verso is expert in HR-beleid voor de socioculturele sector. Verso wordt gesubsidieerd en kan zo zijn diensten en vormingsaanbod organiseren aan prijzen op maat van de sector.
Formaat: uiteraard! Je kunt steeds gebruikmaken van onze inhoudelijke expertise en ons netwerk in de open jeugdwerksector.
