Je werking komt op verschillende manieren in contact met geld. Een goed kassasysteem zorgt ervoor dat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan.
Cash geld
Voorzie voldoende wisselgeld. Bewaar het tijdens je evenement op een veilige plaats en niet allemaal in je kassa. Laat nooit geld in de kassa zitten op het einde van de avond. Een kluis is een optie, maar je kan ook een verantwoordelijke aanstellen die zich erover ontfermt.
Hou goed bij hoeveel geld je binnenkrijgt. Tel de kassa regelmatig en noteer het resultaat op het einde van de shift of avond in het kasblad. Dat is gemakkelijk voor de volgende shift en voor de boekhouding.
Bonnetjes of jetons
Enkele tips voor als je bezoekers met bonnetjes betalen:
Zorg voor een berekeningstabel aan de kassa. Zo moeten vrijwilligers niet zelf uittellen wat de prijs is van zeventien bonnen.
Voorzie unieke bonnen of jetons die niet op andere evenementen kunnen opduiken. Ontwerp ze desnoods zelf of voorzie ze van een stempel.
Voorzie steeds een gesloten doos (met gleuf) waarin de gebruikte bonnen of kaarten kunnen worden gedeponeerd.
Elektronisch betaalsysteem
Formaat ontwikkelde samen met Alfa-zet een elektronisch betaalmiddel op maat van jeugdhuizen.
Medewerkers
Stel een financieel verantwoordelijke aan voor je evenement. Die persoon is het aanspreekpunt voor iedereen die ter plaatse met geld werkt. Te weinig of te veel geld in de kassa? De financieel verantwoordelijke lost het voor je op. Daarnaast werk je aan de kassa uiteraard met vrijwilligers die je volledig vertrouwt.
Als het over geld gaat, maken heldere afspraken alles makkelijker. Werk daarom een financieel beleid uit waarin staat hoe jouw organisatie met geld omgaat. Communiceer het duidelijk naar alle betrokkenen.
