Geldzaken
Geld beheren

Elektronisch betalen: Verplicht vanaf 1 juli 2022

27 apr. 2022
IKORGANISEER foto door Nikki Lucy 2

Om fraude tegen te gaan, stelt de federale regering een nieuwe verplichting voor. Vanaf 1 juli moet je in iedere onderneming elektronisch kunnen betalen. Deze regel zal ook gelden voor het merendeel van de open jeugdwerkinitiatieven.

De verplichting geldt voor alle ondernemingen die op permanente basis economische activiteiten uitvoeren gericht op consumenten. Deze definitie bevat twee kernbegrippen:

  • Met economische activiteit bedoelt men zowel diensten als goederen. Het kan gaan over drankverkoop of merchandise, maar evengoed het inkomgeld voor spelactiviteiten.
  • Het betreft een economische activiteit op permanente basis, wat erop duidt dat het niet om een éénmalige handeling gaat, maar om een duurzame activiteit. Als je eenmalig drank verkoopt of een evenement organiseert is het niet verplicht.

De definitie (zie hierboven) heeft als gevolg dat alle jeugdhuizen met een permanente/regelmatige barwerking verplicht worden om vanaf 1 juli een elektronisch betaalmiddel aan te bieden.

Jeugdinitiatieven zonder barwerking die regelmatig betalende muziek-, sport-, spelactiviteiten/evenementen organiseren vallen ook onder de regeling.

Uitzondering

Er is één uitzondering op de regel en dat is voor economische activiteiten die geen duurzaam karakter hebben. Jeugdinitiatieven waar er normaal geen geldtransacties gebeuren, vallen niet onder de verplichting wanneer ze eenmalig een betalende activiteit organiseren.

Het aanvaarden van cash geld blijft verplicht. Niet iedereen heeft immers de mogelijkheid om via een smartphone of bankkaart te betalen. Het is belangrijk om cash te blijven aanvaarden om de toegankelijkheid van je initiatief te behouden.

Voordelen

  • Veilig
    • Een risico van cash is diefstal. Een volle kassa kan een toevallige passant wel eens verleiden en inbrekers zijn sneller geneigd om jouw jeugdhuis een bezoek te brengen.
    • Bij digitale betalingen kom je niet in aanraking met vals geld.
  • Praktisch
    • Medewerkers hoeven zich geen zorgen te maken over het bewaken van de kassa en het in veiligheid brengen van de omzet.
    • Voor de bezoekers is het gemakkelijk om cashless te betalen. Het gaat snel en het bespaart hen een tripje naar de bank.
    • De kassa tellen gaat snel en er worden minder fouten gemaakt.
    • Je hebt nooit een tekort aan wisselgeld.
  • Hygiënisch
    • Cash geld gaat door vele handen en is allesbehalve hygiënisch. Elektronisch betalen daarentegen is een stuk hygiënischer, zeker als het contactloos gebeurt.

Nadelen

Extra kost

  • Ongeacht welk systeem je kiest, online transacties kosten geld. Dit kan een vaste kost zijn maar meestal gaat het over een kost per transactie.
Belangrijk!

Aan cash betalingen zijn ook kosten verbonden. Zo komen fouten bij teruggave vaak voor en rekent de bank kosten aan voor het tellen van muntjes. Als je uiteindelijk de rekening maakt, zal het je, ongeacht de kost van digitale betalingen, voordeel opleveren om cashless betalingen aan te bieden.

Om te bepalen welk systeem het meest voordelig is voor jouw organisatie dien je met verschillende zaken rekening te houden zoals het aantal transacties die gebeuren, hoeveel een gemiddelde transactie bedraagt, wie zal afrekenen, of je een systeem wil met geïntegreerd stockbeheer…

Payconiq

Hoe werkt het?

  • Payconiq is één van de meest gebruikte systemen voor het uitvoeren van cashless betalingen. Jouw jeugdhuis krijgt een unieke QR-code die bezoekers scannen met de Payconiq-app waarna ze rechtstreeks hun betaling kunnen doen. Jongeren zonder smartphone of zonder Payconiq-app kunnen hier geen gebruik van maken.

Kostprijs

  • Voor het jeugdhuis zijn er geen vaste kosten, noch opstartkosten aan verbonden. Er wordt wel 0,06 euro per transactie aangerekend.
Belangrijk

!Payconiq is geen kassasysteem. Dit betekent dat je enkel te zien krijgt hoeveel euro iemand betaalde en niet wat die persoon juist heeft gekocht (bv drank, tickets, merchandise...). Dit is wel van belang voor het opmaken van je boekhouding. Je zal dit handmatig moeten nagaan wat een grote tijdsinvestering vergt.

Neem contact op:

De Wittestraat 2, 2600 Berchem

Bereikbaar op ma-vrij van 10-16u

Neem contact op