Medewerkers vergoeden

Forfaitaire onkostenvergoeding

Je kan je vrijwilligers een vergoeding geven zonder dat zij hun onkosten moeten bewijzen. Er zijn hier twee plafonds: 41,48 euro per dag en 1659,29 euro per jaar in 2024. Je kunt dus maximaal veertig keer per jaar de volle dagvergoeding uitkeren. Vrijwilligers mogen dit wel combineren met een kilometervergoeding (maximaal 2000 km/jaar). De nieuwe forfaitaire, maximale kilometervergoeding bedraagt sinds 1 januari 2024 €0,4269 euro per kilometer voor gemotoriseerde voertuigen en 0,35 euro per kilometer voor fietsen.

Reële onkostenvergoeding

Los daarvan is het uiteraard toegestaan om vrijwilligers terug te betalen voor gemaakte en bewezen kosten, bijvoorbeeld door een kassabonnetje of factuur in te leveren. Deze terugbetaling doe je best via de kassa. Alle soorten kostenvergoedingen voor vrijwilligers vind je terug via vlaanderenvrijwilligt.be.

In natura

Wat in sommige jeugdhuizen wel voorkomt is het vergoeden van medewerkers in natura, bijvoorbeeld met filmtickets, boekenbons… Let wel op dat de waarde van die vergoeding niet hoger ligt dan de forfaitaire onkostenvergoeding, hou dan rekening met zowel dag- als jaarplafond.

Je combineert die vergoedingen in natura best ook niet met de forfaitaire onkostenvergoeding of de vergoeding op basis van reële kosten. Wel kan je vervoerskosten blijven betalen.

Geschenken

Een organisatie mag eens een geschenkje aanbieden. Dit moet wel uitzonderlijk blijven. Gezien er nog geen wetgeving is, beperk je je best tot een bedrag niet hoger dan de vrijwilligersvergoeding.

Momenteel zijn er wel wetgevende initiatieven op komst om hiervan af te wijken. Na elke grote activiteit een (dure) geschenkbon ontvangen, is niet de bedoeling. Je kan dus je vrijwilligers wel trakteren op hun verjaardag of jaarlijks een etentje organiseren voor de medewerkers. Geschenken n.a.v. bijzondere gebeurtenissen kunnen, zolang het maar niet exuberant wordt. Een laptop of Iphone voor bestuurders kan niet, deze blijven eigendom van het jeugdhuis.

Vrijwilligersvergoedingen via derden

Sommige werkingen leveren een ploeg medewerkers bij activiteiten van derden (de gemeente, een festival,…) en worden daarvoor vergoed. Meestal gaan deze inkomsten naar de kas. Als er toch een gedeelte wordt doorbetaald aan de vrijwilligers dan moet het jeugdhuis de wettelijke regels mbt vrijwilligersvergoeding respecteren (zie bovenaan).

Let op dat deze inkomsten niet te groot worden. Je werking kan hierdoor BTW-plichtig worden omdat het diensten levert aan derden. Informeer zeker bij je verzekeraar of deze activiteiten gedekt zijn via je huidige polis. Bij initiatieven verzekerd door IC is dit mee gedekt in de jeugdhuispolis.

Er zijn verschillende manieren om kunstenaars te vergoeden. Zo kan je sinds 2024 werken via de amateurkunstenvergoeding (AKV). Deze regeling is vrij van sociale zekerheid en belastingen zolang je een paar voorwaarden naleeft. Voor het jaar 2024 gelden volgende maxima per artiest:

• 77,22 euro voor de prestatie
• 22,06 euro voor de verplaatsing

Een artiest mag maximaal 30 dagen per jaar hiermee werken.

De tweede manier om artiesten te vergoeden, is via een sociaal bureau voor kunstenaars (SBK). Je werkt dan met een uitzendbureau dat ervoor zorgt dat alles wettelijk verloopt. Het uitzendkantoor is dan juridisch de werkgever en zorgt voor de loonadministratie.

