Je vacature is opgesteld, verspreid en de eerste sollicitaties komen binnen. De volgende stap in het aanwervingsproces is het verwerken van de sollicitaties en het maken van een eerlijke selectie. Hoe je dit aanpakt, bepaalt niet alleen of je de juiste persoon vindt, maar ook hoe sollicitanten jouw werking ervaren.
Een transparante en gestructureerde selectieprocedure straalt professionaliteit uit. Ze vergroot ook de kans dat kandidaten die niet geselecteerd zijn, zich later opnieuw kandidaat stellen voor een andere vacature.
In dit artikel lees je hoe je dit stap voor stap kan aanpakken.
Samenstellen van een sollicitatiejury
Een sollicitatiejury bestaat best uit drie tot maximum vier personen. Meer is niet nodig om een goed zicht te krijgen op interessante kandidaten. Een goede samenstelling combineert twee of drie bestuursleden met minstens één extern persoon die de werking kent en/of ervaring heeft met sollicitaties.
Een diverse jury zorgt voor een breder en vollediger beeld van de kandidaten. Een vrijwilliger kan vragen stellen over samenwerking met vrijwilligers en daarop beoordelen. Iemand van de jeugddienst kan gerichter vragen naar samenwerking rond subsidies. Formaat kan vanuit een helikopterblik reflecteren op de functie en de werking. Ook culturele diversiteit binnen de jury zorgt voor verschillende perspectieven en laat zien waar je werking voor staat.
Het is mogelijk dat juryleden kandidaten kennen. Vraag daarom vooraf of er persoonlijke banden zijn en leg die open op tafel. Vermijd dat familie, huisgenoten of vrienden over elkaar oordelen. Let op: het is niet verkeerd om te polsen bij mensen binnen je werking of zij een kandidaat kennen. Zij kunnen mee inschatten of iemand past binnen de functie en de context.
Pro: Beroepskrachten werken dagelijks samen met de nieuwe collega en kennen de werking van binnenuit. Ze kunnen de deskundigheid van kandidaten dus goed inschatten.
Contra: Ze kunnen te veel redeneren vanuit hun eigen visie op de job en te weinig ruimte laten voor vernieuwing of andere perspectieven van toekomstige collega’s.
Wij zetelen gratis in je sollicitatiejury om je te ondersteunen. Contacteer gerust een van onze ondersteuners.
Verwerking sollicitaties
Het verwerken van cv’s en motivatiebrieven kost tijd en is belangrijk werk. Verzamel alle sollicitaties op één plek en bekijk of je namen en persoonlijke gegevens tijdelijk kan weglaten. Beoordeel de brieven en cv’s op een gestructureerde manier. Zo maak je de selectie eerlijker en duidelijker. Dit zorgt niet alleen voor een betere keuze, maar ook voor een fijne ervaring voor de sollicitanten én voor je organisatie.
Selectieprocedure
Een goed georganiseerde selectieprocedure vergroot de kans dat je de juiste kandidaat vindt en straalt professionaliteit uit. Het verhoogt ook de kans dat niet-geselecteerde kandidaten later opnieuw solliciteren.
Het is handig dat één persoon, bij voorkeur de personeelsverantwoordelijke, het volledige selectieproces opvolgt. Deze persoon bereidt de jury voor, zorgt dat alle juryleden op tijd de cv’s en brieven ontvangen, en stelt de nodige tools beschikbaar om tot een goede selectie te komen. De verantwoordelijke communiceert ook met het bestuur over het verloop en de beslissingen van de jury. Als dit niet haalbaar is voor de personeelsverantwoordelijke, kan een coördinator of een ander bestuurslid deze taak opnemen.
De personeelsverantwoordelijke is ook het aanspreekpunt voor kandidaten met praktische of inhoudelijke vragen. Die persoon maakt de planning van de gesprekken en verstuurt uitnodigingen. Veel communicatie kan via mail, maar voor het meedelen van selectieresultaten is telefonisch contact vaak beter. Slecht nieuws professioneel brengen wordt meestal geapprecieerd, zelfs door niet-geselecteerde kandidaten.
👉 Nodig kandidaten tijdig en duidelijk uit, met info over tijd en plaats.
👉 Wees flexibel bij het inplannen van gesprekken. Niet iedereen kan zich op elk moment vrijmaken.
👉 Overweeg om cv’s en motivatiebrieven te anonimiseren om objectiever te kunnen selecteren.
👉 Gebruik een scoreblad om kandidaten te beoordelen op relevante vaardigheden, kennis en attitudes.
👉 Zorg indien mogelijk dat iemand de kandidaten ontvangt. Een vrijwilliger kan bijvoorbeeld iets te drinken aanbieden terwijl de kandidaat wacht.
Tot slot
Een gestructureerde en zorgzame aanpak van sollicitaties en selectie helpt je open jeugdwerking om de juiste kandidaat te vinden én laat een goede indruk na bij alle sollicitanten. Zo bouw je aan een positief imago en vergroot je de kans dat talent in de toekomst opnieuw de stap zet naar jouw werking.
Heb je de sollicitanten uitgenodigd en ga je nu aan de slag met de selectie? Bekijk dan zeker dit artikel.
