Als je een open jeugdwerking runt of een activiteit organiseert, werk je samen met anderen, zoals beroepskrachten of vrijwilligers. Duidelijke communicatie is belangrijk om alles goed te laten lopen. Werken aan je interne communicatie is dus heel belangrijk!
Wat is interne communicatie?
Interne communicatie is alle info die je deelt binnen je organisatie: met vrijwilligers, beroepskrachten of bestuursleden. Goede interne communicatie zorgt dat iedereen weet wat hij of zij moet doen, waarom, en wanneer.
Wat betekent interne communicatie voor jouw werking?
Goede interne communicatie zorgt ervoor dat iedereen:
- weet wat er verwacht wordt
- zich betrokken voelt
- fouten of frustraties vermijdt
- graag blijft meewerken
Welke informatie kan je intern delen?
Duidelijk communiceren met de buitenwereld is belangrijk, maar net zo belangrijk is goed communiceren met je team of vrijwilligers. Slechte interne communicatie kan problemen geven.
Vier soorten interne communicatie
| Soort informatie | Wat houdt dat in? | Voorbeeld |
| Taakinformatie | Wie doet wat, wanneer en hoe | Shifts voor de bar, planning van activiteiten |
| Organisatie-informatie | Regels, afspraken, richtlijnen | Huisregels, gedragscode, alcoholbeleid |
| Beleidsinformatie | Strategie, beslissingen, visie | Uitleg over waarom het jeugdhuis sluit om 2u en niet later |
| Motiverende informatie | Inspiratie, bedanking, betrokkenheid stimuleren | Bedankje, successen delen, nieuwe uitdagingen voorstellen |
Hoe communiceer je intern?
Er zijn heel wat manieren om intern te communiceren. Sommige dingen kun je makkelijk online zeggen, maar andere bespreek je beter in het echt of via de telefoon. Vaak heb je verschillende manieren nodig om iedereen te bereiken.
Verschillende manieren om intern te communiceren in je open jeugdwerking
Snelle info = snelle kanalen
Gebruik WhatsApp of een groep op Messenger of Snapchat voor korte reminders:
“Niet vergeten: vrijdag om 18u opbouw!”
“Wie brengt een speakertje mee?”
Grotere dingen = overzichtelijk kanaal
Voor verslagen, draaiboeken, kalender... gebruik je beter een gedeelde map (bv. Google Drive) of een prikbord.
Belangrijke dingen = face-to-face
Gaat het over gevoelige onderwerpen of wil je ideeën uitwisselen? Dan is een kort groepsmoment of vergadering beter.
Tools voor je interne communicatie
Google Drive: Tekstdocumenten, Spreadsheets, Formulieren, Bestaande documenten uploaden
Microsoft OneDrive
Dropbox
Tip: ben je een vzw? Dan kan je gratis toegang krijgen tot Google for non-profits.
- Google Agenda
- Verschillende agenda’s (toog/activiteiten/…)
- Agenda’s delen met andere Google-gebruikers
- Gemakkelijk te koppelen via je smartphone
- Doodle
- Afspraken maken
Groep of community op WhatsApp
Chat op Instagram
Groep op Snapchat
Praktische tips en aandachtspunten
- Spreek af waar je wat deelt
Is het iets praktisch? Zet het in de groepschat. Gaat het over plannen? Zet het in de gedeelde map. Maak duidelijke afspraken over welke info je via wel kanaal deelt. - Niet iedereen moet alles weten
De barvrijwilligers hoeven bijvoorbeeld niet te weten wat er op de agenda van de bestuursvergadering staat. Hou het relevant voor wie het nodig heeft. - Wees eerlijk, ook over lastige dingen
Moet er iets veranderen of loopt er iets mis? Zeg het gewoon, mét uitleg waarom. - Geef erkenning aan elkaar
Bedank iemand die heeft geholpen. Zeg het als je iets goed vond. Vier samen wat lukt! - Als iemand stopt: zorg voor een fijn afscheid
Vraag wat beter kon, bedank hen en maak er geen stille exit van.
GDPR en interne communicatie
Soms gaat het bij interne communicatie ook over persoonlijke info. Deel dat niet zomaar. Denk aan:
- gegevens van leden
- foto's die je intern deelt
- gevoelige situaties
Meer weten? Check onze pagina's over GDPR en privacy.
✔️ Weten vrijwilligers wat er van hen verwacht wordt?
✔️ Worden afspraken op een duidelijke manier gedeeld?
✔️ Kunnen vrijwilligers makkelijk vragen stellen of feedback geven?
✔️ Wordt inzet gewaardeerd?
✔️ Zijn er vaste momenten om af te stemmen met elkaar?
