Voor een correcte loonafrekening heeft het sociaal secretariaat de juiste informatie nodig. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om deze correct aan te leveren. Deze informatie bestaat uit het aantal gewerkte dagen en uren, vakantie en recuperatie plus afwezigheden.
Urenregistratie
Om overuren, afwezigheden, recuperatie en verlof correct te berekenen en toe te kennen is een systeem van urenregistratie nodig. We raden aan om een transparant systeem te gebruiken om discussie over arbeidstijd te vermijden. Als je personeelsleden de kans wilt geven om te werken met flexibele uren, dan komen er enkele wettelijke verplichtingen bij je uurregistratiesysteem kijken. Je systeem moet toegankelijk en gesloten zijn:
- Toegankelijk: Werkgever en beroepskrachten moeten beiden aanpassingen kunnen maken.
- Gesloten: Het systeem moet een deadline hebben waarna er geen aanpassingen meer mogelijk zijn. Die deadline stel je best maandelijks in zodat je de loonadministratie tijdig kan opvolgen.
De berekening van overuren (zeker in combinatie met flexibele uren) is niet eenvoudig. Het is dus zeker aangeraden om te zoeken naar een goede tool om al je uurregistraties op te volgen. Sociare stelt een tool – www.werktijd.be – ter beschikking voor haar leden. Meer informatie vind je op de website van Sociare. Je kan dit drie maanden gratis en vrijblijvend proberen.
Vaak voorkomende afwezigheden
Ziekte
De werkgever is een gewaarborgd loon verschuldigd aan de werknemer als deze door medische oorzaken geen werk kan verrichten. Ook als deze ongeschiktheid zich tijdens de dag plotseling voordoet. De werknemer is verplicht de werkgever tijdig te verwittigen en een geldig medisch attest af te leveren. De termijnen hiervoor worden gespecificeerd in het arbeidsreglement.
Er is een verschil in de algemene regeling tussen arbeider en bediende als het aankomt op gewaarborgd loon. Bij bedienden is de werkgever deze loonwaarborg verschuldigd voor een periode van 30 kalenderdagen. Vanaf dan valt de werknemer terug op het ziekenfonds.
Voor arbeiders is de regeling iets complexer. Een arbeider ontvangt:
- De eerste 7 kalenderdagen 100 procent van het brutoloon van de werkgever.
- De 8e tot de 14e kalenderdag 85,88 procent van het brutoloon van de werkgever.
- De 15e tot de 30e kalenderdag 25,88 procent van het begrensde brutoloon van de werkgever plus 85,88% van het deel boven deze grens via het ziekenfonds. Let wel: Dit betekent niet dat je als arbeider 111,76 procent van je brutoloon ontvangt.
Hou er rekening mee dat als er medische attesten voor dezelfde oorzaak aansluiten, dat je de periodes moet optellen. Bijvoorbeeld: je beroepskracht krijgt een attest voor 3 weken ziekteverlof. In de tweede week gaat je beroepskracht terug naar de dokter omdat het nog niet beter is. De dokter schrijft een attest voor 3 extra weken ziekteverlof. De dokter geeft op het attest aan dat de oorzaak dezelfde is als de vorige keer. In dat geval moet je de eerste 3 weken en de extra 3 weken optellen. 6x5 kalenderdagen = 30 kalenderdagen. Als je beroepskracht na die 6 weken nog steeds in ziekteverlof zit, valt die als bediende op het ziekenfonds. Als er een onderbreking is of er is een andere oorzaak voor het ziekteverlof, dan begin je opnieuw te tellen.
Wat dit concreet betekent voor jouw beroepskracht en organisatie kan je navragen bij je sociaal secretariaat. Je beroepskrachten kunnen dit navragen bij hun ziekenfonds of vakbond.
Moederschapsrust, geboorteverlof en ouderschapsverlof
De moederschapsrust bedraagt maximaal vijftien weken en wordt opgesplitst in zwangerschapsrust (voor de bevalling) en bevallingsrust (na de bevalling). De week voor de vermoedelijke bevallingsdatum is verplicht verlof. De vijf weken voor dit verplicht verlof kunnen ook worden toegestaan. De negen weken na de feitelijke bevalling zijn eveneens verplicht verlof.
Bij kinderen geboren op of na 1 januari 2021 krijgen vaders en meemoeders 15 dagen geboorteverlof. Vanaf 2023 stijgt dit naar twintig dagen. Deze dagen moeten binnen vier maanden na de geboorte worden opgenomen. De eerste drie dagen betaal je als werkgever loon uit. Daarna krijgt de werknemer een uitkering van het ziekenfonds ter waarde van 82 procent van het loon.
Naast het verlof verbonden aan de zwangerschap is er ook nog ouderschapsverlof. Dit is bedoeld voor de opvoeding van het kind. Het ouderschapsverlof moet van start gaan ten laatste de dag voordat het kind 12 jaar wordt. Dit verlof kan op verschillende manieren worden opgenomen. Een handig overzichtje vind je terug op de site van Sociare. Als werkgever betaal je geen loon uit voor de momenten/periodes dat er ouderschapsverlof wordt opgenomen. De werkgever krijgt wel een uitkering van de RVA en in sommige gevallen een Vlaamse aanmoedigingspremie.
Als het kind geboren wordt met een of meerdere beperkingen zijn er uitzonderingen voor de startdatum van het ouderschapsverlof en het opnemen van ouderschapsverlof die niet in bovenstaande kader staan.
Arbeidsongeval
Bij een arbeidsongeval wordt de loonwaarborg - zoals beschreven onder 'ziekte' - beschouwd als een voorschot en aanvulling op de uitkering van de verzekering. Neem zo snel mogelijk contact op met je verzekering waar je verplicht een polis afsloot voor arbeidsongevallen.
Klein verlet
Sommige gebeurtenissen in het leven van de werknemer geven recht op afwezigheid door de werknemer, zonder loonverlies. Dit wordt sectoraal bepaald. Raadpleeg steeds de website van Sociare voor een up-to-date overzicht.