De derde methode is gewoon een factuur. Die kan zowel van een zelfstandige (in bijberoep) komen als van een rechtspersoon (vzw, stichting, bvba….)

Als je je artiesten een gage geeft op een andere manier dan hierboven vermeld, moet je verplicht fiscale fiche 281.50 en samenvattende opgave 325.50 opmaken.

Van al deze manieren om kunstenaars te betalen komt enkel de gage in de boekhouding bij ‘bezoldigingen’, de rest onder ‘diensten en diverse goederen’.

Als je met kunstenaars van buiten België werkt, kunnen dubbelbelastingverdragen ervoor zorgen dat je geen bedrijfsvoorheffing hoeft te betalen. Het algemeen principe is dat 18% wordt ingehouden als bedrijfsvoorheffing.

Per artiest van wie je de gegevens hebt, zijn wel enkele bedragen vrijgesteld:

• Voor de eerste dag: 300 euro (verplaatsing) + 100 euro (hotelkosten en maaltijden)

• Voor de tweede dag: 100 euro (hotelkosten en maaltijden)

Het is in vzw’s niet de gewoonte om bestuurders te vergoeden voor hun aanwezigheid (presentiegelden), maar het kan wel. Het wordt dan als een zelfstandige activiteit beschouwd. Daarvoor moeten de bestuurders aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds.

Het kan bijvoorbeeld wel dat je een zelfstandig boekhouder, die bij jou bestuurder is, presentiegeld geeft voor zijn/haar/hun deskundigheid. Dat kan wel enkel als dat in de statuten voorzien is of wanneer de algemene vergadering daarover een besluit neemt.

Je kan bestuurders wel vergoeden voor vrijwilligerswerk. Stel dat iemand uit het bestuur de boekhouding op zich neemt, kan je beslissen om daarvoor een vrijwilligersvergoeding te voorzien.

Een freelancer werkt, in tegenstelling tot een werknemer, niet in ondergeschikt verband. Met een freelancer sluit je dus geen arbeidsovereenkomst af. Je maakt wel best een aannemingsovereenkomst op waaruit de gelijkwaardigheid van beide partijen blijkt.

Van een gezagsrelatie tussen freelancer en werkgever mag geen sprake zijn. Anders loopt de freelancer het risico dat hij als een gewone werknemer wordt gezien.

Niet in dienst en evenmin zelfstandige? Dat kan. Werkt een freelancer slechts occasioneel, dan valt hij niet onder het zelfstandigenstatuut. Het gaat dan immers niet om een beroepsbezigheid, want dat veronderstelt regelmatige activiteiten. Inkomsten uit occasionele activiteiten geeft men op de belastingaangifte aan als diverse inkomsten.

Als de vergoeding op jaarbasis minder dan 250 euro bedraagt, is een fiscale fiche niet nodig.

Per kalenderjaar mag een student maximaal 475 uren werken als jobstudent. Die uren mogen volledig vrij opgenomen worden tijdens het jaar. Zowel voor de jobstudent als voor de jeugdwerking waar die werkt, zijn de voorwaarden erg interessant.

Iedere belastingplichtige heeft in België recht op een belastingvrije som. De belastingvrije som bedraagt 10.160 euro (aanslagjaar 2024, inkomsten 2023) (aanslagjaar 2025, inkomsten 2024: 10.570 euro). Deze belastingvrije som kan verhogen naargelang de persoonlijke situatie (bijvoorbeeld voor kinderen ten laste). Meer info vind je hier.

Als jobstudent mag je bruto max. 15.100 euro per jaar (2024) verdienen. Dat is een brutobedrag, na afhouding van de sociale bijdragen. Meer info vind je hier.

Wat?

• Voordelige tewerkstelling van een persoon gedurende max. 300 uren/jaar voor alle activiteiten vermeld in artikel 17, met een plafond van 100 uren per kwartaal (behalve voor het derde kwartaal: plafond van 190 uren).

