Aanwerven

Voor je begint aan je vacature is het belangrijk dat je stilstaat bij het functieprofiel van je toekomstige werknemer. Een functieprofiel beschrijft het profiel (vaardigheden, persoonskenmerken, kennis), de taken en de positie verbonden aan de functie van het personeelslid.

Dit is de basis voor de vacature, om kandidaten te beoordelen tijdens de aanwervingsprocedure en in de verdere begeleiding van het personeelslid (functionerings- en evaluatiegesprekken). De meest voorkomende functieprofielen in onze sector zijn: coördinator, educatief medewerker (algemeen, projectmedewerker artistieke expressie of projectmedewerker ondernemerschap), logistiek of administratief medewerker. Functieprofielen kunnen met de organisatie mee evolueren. Misschien omdat een bepaald project niet meer loopt, omdat je het team een sterkere structuur wilt geven, of omdat je de takenpakketten wilt herverdelen. We raden aan om deze bijvoorbeeld om de twee jaar te bekijken en indien nodig bij te sturen.

Inhoud

Een vacature bevat minstens de volgende onderdelen: titel, omschrijving van de organisatie, functiebeschrijving (taken, verantwoordelijkheid), profiel (houding, kennis, vaardigheden), praktisch aanbod (soort contract, loon), selectieprocedure en contactgegevens. Gewoonlijk organiseren personeelsverantwoordelijken de verspreiding en zijn zij het aanspreekpunt. In organisaties met een coördinator wordt deze taak vaak door hen opgenomen.

Hier zijn alvast enkele schrijftips:

• Beperk de vacature tot max. 2-3 pagina’s​. Door jezelf deze grens te geven zorg je ervoor dat je enkel het noodzakelijke erin zet en dat lezers minder snel afhaken.
• Zorg voor een duidelijke structuur. Gebruik duidelijke tussentitels, opsommingen, … Je kan de belangrijkste delen ook in het vet zetten. Zie ook dat je het belangrijkste steeds bovenaan zet. Hoe lager je iets zet in een lijst, hoe minder belangrijk het lijkt.
• Maak op voorhand een goed onderscheid tussen wat er noodzakelijk is en wat er wenselijk is. Is het echt noodzakelijk dat je beroepskracht een diploma heeft? Of is ervaring hebben en leergierig zijn genoeg? Is dat rijbewijs echt nodig of gewoon handig? Zo zorg je ervoor dat je niet nodeloos talent ontloopt.
• Gebruik actieve taal i.p.v. passieve taal​: schrijf korte zinnen met actieve werkwoorden. Vermijd onnodige hulpwerkwoorden en passieve constructies als “er wordt …". Lange zinnen zijn niet enkel saai om te lezen, maar kunnen ook verwarrend overkomen.
• Spreek je mogelijke kandidaat aan (“Jij gaat…”)​. Zo help je je mogelijke kandidaat om zich de job beter in te beelden en dat zorgt ervoor dat je kandidaat tijdens het lezen geboeid blijft.
• Motiveer om te solliciteren of vragen te stellen. Ga er niet zomaar van uit dat alles wat je schrijft voor iedereen duidelijk is. Laat je kandidaten dus zeker weten dat ze kunnen bellen of mailen om hun vragen te stellen.

Meer schrijftips vind je ook bij Verso-net. Verso biedt info over hoe je zorgt voor een inclusief personeelsbeleid. Je kan hun ook vragen je vacature na te lezen.

Een goed georganiseerde sollicitatieprocedure verhoogt je kans op het vinden van de juiste kandidaat en geeft ook een goede uitstraling. Zo zal een kandidaat die het niet werd misschien volgende keer opnieuw solliciteren en haal je ook dat talent weer binnen.

Sta je graag sterk in een sollicitatieprocedure? Schrijf je dan in voor ons vormingstraject EQUIPE Werkgeverschap. Meer info over de EQUIPE Werkgeverschap (en andere bestuursthema’s) vind je hier.

