Onthaalbeleid

Je kan mensen niet onthalen als ze niet tot bij jou durven komen. Kijk daarom even kritisch naar de plek waar nieuwe mensen aankomen.

• Is jullie locatie licht of donker?

• Is de naam van jullie initiatief ergens te zien?

• Welke kleuren gebruik je?

• Hoe ziet jullie logo eruit?

• Ruikt jullie locatie lekker?

• Ziet jullie locatie er veilig uit?

Al die dingen zorgen er mee voor dat mensen afgeschrikt of uitgenodigd worden om binnen te stappen. Durf je bezoekers, maar zeker ook de niet-bezoekers te vragen of jullie plek en huisstijl hun voldoende aanspreken. Hun opmerkingen kunnen je helpen om je om je plek meer uitnodigend te maken, bijvoorbeeld met lampjes bij de deur, pijlen in het gebouw, vlaggen of borden met jullie logo…

Vraag hulp aan de jeugddienst en je achterban. Misschien zijn er ook lokale ondernemers of beroepsscholen die jullie infrastructuur kunnen verbeteren. Een nee heb je, een ja kun je krijgen.

Hoe vlot sommige mensen ook contact leggen met onbekenden, de meeste voelen toch een drempel als ze voor de eerste keer ergens binnenstappen. Daar kun je als open jeugdwerkinitiatief bewust mee omgaan.

Zo worden nieuwelingen op veel plekken ‘buitengekeken’. Je kent het wel: je wandelt door de deur en plots draait iedereen zich naar jou. Dat kan heel bedreigend aanvoelen. Probeer daar als bestuurder of vrijwilliger tegenin te gaan. Hou het gesprek aan de gang en geef zelf niet te veel aandacht aan wie er door de deur wandelt. Zo kan een bezoeker even wennen aan de plek zonder zich bekeken te voelen.

Belangrijker dan de blik van de vaste bezoekers is hoe jij de nieuwkomer ontvangt. Spreek hem aan en start een gezellig gesprekje over wie hij/zij/hen is, wie jullie zijn en wat jullie initiatief doet. Zo’n babbel stelt mensen gerust en geeft ze de kans om jullie beter te leren kennen.

Als je met nieuwe bezoekers praat, kom je vaak dingen te weten waar je anders nooit achter zou komen. Vraag hen bijvoorbeeld eens hoe ze bij jullie zijn terechtgekomen. Wat denkt je nieuwe bezoeker over het imago van jullie werking? En hoe zouden jullie dat imago kunnen verbeteren? Weet iedereen wat er bij jullie allemaal te doen is? Is jullie locatie gemakkelijk bereikbaar en zijn jullie vlot te contacteren?

Zulke vragen stel je beter aan nieuwelingen dan aan de anciens van het jeugdhuis. Nieuwe bezoekers hebben immers een onbevangen blik. Ze hebben nog geen band met de werking en kunnen dus vrijuit praten. Het is natuurlijk niet de bedoeling om hen te overladen met duizend en een vragen. Leg de focus op wat voor jullie initiatief het belangrijkste is.

Informeer je nieuwe bezoekers over wat jullie allemaal doen en wat die van jullie mag verwachten. Heb je flyers van de komende activiteiten? Geef die mee samen met een woordje uitleg en nodig hen uit om langs te komen. Je kan ook even de tijd nemen om hun uit te leggen hoe ze op de hoogte kunnen blijven van wat er gebeurt bij jullie.

Doe ook wat je zegt. Als je zegt dat je nog een berichtje zal sturen, doe dat dan ook. Als je zegt dat je hen gaat uitnodigen voor jullie buurtbarbecue, doe dat dan ook. Hoe betrouwbaarder je bent, hoe sneller nieuwe bezoekers het idee hebben dat ze kunnen terugkomen.

Laat je onthaalbeleid niet stoppen na de eerste ontmoeting. Nieuwe bezoekers hebben waarschijnlijk een paar momenten nodig om een band met jou en je werking op te bouwen. Neem dus zeker de tijd om voor de tweede, derde en vierde keer met hen een babbeltje te slaan, tot ze zich thuis voelen in je werking. Bij elke ontmoeting kan je ook meer info geven over de werking: over jullie werkgroepen, de structuur van de vzw, hoe ook nieuwelingen mee activiteiten kunnen organiseren …