Het begroten van loonkosten

Het brutoloon is het loonbedrag vóór er belastingen en sociale bijdragen worden afgehouden. Pas na de aftrek van de bedrijfsvoorheffing en de RSZ-bijdrage van de werknemer, krijg je het nettoloon – het bedrag dat je werknemer uiteindelijk op de rekening ontvangt.

In de jeugdsector zijn de loonbarema’s belangrijk voor een eerlijke en transparante verloning op basis van het werk en de ervaring van je werknemer. Het Paritair comité 329.01 geldt voor de meeste open jeugdwerkinitiatieven (in Vlaanderen), waarbij de loonbarema’s per functie en ervaring worden bepaald. Op de website van Sociare vind je de actuele bedragen en een loonkostencalculator om de loonkosten te berekenen.

De eindejaarspremie is een verplichte vergoeding voor een jaar prestaties, die meestal rond de jaarwisseling uitbetaald wordt. Voor jeugdwerk is dit een vast geïndexeerd bedrag plus een percentage van het bruto jaarloon. Sociare heeft hier een tool voor.

Het vakantiegeld van bedienden (beroepskrachten dus) bestaat uit drie delen:

• Enkelvoudig vakantiegeld: Dit is het loon voor een vakantiedag en wordt uitbetaald op het moment dan de werknemer vakantie neemt.
• Dubbel vakantiegeld: Dit bouw je gedurende het jaar op en ontvang je het volgende jaar tijdens de hoofdvakantie.
• Aanvullend dubbel vakantiegeld: Dit is een procent van het maandloon. Als je werknemer geen volledig vakantierecht heeft, wordt deze procent uitbetaald met het opgebouwde huidige jaar.

Woon-werkvergoeding is een betaling die je werknemer krijgt voor de verplaatsing van thuis naar het werk en terug. Dit kan een kilometervergoeding zijn, een vergoeding voor het openbaar vervoer, of een combinatie van beide. De hoogte van deze betaling is afhankelijk van het aantal kilometers en het gebruikte vervoersmiddel.

Optionele voordelen die je als werkgever kan geven zijn bijvoorbeeld maaltijdcheques, groepsverzekering, enzovoort. De afspraken daarvoor moeten schriftelijk worden vastgelegd en door beide partijen ondertekend.

Het jaarlijks brutoloon is nog maar het begin. Als werkgever betaal je bovenop dat loon nog extra kosten. Denk aan de patronale basisbijdragen, bijdragen voor werkloosheid (bij minder dan 10 werknemers), het asbestfonds, arbeidsongevallen en de aanvullende pensioenpijler van PC 329.01. 

Al deze kosten samen vormen de RSZ-werkgeversbijdragen, ook wel de patronale lasten genoemd. 

Als werkgever heb je recht op verschillende werkgelegenheidsmaatregelen die je loonlasten kunnen verlagen. Je sociaal secretariaat verrekent deze kortingen automatisch. Enkele voorbeelden:

• Vrijstelling van RSZ-bijdragen voor de eerste werknemers
• Doelgroepvermindering voor bijvoorbeeld jongere of oudere werknemers. Deze maatregelen maken het financieel haalbaarder om personeel aan te werven, zeker in een kleine organisatie. 

Als werkgever heb je ook kosten aan enkele administratieve verplichtingen en aanbevelingen waaronder:

• Het is aanbevolen om een sociaal secretariaat in te schakelen voor je loonadministratie, Dimona-aangiftes, sociale bijdragen, enzovoort
• Afsluiten van een verzekering voor arbeidsongevallen
• Aansluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW)

In dit artikel gaan we hier dieper op in. 

Je moet ook rekening houden met extra kosten voor de werkplek van je werknemer. Denk aan zaken zoals een bureau, bureaustoel, laptop of gsm. Daarnaast zijn vaak ook software en licenties nodig, zoals Office, Adobe of Canva. Deze kosten verschillen per functie en situatie, maar zijn belangrijk om vlot en comfortabel te kunnen werken. Toch worden ze in de praktijk vaak vergeten.