BTW

De meeste jeugdhuizen zijn vrijgesteld van de btw-verplichting. Dat betekent dat ze geen btw moeten aanreken op hun eigen activiteiten. Maar ze moeten wél zelf btw betalen op wat ze aankopen. Je kan die btw dan niet terugvragen.

Zo’n btw-vrijstelling betekent wel dat je geen btw-boekhouding hoeft te voeren en geen externe boekhouder hoeft in te schakelen. Allemaal erg belangrijk, want jeugdhuizen zijn vrijwilligersorganisaties.
 

Je blijft vrijgesteld van btw als je aan drie voorwaarden voldoet:

• Je omzet uit drankverkoop blijft onder 80.000 euro per jaar.
• Je omzet uit commerciële activiteiten (sponsoring, drank, inkomsten uit commerciële verhuur…) blijft onder 25.000 euro per jaar.
• Je verkoopt geen maaltijden.

Je moet aan al deze voorwaarden voldoen, anders ben je gemengd btw-plichtig. 
 

Ook als je omzet hoger ligt dan 80.000 euro, kan je van een btw-vrijstelling genieten zolang je inkomsten uit drank niet hoger zijn dan 80.000 euro. Je mag dus af en toe aan fondsenwerving doen met een commerciële activiteit. Die inkomsten zijn vrijgesteld van btw en hoef je niet bij de totale toogomzet te rekenen.

Om van fondsenwerving te spreken, moet je aan drie voorwaarden voldoen:

• Het initiatief is georganiseerd om winst te maken.
• Het initiatief moet buiten je reguliere werking staan. Fuiven vallen dus buiten fondsenwerving, een eetavond valt er wel in.
• Het mag niet systematisch georganiseerd worden. Stel dat je elke week een pastadag organiseert, kan dat concurrentie vormen voor restaurants en moet je dus onderworpen worden aan de btw-plicht. Daarom mag je maximaal vier keer per jaar een fondsenwerving organiseren.

De opbrengsten van een fondsenwerving moeten gebruikt worden voor de werking. Je geeft dat vooraf ook het best duidelijk aan. Het is mogelijk om die opbrengsten enkel te gebruiken voor het deel van jullie werking dat van btw is vrijgesteld.

Zo kan je elk jaar een groot feestweekend, eetfeest, tombola … organiseren ten voordele van je initiatief. Alle niet-drankinkomsten zijn vrijgesteld van btw en vallen dus buiten de omzet die mee bepaalt of je al dan niet btw-plichtig bent.
 

Sponsoring is altijd een commerciële activiteit. Jij maakt namelijk reclame. Als je te veel structurele inkomsten verwerft via sponsoring, zou je vzw gemengd btw-plichtig kunnen worden.

Als je sponsorgeld krijgt, moet je als vzw een factuur uitschrijven. Is je vzw btw-plichtig, dan moet je op die factuur btw aanrekenen. Ben je niet btw-plichtig, dan vermeld je op de factuur steeds de vrijstelling: “Vrijgesteld van btw, Artikel 44§2,2°”

Hoe je een factuur uitschrijft, lees je hier.

