Als je een jeugdinitiatief runt of een activiteit organiseert, werk je samen met anderen, zoals medewerkers of vrijwilligers. Duidelijke communicatie is belangrijk om alles goed te laten lopen. Werken aan je interne communicatie is dus heel belangrijk!
Welke informatie kan je intern delen?
Duidelijk communiceren met de buitenwereld is belangrijk, maar net zo belangrijk is goed communiceren met je team of vrijwilligers. Slechte interne communicatie kan problemen geven.
Er zijn vier soorten interne communicatie:
- Taakinformatie
- Informatie over wie wat doet, wanneer dat gedaan wordt en hoe
- Voorbeeld: een shiftenlijst voor de bar
- Organisatie-informatie
- Regels, afspraken, richtlijnen, …
- Voorbeeld: je huisregels
- Beleidsinformatie
- Informatie over beslissingen van het bestuur en waarom ze werden gemaakt
- Voorbeeld: een uitleg over waarom het jeugdhuis sluit om 2u en niet later
- Motiverende informatie
- Informatie om je vrijwilligers of medewerkers te motiveren
- Voorbeeld: een oplossing geven voor een probleem
Hoe communiceer je intern?
Er zijn heel wat manieren om intern te communiceren. Hoe je dat doet, hangt af van je boodschap en je doel. Is één van je vrijwilligers ziek en heb je snel een vervanger nodig? Dan is een e-mail naar al je vrijwilligers niet de snelste manier. Dat is dan weer handig om een vergadering aan te kondigen die over een maand is.
Sommige dingen kun je makkelijk online zeggen, maar andere bespreek je beter in het echt of via de telefoon. Vaak heb je verschillende manieren nodig om iedereen te bereiken.
Tools voor je interne communicatie
- Google Drive: Tekstdocumenten, Spreadsheets, Formulieren, Bestaande documenten uploaden
- Microsoft OneDrive
- Dropbox
- Google Agenda
- Verschillende agenda’s (toog/activiteiten/…)
- Agenda’s delen met andere Google-gebruikers
- Gemakkelijk te koppelen via je smartphone
- Doodle
- Afspraken maken
- Groep op Facebook
- Groep of community op WhatsApp
Waarom is interne communicatie belangrijk?
De mensen met wie je samenwerkt, zijn het gezicht van je organisatie. Als zij enthousiast zijn, delen ze dat met anderen. Het is dus belangrijk dat ze de juiste boodschap krijgen.
Zorg dat alle vrijwilligers en medewerkers het verhaal van je organisatie of evenement kennen. Heb je belangrijk nieuws? Laat het eerst aan hen weten voordat je het openbaar maakt. Zo voelen ze zich betrokken. Wil je iets belangrijks posten op social media? Vraag hen om het te liken en te delen.
Je wilt natuurlijk dat alles goed verloopt. Dat lukt alleen als iedereen weet wat ze moeten doen. Goede interne communicatie is daarbij belangrijk. Denk aan een online map in de cloud met het draaiboek en roosters, een WhatsApp-groep voor updates, of een Facebookgroep voor vrijwilligers. Zo hou je iedereen makkelijk op de hoogte.
Maak duidelijke afspraken als je met groepen werkt. Denk na over welke informatie je met welke vrijwilligers deelt en vraag iedereen om respect te hebben voor elkaar. De Facebookgroep moet niet gebruikt worden voor negatieve berichten of kritiek.
Vergeet niet om je vrijwilligers af en toe te bedanken. Stuur een berichtje, geef een feestje, zet ze in de bloemetjes of geef ze de kans om iets nieuws te leren. Zo voelen ze zich gewaardeerd en helpen ze misschien vaker. Als een medewerker of vrijwilliger stopt, zorg dan voor een goed afscheid. Vraag waarom ze stoppen en praat met hen. Zo denken ze positief terug aan hun tijd bij jou.
