Om fraude tegen te gaan, stelt de federale regering een nieuwe verplichting voor. Vanaf 1 juli moet je in iedere onderneming elektronisch kunnen betalen. Deze regel zal ook gelden voor het merendeel van de open jeugdwerkinitiatieven.
Wat houdt deze regel in?
De verplichting geldt voor alle ondernemingen die op permanente basis economische activiteiten uitvoeren gericht op consumenten. Deze definitie bevat twee kernbegrippen:
- Met economische activiteit bedoelt men zowel diensten als goederen. Het kan gaan over drankverkoop of merchandise, maar evengoed het inkomgeld voor spelactiviteiten.
- Het betreft een economische activiteit op permanente basis, wat erop duidt dat het niet om een éénmalige handeling gaat, maar om een duurzame activiteit. Als je eenmalig drank verkoopt of een evenement organiseert is het niet verplicht.
Voor wie is het verplicht?
De definitie (zie hierboven) heeft als gevolg dat alle jeugdhuizen met een permanente/regelmatige barwerking verplicht worden om vanaf 1 juli een elektronisch betaalmiddel aan te bieden.
Jeugdinitiatieven zonder barwerking die regelmatig betalende muziek-, sport-, spelactiviteiten/evenementen organiseren vallen ook onder de regeling.
Er is één uitzondering op de regel en dat is voor economische activiteiten die geen duurzaam karakter hebben. Jeugdinitiatieven waar er normaal geen geldtransacties gebeuren, vallen niet onder de verplichting wanneer ze eenmalig een betalende activiteit organiseren.
Hoe zit het met cash betalingen?
Het aanvaarden van cash geld blijft verplicht. Niet iedereen heeft immers de mogelijkheid om via een smartphone of bankkaart te betalen. Het is belangrijk om cash te blijven aanvaarden om de toegankelijkheid van je initiatief te behouden.
De voor- en nadelen van elektronisch betalen
Voordelen
- Veilig
- Een risico van cash is diefstal. Een volle kassa kan een toevallige passant wel eens verleiden en inbrekers zijn sneller geneigd om jouw jeugdhuis een bezoek te brengen.
- Bij digitale betalingen kom je niet in aanraking met vals geld.
- Praktisch
- Medewerkers hoeven zich geen zorgen te maken over het bewaken van de kassa en het in veiligheid brengen van de omzet.
- Voor de bezoekers is het gemakkelijk om cashless te betalen. Het gaat snel en het bespaart hen een tripje naar de bank.
- De kassa tellen gaat snel en er worden minder fouten gemaakt.
- Je hebt nooit een tekort aan wisselgeld.
- Hygiënisch
- Cash geld gaat door vele handen en is allesbehalve hygiënisch. Elektronisch betalen daarentegen is een stuk hygiënischer, zeker als het contactloos gebeurt.
Nadelen
Extra kost
- Ongeacht welk systeem je kiest, online transacties kosten geld. Dit kan een vaste kost zijn maar meestal gaat het over een kost per transactie.
Aan cash betalingen zijn ook kosten verbonden. Zo komen fouten bij teruggave vaak voor en rekent de bank kosten aan voor het tellen van muntjes. Ook zijn het de interne diefstallen die cashbetalen erg duur maken. Als je uiteindelijk de rekening maakt, zal het je financieel voordeel opleveren om cashless betalingen aan te bieden.
Systeem op maat van jeugdhuizen
Om te bepalen welk systeem het meest voordelig is voor jouw organisatie dien je met verschillende zaken rekening te houden zoals het aantal transacties die gebeuren, hoeveel een gemiddelde transactie bedraagt, wie zal afrekenen, of je een systeem wil met geïntegreerd stockbeheer…
Systeem Alfa-Zet
Bij Formaat werken we samen met sterke partners. Eén daarvan is Alfa-Zet. Zij introduceerden een uniek betaalsysteem op de markt: een CCV-betaalterminal die ook een kassa is.
KEUZE VAN FORMAAT! ✔️
Waarom?
Via een kassasysteem ben je op de hoogte van de inhoud van de transacties. Je weet wat er achter het bedrag zit dat er op de rekening werd gestort. Dit is essentieel voor het voeren van een correcte boekhouding. Het bespaart je veel tijd en giswerk wordt vermeden.
Daarnaast staat Alfa-Zet klaar voor jullie! Ze bieden een goede service aan en zijn bereikbaar voor het beantwoorden van vragen en het ontvangen van feedback.
Prijs?
We zijn er ons bewust van dat dit systeem op het eerste zicht prijziger lijkt dan andere elektronische betaalmogelijkheden op de markt. Toch vinden wij deze betaalmogelijkheid de beste keuze. Hiervoor werk je met een betrouwbaar systeem, een ethische partner en een organisatie die met veel plezier een goede service aanbiedt.
De prijzen en systemen zijn terug te vinden in het aanvraagformulier.
Naast het systeem van Alfa-Zet bestaan er nog andere manieren om elektronisch betalen aan te bieden. Denk daarbij aan Sumup, Payconiq, Bonsai... De systemen hebben lagere opstartkosten maar bieden weinig persoonlijke ondersteuning en service.
Deze kunnen handig zijn voor werkingen die geen grote gelddoorstroom hebben.