Planning opmaken, overzicht behouden en contactpersoon voor de procedure

Het beste is dat één iemand, de personeelsverantwoordelijke, de organisatie op zich neemt en het overzicht behoudt. Als personeelsverantwoordelijke bereid je de vrijwilligers/bestuurders en externen die deel uitmaken van de sollicitatiecommissie voor op de selectie. Zorg dat de commissieleden alle cv’s en sollicitatiebrieven op tijd krijgen. Stel ook de tools die zij nodig hebben om een goede selectie te kunnen maken ter beschikking. De personeelsverantwoordelijke is de contactpersoon naar de Raad van Bestuur van het jeugdinitiatief en brengt hen op de hoogte van de procedure en de beslissingen van de sollicitatiecommissie. Als dit voor de personeelsverantwoordelijke niet haalbaar is, kan je de coördinator of een ander bestuurslid vragen om deze taken op zich te nemen.

Contact met de kandidaten

Voor de kandidaten ben je de eerste contactpersoon voor inhoudelijke en praktische vragen. De personeelsverantwoordelijke maakt de planning van de gesprekken op en verstuurt uitnodigingen voor het eerste en het tweede gesprek. Veel van de communicatie kan via mail gebeuren, maar vanaf een bepaald moment in de procedure is telefonisch contact beter. Dit zijn niet altijd gemakkelijke gesprekken, maar het is belangrijk dat je als werkgever ook de verantwoordelijkheid neemt om slecht nieuws op een professionele manier te brengen. Dit wordt doorgaans door niet-geselecteerde kandidaten enorm geapprecieerd.

1. Sollicitatiebrieven en cv’s: per mail bevestiging van ontvangst, eveneens per mail niet-geselecteerde kandidaten op de hoogte brengen (en bedanken voor hun deelname).
2. Eerste gespreksronde: geselecteerde kandidaten op basis van cv en motivatiebrief per mail uitnodigen voor een eerste gesprek. Niet-geselecteerde kandidaten na het gesprek per mail bedanken.
3. Tweede gespreksronde: geselecteerde kandidaten op basis van het eerste gesprek per mail uitnodigen voor de tweede ronde. Eventueel kan je een extra voorbereidende opdracht meesturen. Na deze gespreksronde neem je met iedereen telefonisch contact op om het goede of slechte nieuws mee te delen en een korte motivatie te geven voor de beslissing van de jury. Stel dit niet uit!

Aandachtspunten

• Nodig de kandidaten die je graag wil leren kennen uit en geef hen duidelijk aan waar en wanneer je hen verwacht. Wees flexibel in het plannen van gesprekken: niet iedereen kan zich op elk moment vrij maken.
• Anonimiseer de cv’s en motivatiebrieven om vooroordelen binnen je jury uit de weg te gaan. Zorg ook voor een objectieve manier om te beoordelen zoals een scoreblad met de vaardigheden, kennis en houding die belangrijk zijn voor de job.
• Zorg indien mogelijk dat iemand de kandidaten die aankomen kan ontvangen. Vraag hiervoor een gewone vrijwilliger van het jeugdhuis die de kandidaten al iets kan aanbieden om te drinken terwijl ze wachten.

Drie of vier mensen vormen samen een sollicitatiecommissie. Meer is niet nodig om een goed zicht te krijgen op interessante kandidaten. Het is aan te raden om twee à drie leden van de werkgroep personeel te versterken met minstens één externe persoon die de werking kent en/of ervaring heeft met sollicitaties.

Formaat zetelt bijvoorbeeld gratis in je jury om je te ondersteunen. Graag meer info over hoe je een goede procedure opstelt? Of hoe je een goed sollicitatiegesprek afneemt? Of wil je de basis meekrijgen van werkgeverschap in onze sector? Schrijf je dan in voor ons halfjaarlijks vormingstraject EQUIPE Werkgeverschap. Meer info vind je hier.

Ga voor een diverse jury

Je organisatie heeft misschien vrijwilligers, bestuurders, een of meerdere beroepskrachten, wordt ondersteund door de gemeente of de stad, heeft partnerorganisaties, is lid van Formaat, … Dit zijn allemaal actoren die relevante kennis en belangen hebben rond je organisatie.