• Hou de boekhouding stipt bij. Leden van Formaat kunnen hiervoor gratis gebruik maken van Assist. Voor meer info kun je terecht op www.assistonline.eu.
• Op je uitgaande facturen vermeld je: “Vrijgesteld van btw, Artikel 44§2,2°”.
• Hou een dagboek van je ontvangsten bij.
• Hou vooral je drankinkomsten goed in de gaten en zorg ervoor dat die niet over 80.000 euro gaan. Maak in je boekhouding het onderscheid tussen inkomsten uit fondsenwerving en andere inkomsten.
• Hou gratis consumpties bij in een apart document, zoals in dit voorbeeld van Formaat. Je moet bij een controle kunnen aantonen hoeveel gratis drank je hebt weggegeven, inclusief gratis vaten en speciale kortingen. Kan je dit niet, dan versterk je het vermoeden van ontweken inkomsten of zwart geld. De fiscus kan dan het omzetverschil terugeisen.
• Splits de inkomende facturen van de brouwer op aankopen consumpties voor eigen medewerkers horen niet thuis onder “goederen en diensten”. De boekhoudkundige categorie “goederen en diensten” omvat alle producten die je aankoopt om nadien terug te verkopen. Drank voor eigen medewerkers wordt niet aangekocht om te verkopen en valt dus onder de categorie “diensten en diverse goederen”. Indien je dit correct boekt in Assist, wordt dit meteen in de juiste categorie geplaatst.
• Verkoop geen maaltijden, want dat kan jouw werking meteen btw-plichtig maken.
• Let op met de drankverkoop tijdens ‘verhuurmomenten’. Het is normaal geen probleem om je lokaal te verhuren aan andere jeugdwerkorganisaties, omdat dat ook een doelstelling kan zijn. De omzet die je huurders maken, wordt wel meegerekend in jullie omzet. Zo zal de drempel van 80.000 euro sneller overschreden worden.
• Als je aan commerciële partijen verhuurt die ook drank verkopen, is dat meteen een btw-plichtige activiteit. Daarop geldt de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Dat plafond ligt in 2021 op 25.000 euro. Die vrijstelling kan je natuurlijk niet samenstellen met het vrijstellingsplafond van 80.000 euro.
• Andere commerciële activiteiten zoals sponsoring vallen onder de vrijstelling voor kleine ondernemingen.
• Je mag geen btw in rekening brengen bij bezoekers, huurders…

Stel je als bestuur vast dat jouw initiatief toch een drankomzet van meer dan 80.000 euro heeft? Onderneem dan actie en activeer een btw-nummer. Als je dat niet doet, kan de btw-administratie de btw via de rechtbank bij de bestuurders terugvorderen. De bestuurders hebben dan een persoonlijke fout begaan, namelijk belastingontduiking.

Als je een nieuwe vzw opricht dan is de kans groot dat je na enkele maanden vragen krijgt van de btw-inspectie. Zij willen immers dat jullie het btw-nummer activeren.

In volgende situaties ben je vrijgesteld van btw:

• Je bent een kleine onderneming. Dat betekent dat je omzet kleiner is dan 25.000 euro. Je bent dan wel onderworpen aan btw, maar je hoeft die niet aan te rekenen aan je bezoekers. Jeugdhuizen vallen hier doorgaans buiten, omdat bij hen de vrijstelling op 80.000 euro ligt. Enkel commerciële activiteiten zoals sponsoring vallen hieronder.

• Je bent een erkend jeugdhuis en bent vrijgesteld. Je kan je dan beroepen op artikel 44§2,2° van het btw-wetboek. Je zal moeten aantonen aan de hand van je statuten en gemeentelijke erkenning dat jullie een jeugdhuis zijn.

Als je geen gevolg geeft aan de vraag van de btw-inspectie, kunnen er hoge boetes volgen .

Verdient je jeugdhuis meer dan 80.000 euro omzet in één jaar? Dan wordt je jeugdhuis btw-plichtig vanaf 1 januari van het volgende jaar. Er is wel een uitzondering. De wet zegt dat je toch vrijgesteld mag blijven als:

• je normaal niet meer dan 25.000 euro omzet hebt;
• én je maar één keer wat meer verdient;
• én de extra omzet minder dan 10% boven die 25.000 ligt.

Geldt die regel ook voor jeugdhuizen? Dat is niet duidelijk. Als je de 80.000 euro zou overschrijden, doe dat dan voor een uitzonderlijke activiteit. Een jaarlijkse grote fuif kan nooit uitzonderlijk zijn, een eenmalig feest voor jullie vijftigjarig bestaan wel. 
 

Btw-plichtig zijn heeft niet alleen financiële gevolgen, maar ook administratieve. Je moet dan een btw-boekhouding voeren en kunt enkel werken met facturen. Dat alles zet uiteraard extra druk op vrijwilligers.

