Communicatieplan

Een communicatieplan kan kort en simpel of juist heel uitgebreid zijn. Maar het is belangrijk dat het in ieder geval de volgende onderdelen bevat:

Het doel: wat wil je bereiken?

Je kan één doel kiezen, maar het is beter om meerdere doelen te stellen voor de verschillende groepen die je wil bereiken. Gebruik de SMART-methode om je doelen duidelijk te maken. Een SMART-doel is:

• Specifiek: Je kan precies uitleggen wat je bedoelt.
• Meetbaar: Je kan later controleren of je het doel hebt gehaald.
• Actiegericht: Je koppelt activiteiten aan het doel.
• Realistisch: Het doel is haalbaar.
• Tijdsgebonden: Je bepaalt een begin- en einddatum.

De doelgroep: wie wil je bereiken?

Je kan een hoofddoelgroep kiezen, maar meestal kan je binnen je publiek ook verschillende groepen onderscheiden.

Die verschillende doelgroepen kan je uitwerken in persona’s: denkbeeldige bezoekers, deelnemers of partners. Zo krijg je een duidelijk en levendig beeld van de mensen die je wil bereiken met jouw initiatief of activiteit.

De boodschap: wat wil je vertellen?

Het is belangrijk om per doelgroep maar één duidelijke boodschap te maken.

Houd er rekening mee dat niet alleen je doelgroep de boodschap kan oppikken, maar ook andere mensen. Je communiceert niet alleen over je organisatie of activiteit, maar ook over het beeld dat mensen van jouw organisatie krijgen.

Denk goed na over de tone of voice, dus de stijl waarin je communiceert. Zo spreek je mogelijke sponsors waarschijnlijk formeler aan dan jongeren die je naar je activiteit of organisatie wil trekken.

Het kanaal: met welke middelen wil je dat vertellen?

Denk goed na over wat je doelgroep interessant vindt en via welke kanalen je hen het beste bereikt.

Als je socialemediaprofielen maakt voor je organisatie of evenement, zorg er dan voor dat ze professioneel en up-to-date blijven. Maak duidelijke afspraken over wie deze kanalen beheert.

Planning, timing en financiën

Denk goed na over de volgorde en hoe vaak je de verschillende kanalen wil inzetten.

Maak duidelijke afspraken en verdeel de taken. Vergeet niet rekening te houden met externen, zoals de ontwerper van je flyers of de drukker.

Een goede planning bevat ook meetpunten. Met die meetpunten kan je controleren of je communicatie werkt en of je iets moet aanpassen. Zo kan je snel ingrijpen als het niet gaat zoals je had gedacht of gehoopt. Vergeet ook niet om je financiën in de planning bij te houden.

Evaluatie

Je zal waarschijnlijk na je activiteit een evaluatie inplannen. Vergeet daarbij niet om ook je communicatie te beoordelen. Heb je je doelen bereikt? Wat ging er goed? Wat kon beter?

Gebruik de feedback uit je evaluatie om het communicatieplan voor je volgende activiteit aan te passen. Zo kan je in de toekomst nog beter communiceren.