Administratieve verplichtingen en aansluitingen

(niet verplicht, wel aangeraden, 2 weken voor tewerkstelling)

Een sociaal secretariaat is een organisatie die je loonsadministratie kan opvolgen. Het gaat over lonen uitbetalen, RSZ en belastingen opvolgen, loonkosten berekenen… Hiervoor stuur je hen maandelijks de nodige info (gewerkte uren, afwezigheden…) Ze bieden hulp bij het opstellen van een arbeidsreglement, een externe dienst ter preventie en bescherming op het werk. Hieraan hangt vaak een prijskaartje. Vraag dus zeker op voorhand of er kosten verbonden zijn aan extra dienstverlening.

Je kan voor info en modeldocumenten terecht bij Sociare. Als lid van Formaat ben je ook automatisch lid van Sociare. Dat betekent ook dat je aan een verlaagd tarief kan aansluiten bij SD Worx, Acerta en Liantis.

(ten laatste voor de 1e dag tewerkstelling)

Als werkgever en als werknemer moet je belastingen betalen op het loon. Je zal dus moeten aangeven dat je loon zal betalen aan je werknemer. Dit gebeurt door je organisatie aan te geven bij de RSZ. Daarnaast zal je voor elk personeelslid een aangifte moeten doen voor de eerste werkdag, maar ook ten laatste de dag nadat ze vertrekken. Zo weet de overheid wie belastingen zal moeten betalen.

Er volgt een sanctie indien je de tewerkstelling niet op tijd doorgeeft (uiterlijk bij indiensttreding). Je kan deze aangiftes zelf in orde brengen via deze site. Formaat raadt aan om de Dimona-aangifte te regelen via het sociaal secretariaat.

(ten laatste voor de 1e dag tewerkstelling)

Iedere werkgever moet een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk oprichten. Deze ondersteunt hem bij het toepassen van de te nemen maatregelen in het kader van het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Omdat open jeugdwerkinitiatieven vaak te klein zijn om zo’n dienst op te richten, kunnen ze beroep doen op een externe dienst ter preventie en bescherming op het werk, afgekort EDPBW. Intern moeten ze wel een preventieadviseur aanstellen ter behartiging van de preventiemaatregelen. De dienst preventie heeft verschillende doelstellingen: arbeidsrisico’s identificeren, preventieplannen opstellen, oorzaken van arbeidsongevallen onderzoeken, advies geven. Diensten die je vaak tegenkomt in onze sector zijn Mensura, Liantis en Securex. Je kan altijd nagaan bij je sociaal secretariaat of zij een EDPBW hebben.

(ten laatste voor de 1e dag tewerkstelling)

Het is verplicht een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten vóór de eerste werkdag. Anders volgt een sanctie. Onze partner IC-verzekeringen biedt een arbeidsongevallenverzekering aan. Meer info over het verzekeringsaanbod van IC vind je hier.

(ten laatste voor de 1e dag van de tewerkstelling)

Het arbeidsreglement is een intern document dat vastlegt hoe er in de organisatie wordt gewerkt. Het gaat over de regels rond afwezigheden melden, de verlofregeling, de contactgegevens van het sociaal secretariaat, de EDPBW, de arbeidsongevallenverzekering… Het arbeidsreglement is een verplicht document naast de arbeidsovereenkomst en legt dus de wederzijdse rechten en plichten van de werkgever en werknemer vast. Je moet je arbeidsreglement (en een opmerkingenregister) aangeven bij de dienst Toezicht op Welzijn op het Werk. Dat kan je als bestuurder doen via deze link. Je kan voorbeelddocumenten en advies opvragen bij Sociare.

(ten laatste het 1e jaar van tewerkstelling)

Als werkgever sta je in voor de veiligheid op de werkvloer. Daarvoor moet je de risico’s op de werkvloer in kaart brengen. Dit doe je best samen met je personeel. Zij ervaren je infrastructuur anders dan jij als bestuurder. Je kan met hen samenzitten om de risico’s en mogelijke oplossingen in kaart te brengen. De mogelijkheid bestaat om ondersteuning te krijgen van je EDBPW. Zij rekenen hier vaak voor aan, dus toets dit eerst af.

Als je de risico’s en de mogelijke oplossingen in kaart hebt gebracht, giet je deze in een 5-jarenplan. Zo weet je jaarlijks waar je als organisatie op kan inzetten om de werkvloer een veiligere plek te maken. Je kan je risico’s best jaarlijks terug in kaart brengen en je meerjarenplan aanpassen waar nodig.