Sol­li­ci­ta­tie­ge­sprek­ken

Een goed gesprek begint lang voordat de kandidaat binnenkomt. Als jury is het belangrijk dat iedereen weet wie welke rol opneemt, wie het gesprek leidt, wie welke vragen stelt en wie de tijd bewaakt. Maak op voorhand ook duidelijk welke competenties, kennis en attitudes je wil aftoetsen, zodat het gesprek gestructureerd, eerlijk en doelgericht verloopt. 

Daarnaast helpt een vriendelijke, overzichtelijke omgeving om kandidaten tot rust te laten komen. Een warm welkom, een drankje en een korte uitleg over het verloop van het gesprek zijn kleine, maar belangrijke details. Een ontspannen kandidaat toont beter waar die sterk in is, en de jury krijgt een realistischer beeld van wie er voor hen zit. 

Neem vóór de gesprekken de tijd om alles samen te bespreken, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt en het gesprek vlot en professioneel verloopt. Een goede voorbereiding helpt om het beste uit zowel de kandidaat als de jury te halen. 

Hieronder vind je een overzicht van de procedure. 

Stap 1: Schriftelijke selectie 

• Sollicitaties ontvangen
• Jury leest brieven, cv’s en andere relevante documenten
• Jury evalueert individueel wie op gesprek komt
• Gezamenlijke evaluatie
• Geselecteerde kandidaten contacteren via mail 

Stap 2: Eerste gesprek – kennismakingsronde 

• Onthaal
• Ontmoeting met de jury
• Overlopen van het cv en de motivatie
• Gesprek over kennis, competenties en attitudes
• Overlopen van de contractvoorwaarden en de mogelijke startdatum
• Uitleg over het verdere verloop van de procedure
• Afscheid nemen van de kandidaat
• Jury evalueert individueel
• Gezamenlijke evaluatie
• Selectie voor de tweede ronde
• Geselecteerde kandidaten telefonisch contacteren
• Niet-geselecteerde kandidaten informeren 

Stap 3: Tweede gesprek – inhoudelijke ronde 

• Onthaal (eventueel met voorbereidingstijd voor een opdracht)
• Gesprek met de jury (eventueel korte kennismaking met nieuwe juryleden)
• Bespreken van de opdracht
• Overlopen van de verdere procedure
• Jury evalueert individueel
• Gezamenlijke evaluatie
• Geselecteerde kandidaat contacteren
• Niet-geselecteerde kandidaten contacteren 

Hier kan je een uitgebreide sollicitatieprocedure vinden.

Het eerste gesprek, of de kennismakingsronde, is bedoeld om elkaar beter te leren kennen. Het doel is om inzicht te krijgen in de motivatie, achtergrond en persoonlijkheid van de kandidaat. Het gesprek mag geen verhoor worden, maar een open dialoog waarin je als jury geïnteresseerd luistert en vragen stelt die uitnodigen om ervaringen te delen. Een voordeel van deze ronde is dat je meerdere kandidaten kan uitnodigen.

Een handige methode om concreet gedrag en ervaringen in beeld te brengen is de STARR-methode. Vraag naar:

• een Situatie
• de Taak van de kandidaat
• de Actie die werd ondernomen
• het Resultaat
• de Reflectie: wat heeft de kandidaat eruit geleerd?

Doorvragen is hierbij belangrijk, want het eerste antwoord blijft vaak aan de oppervlakte. Deze methode helpt om niet alleen te horen wat iemand zegt, maar ook om te zien hoe iemand handelt en leert.

Na het kennismakingsgesprek kan een tweede, meer verdiepende ronde nodig zijn. In deze ronde ligt de focus minder op kennismaken en meer op het toetsen van specifieke kennis, vaardigheden en attitudes. Soms wordt de kandidaat gevraagd om een concrete opdracht uit te werken of een casus te bespreken, bijvoorbeeld over het organiseren van een activiteit of het omgaan met een complexe situatie uit het open jeugdwerk.

Het doel van deze ronde is om te zien hoe de kandidaat denkt en handelt, en of die past bij de stijl en de waarden van je werking.

Je kan ervoor kiezen om tijdens dit tweede gesprek nieuwe juryleden uit te nodigen, zodat er frisse perspectieven bijkomen. Let er wel altijd op, ook bij het eerste gesprek, dat de groep niet te groot wordt. Zo voorkom je dat de kandidaat overweldigd raakt en blijven de observaties helder.

Na de twee gespreksrondes vul je, op basis van je observaties, eventueel een scoreformulier in per competentie, attitude en kennis. Bespreek de kandidaat pas gezamenlijk nadat iedereen zijn individuele beoordeling heeft gemaakt. Zo voorkom je dat eerste indrukken of de mening van andere juryleden te veel invloed hebben.

Wees ook voorbereid op moeilijke keuzes. Soms is het lastig om één kandidaat te kiezen of blijft er twijfel bestaan. In dat geval kan je een extra gesprek plannen of de vacature opnieuw openstellen. Het belangrijkste is dat je je beslissing baseert op objectieve criteria, in combinatie met de indrukken die je tijdens het gesprek hebt opgedaan.

Een sollicitatiegesprek gaat over veel meer dan enkel het vinden van de “beste kandidaat”. Het is ook een kans om je werking te tonen: hoe jullie werken, waar jullie voor staan en hoe kandidaten deel kunnen uitmaken van de werking. Een goed geleid gesprek zorgt ervoor dat kandidaten een positieve ervaring hebben, ook als ze niet geselecteerd worden. Zo blijft je werking aantrekkelijk en respectvol, en vergroot je de kans dat mensen later opnieuw solliciteren.