Een goed samengestelde jury zorgt er bovendien voor dat de selectiecommissie een volledig beeld kan vormen van de sollicitanten. Een vrijwilliger kan vragen stellen over het omgaan met vrijwilligers en kan daar ook een oordeel over vormen, iemand van de jeugddienst kan meer gerichte vragen stellen over subsidies en Formaat heeft dan weer een helikopterblik op de verschillende projecten en de medewerkers. Je kan daarnaast ook (proberen) gaan voor een cultureel diverse jury. Zo krijg je meerdere perspectieven binnen en laat je ook zien waar je organisatie voor staat.

Hoewel jeugdinitiatieven voor een groot stuk op minderjarigen draaien, is het wenselijk om er ook hier voor te zorgen dat er evenwicht is. Een jury waar alleen minderjarigen in zetelen, kan sollicitanten afschrikken of de indruk geven dat je initiatief niet professioneel, volwassen of verantwoordelijk genoeg is.

Zet jezelf in de schoenen van je sollicitant

Solliciteren is een heel stresserend gebeuren, zeker voor sollicitanten. Probeer dus geen onnodige druk op je kandidaten te leggen. Zo hebben ze meer kans om hun talenten te tonen en heb jij een beter zicht op wie er voor je zit. Neem de tijd om hen te verwelkomen. Bied iets te eten en/of te drinken aan. Begin niet meteen met je moeilijkste vraagstuk. Zo een jury voor je is al intimiderend genoeg.

Op het internet vind je ongetwijfeld wilde verhalen over sollicitatieproeven of vragen van de jury. Een sollicitatieprocedure is niet het moment om al je creativiteit als jury naar boven te halen. Je bent er om te oordelen over wie de geschikte kandidaat is voor de job. Verras je kandidaat dus niet onnodig met bizarre vragen of rare opdrachten. Dit verhoogt enkel de druk en kan de kwaliteit van je procedure (en dus ook je beslissing) verlagen.

Vermijd belangenvermenging

Soms is het onvermijdelijk dat mensen uit de jury ook kandidaten kennen waarover ze moeten oordelen. Vraag de jury telkens op voorhand om eventuele persoonlijke banden op tafel te leggen en vermijd dat familie, huisgenoten, vrienden enzoverder over elkaar oordelen. Let wel: het is niet fout om je oor te luister te leggen bij mensen uit je organisatie om te zien of zij niemand kennen die in aanmerking zou kunnen komen. Zij kennen de werking en kunnen mogelijk een inschatting maken of iemand in die setting en de functie past.

Personeelsleden mee in de jury

• Argumenten pro: het personeel dient dagelijks met deze persoon samen te werken, is zelf deskundig wat betreft werken in een open jeugdwerkinitiatief en kan dus ook beter oordelen over de deskundigheid van de kandidaten.

• Argumenten contra: personeel vertrekt te veel vanuit hun eigen visie op de job en laat vaak te weinig ruimte voor vernieuwende ideeën van een mogelijk toekomstige collega.

Spreek op voorhand af wie wat doet tijdens het gesprek

Wie leidt het gesprek? Wie biedt de sollicitant iets te drinken aan? Wie stelt welke vraag? Wie houdt de tijd in het oog? Door dit op voorhand vast te leggen zorg je ervoor dat er ritme en stabiliteit komt in je gesprekken. Je zorgt er ook voor dat iedereen voldoende tijd kan krijgen om alles te noteren tijdens het gesprek.

Hou je jury compact

Jury’s zijn op zich al intimiderend, wat voor een aantal kandidaten in hun nadeel kan spelen. Zorg daarom dat de jury niet te groot is. Drie tot vier juryleden zijn aangewezen, niet meer. Een jury van drie tot vier leden zorgt ervoor dat je je mening makkelijker kan aftoetsen bij elkaar. Bespreek de kandidaten pas als iedereen van die ronde is geweest. Zo voorkom je dat je elkaars mening al beïnvloedt en de kandidaten geen faire kans krijgen, positief of negatief.