Wanneer je een open jeugdwerkinitiatief bestuurt of een activiteit organiseert, werk je samen met verschillende mensen. Dat kunnen medewerkers zijn, maar ook vrijwilligers. Duidelijk communiceren met hen is essentieel om je werking en activiteiten tot een succes te maken. Maak dus zeker werk van je interne communicatie.
Welke informatie kan je intern delen?
Het is belangrijk om duidelijk te communiceren naar de buitenwereld, maar minstens zo belangrijk om te communiceren met je medewerkers of vrijwilligers. Een gebrekkige interne communicatie kan problemen opleveren.
Er zijn vier types interne communicatie:
- Taakinformatie
- Informatie over wie wat doet, wanneer dat gedaan wordt en hoe.
- Voorbeeld: een shiftenlijst voor de bar
- Organisatie-informatie
- Reglementen, afspraken, richtlijnen …
- Voorbeeld: je huishoudelijk reglement
- Beleidsinformatie
- Informatie over beslissingen van het bestuur en waarom ze werden genomen.
- Voorbeeld: een verklaring waarom het sluitingsuur is vastgelegd op 2 uur en niet later
- Motiverende informatie
- Informatie om je vrijwilligers of medewerkers te motiveren.
- Voorbeeld: een oplossing aandragen voor een probleem
Hoe communiceer je intern?
Er zijn talloze manieren om intern te communiceren. Hoe je dat doet, hangt sterk af van je boodschap, je doel en je prioriteit. Is een van je vrijwilligers ziek en heb je snel een vervanger nodig? Dan is een e-mail naar je vrijwilligerspoule niet de snelste manier. Dat is dan weer ideaal om een vergadering aan te kondigen die over een maand plaatsvindt.
Sommige dingen kan je goed online overbrengen, andere zaken communiceer je liever in het echt of via de telefoon. Vaak is het nodig om verschillende kanalen te gebruiken om je boodschap bij iedereen te krijgen.
Tools voor je interne communicatie
- Google Drive: Tekstdocumenten, Spreadsheets, Formulieren, Bestaande documenten uploaden
- Microsoft OneDrive
- Dropbox
- Google Agenda
- Verschillende agenda’s (toog/activiteiten/…)
- Agenda’s delen met andere Google-gebruikers
- Gemakkelijk te koppelen via je smartphone
- Doodle
- Afspraken maken
Facebookgroep
Whatsappgroep/community
Waarom is interne communicatie belangrijk?
De mensen met wie jij een je organisatie organiseert, zijn de ambassadeurs van je organisatie. En als zij met veel goesting meewerken, zullen ze dat uitdragen naar het brede publiek. Het is dan ook belangrijk dat zij de juiste boodschap meekrijgen.
Zorg ervoor dat al je vrijwilligers en medewerkers mee zijn met het verhaal van je organisatie of evenement. Een belangrijk nieuwsbericht? Breng je medewerkers op de hoogte voor je het communiceert naar het grote publiek. Het is een kleine moeite, en je vrijwilligers of medewerkers zullen zich betrokken voelen. Ben je van plan om een belangrijke aankondiging te doen op je social media? Vraag aan je medewerkers om het bericht te liken en te delen.
Daarnaast wil je natuurlijk dat alles op rolletjes loopt. Dat kan alleen als alle medewerkers weten wat van hen wordt verwacht. Ook daarvoor is interne communicatie essentieel. Een gedeelde online map in de cloud met het draaiboek en de roosters, een WhatsApp-groep voor de laatste nieuwtjes, een Facebookgroep voor je vrijwilligers … Er zijn genoeg handige manieren om je vrijwilligers of medewerkers op te hoogte te houden.
Maak wel duidelijke afspraken wanneer je werkt met zulke groepen. Denk goed na over welke informatie je met welke vrijwilligers deelt en vraag iedereen ook om respectvol te reageren en met elkaar te communiceren. Het kan niet de bedoeling zijn dat je Facebookgroep enkel gebruikt wordt om negatieve boodschappen te delen of elkaar negatieve commentaar te geven.
Vergeet tot slot niet om je vrijwilligers af en toe te bedanken voor hun inzet. Laat weten hoe blij je met hen bent door een berichtje te sturen, een feestje te organiseren, hen extern in het zonnetje te zetten, hen mogelijkheden te geven om bij te leren … Zo geef je je vrijwilligers en medewerkers het gevoel dat hun inzet gewaardeerd wordt en is de kans groter dat je vaker op hen kan rekenen. Wanneer een medewerker of vrijwilliger zijn engagement stopzet, zorg dan voor een waardig afscheid. Pols naar de reden van zijn of haar vertrek en voer een helder exitgesprek. Zo vergroot je de kans dat je vrijwilliger met een goed gevoel terugkijkt op zijn of haar engagement.
