In een jeugdhuis en in het brede open jeugdwerk is het belangrijk dat jeugdwerkers hun vaardigheden versterken. Dat zorgt voor een betere werking, meer plezier in het werk en minder personeelsverloop. Je hoeft niet te wachten op een evaluatiegesprek om je beroepskrachten de kans te geven om bij te leren. Levenslang leren wordt steeds belangrijker in onze samenleving. Ook jouw organisatie kan hier blijvend op inzetten. Twee hulpmiddelen kunnen daarbij helpen: een VTOC-beleid en een persoonlijk ontwikkelingsplan. Maar hoe begin je daaraan en hoe breng je dat in de praktijk?
Een duidelijk VTO(C)-beleid
VTOC staat voor Vorming, Training, Opleiding en Coaching. Een VTOC-beleid toont hoe je als organisatie omgaat met leren op het werk. Samen met het bestuur en de beroepskrachten spreek je af welke thema’s belangrijk zijn, hoeveel tijd en budget er is, en op welke manier de beroepskrachten zich kunnen ontwikkelen.
Dit is belangrijk omdat:
- je versterkt de kennis en vaardigheden van je beroepskrachten
- je maakt je organisatie aantrekkelijker voor nieuwe beroepskrachten
- je verhoogt het welzijn en de motivatie op het werk
- je voorkomt dat beroepskrachten afhaken of zich gaan vervelen
Stappenplan voor een sterk VTO(C)-beleid
Denk na over waarom leren en ontwikkelen belangrijk zijn voor jou organisatie. Wat wil je bereiken met vorming en opleiding? Hoe past dat bij je missie of doelen?
Wat zijn de uitdagingen of leervragen in je werking?Welke vaardigheden zijn nodig, nu en in de toekomst? Wat geven je beroepskrachten of vrijwilligers aan dat ze willen leren?
Hoeveel budget is er beschikbaar? Hoeveel tijd kan je vrijmaken voor vorming? Heb je recht op subsidies zoals het VIVO-vormingsbudget? Zijn er mensen in je netwerk die hun expertise kunnen delen?
Wat wil je aanbieden: standaard vorming of extra vorming?
Voor wie: alle beroepskrachten, nieuwe medewerkers of vrijwilligers?
Hoe vaak: bijvoorbeeld jaarlijks of in een vaste cyclus?
Hoe ga je dit opvolgen?
Maak een lijst van standaard vormingen die verplicht of sterk aanbevolen zijn.
Maak ook een lijst met extra vormingen op vraag of voor verdieping.
Leg aan je beroepskrachten uit wat het doel is van het persoonlijk ontwikkelingsplan.
Bepaal samen met hen de leerdoelen.
Maak afspraken over wat ze willen leren, wanneer en hoe ze dat doen, en hoe jij hen daarbij zal ondersteunen.
Zoek een goede vormingspartner of organiseer iets intern.
Plan ruim op voorhand.
Laat ruimte om ook informeel te leren (coaching, jobshadowing...).
Check regelmatig hoe het loopt.
Vraag feedback na een opleiding.
Kijk jaarlijks of je VTO(C)-plan nog klopt.
Laat de beroepskrachten die een opleiding volgden kort vertellen wat ze geleerd hebben.
Organiseer een korte vorming binnen je team.
Zorg ervoor dat leren een deel wordt van je teamcultuur.
Schrijf je VTOC-aanpak uit in een intern document of een beleidsnota.
Verbind het met je jaarlijkse planning, je aanwervingsbeleid en je evaluatiesysteem.
Zorg dat het bekend is bij het bestuur, de vrijwilligers en nieuwe medewerkers.
Het POP
Het POP is een eenvoudig document dat jij als werkgever samen met je beroepskracht opstelt. Het helpt om afspraken te maken over leren en groeien op het werk. In zo’n POP noteer je welke vaardigheden of kennis je beroepskracht het komende jaar wil ontwikkelen. Zo werk je samen aan duidelijke en haalbare doelen. Je kan een POP in drie stappen doorlopen:
Bereid het gesprek goed voor. Zowel de beroepskracht als de leidinggevende denken na over een aantal vragen.
Werknemer: waar ben ik goed in en wat wil ik bijleren? Welke ambities heb ik op korte of lange termijn? Sta ik open voor opleidingen of nieuwe taken?
Werkgever: welke veranderingen komen eraan in onze organisatie? Welke kennis en vaardigheden zijn nodig? Zijn er doorgroeimogelijkheden voor deze werknemer?
Gebruik een eenvoudig formulier of sjabloon waarin jullie je ideeën kunnen opschrijven.
In dit gesprek maak je samen duidelijke afspraken.
Ontwikkeldoelen: wat wil de beroepskracht leren of verbeteren?
Praktische afspraken: wanneer begin je? Welke vorming volg je? Hoeveel tijd en budget is er? Wie helpt? Het gesprek is open en eerlijk. Alles mag gezegd worden om samen haalbare afspraken te maken.
Na het gesprek ga je aan de slag.
De beroepskracht werkt aan zijn doelen.
De werkgever zorgt voor tijd, geld of begeleiding.
Plan tussentijdse gesprekken om te kijken of alles goed loopt en of er iets moet worden bijgestuurd.
Na een afgesproken periode, bijvoorbeeld na een jaar, evalueer je:
Zijn de doelen bereikt?
Wat heeft de beroepskracht geleerd?
Wat levert dit op voor het werk en de organisatie?
Evalueren en verankeren
Een VTOC-beleid is nooit helemaal klaar. Het is belangrijk om regelmatig te kijken of je nog op koers zit. Halen je beroepskrachten de doelen die ze zichzelf hadden gesteld? Zijn er nieuwe noden of thema’s die aandacht vragen? Door je beleid op tijd bij te sturen, haal je het beste uit je team en speel je in op veranderingen binnen je organisatie.
Als je het VTOC-beleid stevig verankert én aanvult met persoonlijke POP’s, bouw je aan een leercultuur die sterk, betrokken en gericht op de toekomst is. Je team wordt sterker, je organisatie aantrekkelijker en je personeelsverloop kleiner.
Wil je verder aan de slag met het POP? Bekijk dan ons POP-sjabloon hier.
Wil je meteen aan de slag? In onze toolbox vind je alle tools over dit thema. 👇
