Een open jeugdwerkinitiatief met tewerkstelling heeft veel administratie en afspraken. Dat kan snel overweldigend lijken. Met twee duidelijke mappen, één voor de werknemers, één voor de werkgever, breng je overzicht en structuur. Het opstellen van deze mappen is het eerste wat je moet doen. Ze bundelen informatie, leggen afspraken vast en helpen je correct te handelen. Zo voorkom je misverstanden. Tegelijk toon je dat je je rol als werkgever serieus neemt.
Werknemersmap: houvast voor elke medewerker
De werknemersmap is een persoonlijke map voor elke werknemer. Die bevat alle belangrijke documenten over hun tewerkstelling. Zo weet elke werknemer waar deze aan toe is, wat er afgesproken is, en bij wie deze terecht kan. Deze werknemersmap kan digitaal of op papier zijn, zolang deze maar vlot toegankelijk is voor de werknemer zelf.
🗂️ Het arbeidsreglement
🗂️ De individuele arbeidsovereenkomst
🗂️ De verklaring op eer
🗂️ De functiebeschrijving
🗂️ Afspraken rond uurrooster en de registratie van de uren
🗂️ Het personeelsbeleid
🗂️ Afspraken rond afwezigheden, doktersbriefjes en vakantie
🗂️ Informatie rond gezondheid en welzijn: vertrouwenspersoon, preventie, psychosociale risico’s
🗂️ Afspraken rond vorming, coaching en evaluatie.
Werkgeversmap: werkinstrument voor het bestuur
De werkgeversmap is geen map om weg te leggen in een schuif. Het is een praktisch werkinstrument voor wie de werkgeverstaken binnen het bestuur opneemt en daarmee stap voor stap aan de slag kan gaan. Het maken van een werkgeversmap helpt je om correct te handelen als werkgever, en zorgt voor continuïteit wanneer er mensen wisselen in het bestuur of de werknemers.
🗂️ Een duidelijke checklist met alle verantwoordelijkheden van de werkgever
🗂️ Personeelsdossiers (één mapje per werknemer. Belangrijk: Niet in de werknemersmap steken, deze bevat ook vertrouwelijke of interne documenten)
🗂️ Modeldocumenten: arbeidsovereenkomst, verklaring op eer, onkostenformulier, functioneringsformulier, …
🗂️ Info over de loonadministratie en contact met het sociaal secretariaat: loonbrieven, jaarlijkse overzichten, …
🗂️ Wettelijke documenten: arbeidsreglement, policies en afspraken, welzijns- en preventiebeleidsplan, personeelsbeleid, …
🗂️ Informatie over verzuim en re-integratie: beleid bij (langdurige) afwezigheid, stappenplan, contactopvolging
🗂️ Functionerings- en evaluatiebeleid: gesprekscyclus, sjablonen en tips voor goede gesprekken
🗂️ VTO(C)-beleid en budget: opleidingsplan, vormingsbudgetten
🗂️ Communicatie en teambeleid: hoe zorg je voor een goede samenwerking, overlegmomenten en conflictbemiddeling
🗂️ Organisatiestructuur en rollen: wie doet wat in het bestuur en in het team. Een schema kan hierbij helpen
Waarom zijn deze mappen zo belangrijk?
Goed werkgeverschap begint bij overzicht. Als je begint met deze twee mappen zet je al een stevige stap in de juiste richting.
- Ze geven structuur en duidelijkheid aan je personeelsbeleid
- Ze zorgen ervoor dat je correct en tijdig handelt
- Ze versterken het vertrouwen tussen werknemer en werkgever
- Ze maken je beleid transparant en overdraagbaar
Formaat helpt je graag op weg met duidelijke info, handige sjablonen, een basisoverzicht én vorming of ondersteuning. Neem contact met ons op of ga aan de slag met onze artikels.
