Bestuur in het open jeugdwerk met beroepskrachten

Het bestuur is de eindverantwoordelijke van je vzw en verantwoordelijk voor het beleid: de grote lijnen, de keuzes voor de toekomst, de manier waarop middelen gebruikt worden. Het personeel voert dit beleid uit in de praktijk: activiteiten organiseren, vrijwilligers ondersteunen, administratie opvolgen, jongeren begeleiden, ….

Gouden regel: bestuurders sturen, beroepskrachten voeren uit. 

Niet elk detail hoeft langs het voltallige bestuur te gaan. Daarom kan een vzw een dagelijks bestuur aanduiden. Dit kan een groep mensen zijn, niet per se deel van het voltallige bestuur, die snel knopen kan doorhakken: kleine aankopen doen, dringende beslissingen of praktische afspraken maken.

Dit kan motiverend werken voor de beroepskrachten, omdat ze sneller duidelijkheid krijgen en niet telkens moeten wachten tot de volgende bestuursvergadering.

Niet elk bestuur heeft de tijd of de kennis om alle personeelszaken uitgebreid te bespreken. Daarom kan je een personeelscommissie oprichten. Dat is een kleine groep van bestuurders en eventueel externe personen die zich specifiek bezighoudt met HR-vragen: van aanwerving tot evaluatie, van verlof tot welzijn op het werk.

Wat kan een personeelscommissie doen:

• Voorbereiden van beslissingen: voorstellen klaar maken voor het volledige bestuur (bijv. nieuw arbeidsreglement of contractwijzigingen)
• Functionerings- en evaluatiegesprekken: vaak voeren zij deze gesprekken mee.
• Aanspreekpunt voor werknemers: werknemers weten bij wie ze terechtkunnen met vragen of zorgen.
• Beleid opvolgen: controleren dat de werking alle wettelijke verplichtingen als werkgever nakomt.

Voordelen:

• Het bestuur hoeft niet telkens in detail te duiken bij personeelszaken.
• Meer expertise en continuïteit in het personeelsbeleid.
• Werknemer krijgen een duidelijk aanspreekpunt en voelen zich beter ondersteund.

Aandachtspunten:

• De commissie beslist nooit alleen: het voltallige bestuur blijft eindverantwoordelijk.
• Transparantie is belangrijk: de commissie rapporteert aan het bestuur.
• Hou het werkbaar: een commissie ondersteunt, het is geen extra bureaucratische laag.

Soms gebeurt het dat een werknemer ook bestuurder is. Dat kan, maar dit veroorzaakt vaak problemen. Wat als het bestuur moet beslissen over zijn of haar contract? Dan ontstaat een belangenconflict. Het is sterk af te raden dat een werknemer ook bestuurder is. 

Helderheid en vertrouwen zijn de motoren van motivatie bij personeel. Werknemers willen weten wie beslist waar ze terechtkunnen met vragen en dat hun werk gewaardeerd wordt.

Wat kan motiverend werken:

• Waardering: compliment, oprecht bedankje of klein gebaar zoals een kaartje.
• Zinvol werk: zien groeien van jongeren dankzij hun inzet geeft energie.
• Eerlijke afspraken: correct loon, haalbare werkdruk en respect voor werk-privé.
• Duidelijke structuur: geen chaos, maar afspraken die gevolgd worden.

Een open jeugdwerkinitiatief met personeel vraagt meer structuur dan een werking enkel met vrijwilligers. Maar dat hoeft geen last te zijn. Duidelijke afspraken zorgen juist voor minder misverstanden en meer vertrouwen.

Praktische tips:

• Maak een eenvoudig organogram: wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Plan vaste overlegmomenten tussen personeel, bestuur en personeelscommissie.
• Zet afspraken op papier, zo zijn nieuwe mensen snel mee.
• Benoem successen en vier ook kleine overwinningen.
• Evalueer regelmatig: wat loopt goed, wat kan beter?
• Toon waardering: een klein gebaar maakt een groot verschil.

Motivatie groeit wanneer mensen zich gewaardeerd voelen en weten waarvoor ze het doen. Bestuurders en werknemers die elkaar versterken, bouwen samen aan een sterk open jeugdwerkinitiatief.