Formaat adviseert dat btw-plichtige jeugdwerkinitiatieven een externe boekhouder onder de arm te nemen en om de btw-administratie niet zelf te doen. Een btw-boekhouding is niet alleen ingewikkeld, ze kan ook altijd veranderen. Daarom moet ze stipt worden opgevolgd, want elke fout kan een boete opleveren.

We maken de financiële gevolgen duidelijk aan de hand van een rekenvoorbeeld.

Stap 1: Je koopt drank aan (per jaar):

• 10.000 euro voor water, limonade en cola (totaalbedrag inclusief btw)
• Daarvan is 566 (6%) btw (je betaalt dus 9.434 euro voor de drank + 566 btw).
• Je koopt ook 30.000 euro bier aan.
• Daarvan is 5.206 euro btw (24.794 euro drank + 5.206 euro btw)
• Totaal btw is dus 566 euro + 5.206 euro = 5.772 euro btw.

Stap 2: Je verkoopt de drank met winst (dubbele van de prijs, je moet 21% btw aanrekenen)

• Je verkoopt alles samen voor 80.000 euro.
• Daar zit dan 13.884 euro btw in (want 21% van 80.000 is 13.884).

Die btw moet je dan doorstorten naar de overheid. Maar je mag wel de btw die je zelf betaalde bij aankopen aftrekken. Je moet dan betalen aan de btw-administratie: 13.884 euro (ontvangen btw) - 5.772 euro (betaalde btw) = 8112 euro. 

Op de totale drankverkoop betaal je dan 8112 euro aan de btw. In feite is een btw-nummer voor een btw-plichtige neutraal, het is de bezoeker die de btw betaalt. Maar dit betekent natuurlijk wel dat je de prijs van een consumptie zal moeten verhogen, anders zal je zelf het aandeel op de verkoop moeten bijleggen.

Als iemand zowel dingen doet die onderworpen zijn aan btw als dingen die vrijgesteld zijn van btw, dan spreken we over gemengde btw-plicht.

Veel jeugdhuizen zijn gemengd btw-plichtig. De fiscus redeneert dat een jeugdhuis bestaat uit twee delen: een jeugdhuis en een drankgelegenheid. Het eerste deel, het jeugdhuis, blijft vrijgesteld van btw omdat het jeugdwerk is en het btw-wetboek dat zo bepaalt. Het tweede deel, de drankgelegenheid, wordt dan btw-plichtig. De vzw die ze samen beheert, zal dus gemengd btw-plichtig worden.

Concreet betekent dat, dat je enkel btw moet aanrekenen op de inkomsten van een tickets de activiteit gekoppeld is aan drankverkoop (bijvoorbeeld bij een fuif, concert ...). In ruil daarvoor kan je de btw terugvorderen die je zelf betaalde bij de supermarkt of drankenhandel. Je kan enkel het deel terugvorderen van wat je voor de drankgelegenheid hebt gekocht. Dat noemt men het werkelijk verbruik. Op de prijs van een uitstap of en intern vormingsweekend moet je dan geen btw aanrekenen.

In de praktijk is het niet gemakkelijk om achteraf uit te maken wat je kocht voor het jeugdhuis en wat voor de drankgelegenheid. Dat loopt door elkaar. Daarom wordt er gewerkt met een verhoudingsgetal. Dat is gebaseerd op de verhouding tussen je btw-plichtige inkomsten (sponsoring, drankverkoop…) en je andere inkomsten, zoals deelnamegelden die niet gekoppeld zijn aan drankverkoop. Subsidies, interesten giften ... worden niet meegerekend in dat verhoudingsgetal. Als je jeugdwerkinitiatief een verhoudingsgetal van 99% heeft, wat niet onrealistisch is, dan kan je 99% van al je betaalde btw recupereren. Voorbeelden van uitgaven met btw: energie, onderhoud, auteursrechten, aankoop muziekinstallatie, verbouwing ontmoetingsruimte, toiletproducten…