• Uitzondering: 450 uren/jaar voor de sportsector, met een plafond van 150 uren per kwartaal (behalve voor het derde kwartaal: plafond van 285 uren). Je kan die twee ook combineren en dan geldt het plafond van 450 uren.

• Voor jobstudenten is het plafond beperkt tot 190 uur/jaar

Door wie en voor welke taken?

De door de bevoegde overheden erkende organisaties of organisaties die aangesloten zijn bij een erkende koepelorganisatie en die tot taak hebben socio-culturele vorming en/of sportinitiatie en/of sportactiviteiten te verstrekken, en de personen die buiten hun werk- of schooluren of tijdens de schoolvakanties door deze organisaties worden tewerkgesteld als animator, leider, monitor, coördinator, sporttrainer, sportlesgever, sportcoach, jeugdsportcoördinator, terreinverzorgers-materiaalmeester, lesgevers, coaches, procesbegeleiders,...

Wanneer?

Het gaat over prestaties buiten de werk- of schooluren of tijdens de schoolvakanties,...

Voordelen

• Vrijstelling van RSZ-bijdragen

• Inkomstenbelasting van 10% van toepassing, te betalen door de werknemer.

Formaliteiten

• Een Dimona-aangifte “Werkgeverstype 17”. Een DMFA-aangifte is m.a.w. niet nodig, aangezien de prestaties vrij zijn van RSZ. Meer info hierover vind je hier.

• Voor de werkgevers die geen ander personeel tewerkstellen, en die dus tot nu toe nog geen Dimona-aangiften hebben gedaan, zal later meegedeeld worden hoe zij zich moeten identificeren om deze aangiften te kunnen doen.

• Sluit een geschreven arbeidsovereenkomst van bepaalde duur af.

• De arbeidswetgeving moet worden gerespecteerd

• Je levert een fiscale fiche 281.10 af. 

Je werkt m.a.w. best samen met een sociaal secretariaat.

Combinatie is mogelijk met

• Studentenarbeid, maar als je meer dan 190 uren werkt binnen dit stelsel dan wordt dit in mindering gebracht van de 475 uren recht op studentenarbeid

• Vrijwilligerswerk (maar niet voor dezelfde dagen).

Sinds 1 januari 2018 vervangt wijkwerken het vroegere PWA. Wijkwerken houdt in dat je klusjes laat uitvoeren door werkzoekenden die gedomicilieerd zijn in Vlaanderen. Je vergoedt hen met wijkwerkcheques. Ook vzw’s en jeugdhuizen kunnen dit systeem gebruiken.

Voorbeelden van toegelaten activiteiten:

• logistieke steun bij evenementen, zoals bijvoorbeeld parkeerbegeleiding en ticketcontrole

• hulp bij administratieve formaliteiten

• kleine herstellings- en onderhoudswerken

• kleine aanpassingswerken en onderhoudswerken aan het gebouw die vaklui weigeren uit te voeren omdat de omvang te beperkt is

• logistieke taken

• deelname aan en hulp bij occasionele of uitzonderlijke activiteiten

Je betaalt als vzw in de meeste gemeenten 7,45 euro voor een wijkwerkcheque. Per begonnen uur heb je één cheque nodig.

Is jouw organisatie geïnteresseerd in sociale economie, diversiteit op de werkvloer, levenslang leren en het activeren van talenten? Vind op deze pagina hoe het Europees Sociaal Fonds (ESF) jou kan ondersteunen en dien een project in!

Een artikel 60’er is iemand die uit de arbeidsmarkt is gestapt of gevallen. Het OCMW bezorgt de persoon in kwestie een baan met als doel die weer in te schakelen in het stelsel van de sociale zekerheid en in het arbeidsproces. Het OCMW is altijd de juridische werkgever. Het centrum kan de persoon in zijn eigen diensten tewerkstellen of ter beschikking stellen van een derde werkgever. Het ontvangt een subsidie van de federale overheid voor de duur van de tewerkstelling en geniet als werkgever van een vrijstelling van werkgeversbijdragen.

Dit systeem kan niet worden gebruikt voor asielaanvragers.