Boekhouding

Leden van Formaat maken gratis gebruik van de basisversie van het boekhoudprogramma Assist. Dat programma maakt het mogelijk om gemakkelijk een enkelvoudige boekhouding te voeren die wettelijk in orde is.

Ontdek hier meer over Assist. Duid bij ‘Ik ken Assist' ‘als lid van Formaat vzw’ aan. Wil je meer leren over boekhouden in Assist? Kijk hier of er binnenkort een vorming is in jouw buurt.

• Sommige werkingen laten hun boekhouding doen door een externe boekhouder. Het nadeel daarvan is dat dit duur is en jongeren niet de kans krijgen om het zelf te leren.
• Andere organisaties werken in een eigen excelbestand. Dat is vrij tijdsintensief omdat je zelf de hele structuur nog moet maken en het risico is groot dat er toch nog fouten in sluipen.

We horen vaak ‘omdat het moet’. Dat is zeker waar. Als vzw ben je verplicht een boekhouding te voeren, een jaarrekening neer te leggen en een begroting op te stellen.

MAAR daarnaast is het een schat aan informatie. Het is altijd verstandig om een boekhouding te voeren, ook als je een feitelijke vereniging bent. Voor hen is niet niet verplicht maar wel aanbevolen omdat dit de enige manier is om aan te tonen dat de inkomsten niet verdwijnen in de zakken van medewerkers.

Met een goed gevoerde boekhouding kan je een financieel beleid uitstippelen. Je ziet de verliesposten, of er gestolen wordt en wat er veel winst oplevert en je kan er inhoudelijke keuzes op baseren. Door te zorgen voor meer inkomsten of onnodige uitgaven te schrappen kan je bijvoorbeeld meer ruimte creëren om te investeren in het waarderen van vrijwilligers of in het verbeteren van de infrastructuur. Zo wordt het voeren van een goede boekhouding echt zinvol voor jouw organisatie.

HET VERSCHIL

Het verschil tussen een enkelvoudige en een dubbele boekhouding:

• Een enkelvoudige boekhouding werkt met dagboeken. Je boekt dan enkel de effectieve geldtransacties. De meeste jeugdhuizen werken met een enkelvoudige boekhouding.
  
  Pas op! Op deze manier heb je geen algemeen beeld van het vermogen. Zo kan je bij een enkelvoudige boekhouding meer opbrengsten hebben dan uitgaven, maar wel heel veel schulden die je niet ziet in de dagboeken. Deze schulden worden wel vermeld in de ‘staat van vermogen’.

• Een dubbele boekhouding werkt met dagboeken en een grootboek. Hierdoor krijg je een gedetailleerd beeld van de onderneming. Je kan heel precies opvolgen hoe het vermogen verandert.

Het juridisch statuut

Vzw

Aan een vzw-statuut zijn verplichtingen verbonden. Een boekhouding voeren is één van deze verplichtingen. Of je een enkelvoudige boekhouding of een dubbele boekhouding moet voeren, hangt af van de grootte van de vzw.

Kleine vzw's

De meeste jeugdhuizen zijn kleine vzw's. Die mogen zowel een enkelvoudige als een dubbele boekhouding voeren. Als een kleine vzw de keuze maakt om een dubbele boekhouding te voeren, moet ze dit minimaal drie jaar volhouden. Het is dus verboden om ieder jaar te veranderen. In de praktijk zien we dat de meeste jeugdhuizen een enkelvoudige boekhouding voeren. Daar is namelijk minder boekhoudkundige kennis voor nodig en het is voldoende om een kleine vzw goed te kunnen beheren.

Grote en zeer grote vzw’s

Men spreekt van een grote vzw als minstens twee van de volgende drie criteria overschreden worden:

• De vzw heeft minimaal het equivalent van vijf voltijdse werknemers in dienst.
• De jaarlijkse ontvangsten bedragen meer dan 312.500 euro. De uitzonderlijke ontvangsten en de btw worden hierbij niet meegerekend.
• Het balanstotaal is groter dan 1.249.500 euro.

Men spreekt van een zeer grote vzw als minstens twee van de volgende drie criteria overschreden worden:

• De vzw heeft minimum het equivalent van 50 voltijdse werknemers in dienst
• De jaarlijkse ontvangsten bedragen meer dan 7.300.000 euro. Hier worden wel de uitzonderlijke ontvangsten en de btw niet meegerekend.
• Het balanstotaal is groter dan 3.650.000 euro

Als de vzw een equivalent van meer dan 100 voltijdse werknemers in dienst heeft, is deze vzw automatisch een zeer grote vzw.

Deze vzw’s moeten verplicht een dubbele boekhouding voeren.

Feitelijke vereniging

Omdat deze vorm geen juridische structuur heeft, hebben de leden geen wettelijke verplichtingen. Ze hoeven dus geen boekhouding te voeren. In de praktijk houden de meeste feitelijke verenigingen wel een boekhouding bij om de financiële status van de organisatie gemakkelijk op te volgen. Zo kan je bijvoorbeeld met een boekhouding bewijzen dat je inkomsten worden geïnvesteerd in je organisatie en niet in de zaken van de medewerkers.

Hieronder doen we vier belangrijke boekhoudkundige verplichtingen uit de doeken:

1. Begroting
2. Dagboek
3. Inventaris
4. Jaarrekening

Begroting

Het bestuur is verplicht om jaarlijks een begroting op te stellen en deze ter goedkeuring aan de algemene vergadering voor te leggen. In een begroting staan de te verwachten uitgaven en inkomsten van de vzw voor volgend jaar.

Alhoewel dit verplicht is, worden er door de wetgever geen verplichtingen opgelegd omtrent de vorm of de inhoud van de begroting. Het bestuur mag dit zelf kiezen.

In praktijk zien we twee systemen opduiken:

• Staat van ontvangsten en uitgaven
  Het eerste systeem is de begroting opstellen gebaseerd op de ‘staat van ontvangsten en uitgaven’. Het voordeel is dat je op het einde van het jaar de begroting, die een voorspelling was, kan vergelijken met de werkelijkheid.
  
  De effectieve inkomsten en uitgaven worden dan weergegeven in de staat van ontvangsten en uitgaven.
• Per activiteit
  Je kan een begroting opstellen per activiteit van de vereniging. Het grootste voordeel hier is dat je een mooi overzicht hebt per activiteit van de te verwachten opbrengsten en kosten. Dit bespaart veel moeite achteraf omdat je bijvoorbeeld bij subsidieaanvragen vaak een begroting per activiteit moet opmaken.

Dagboek

Het bijhouden van een dagboek is een verplichting voor elke vzw. Het dagboek bestaat uit twee delen: de uitgaven en de ontvangsten. De uitgaven zijn liquide middelen* die de vzw uitgeeft en de ontvangsten zijn liquide middelen* die de vzw ontvangt.

*Liquide middelen zijn uitgaven en ontvangsten die cash gebeuren of via een rekening moeten worden opgenomen.

De vzw kan kiezen voor een digitaal dagboek of een papieren versie. Het is aan te raden om met twee dagboeken te werken: een dagboek met ontvangsten en een dagboek met uitgaven. Het dagboek moet aan de volgende vereisten voldoen:

• Elk boek wordt genummerd en voorzien van de naam, de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer van de vzw.
• ieder jaar wordt het dagboek ondertekend door een persoon of personen die de vzw kunnen vertegenwoordigen,
• het dagboek wordt chronologisch bijgehouden,
• iedere inschrijving gaat gepaard met een verwijzing naar het verantwoordingsstuk (kasticket, factuur, rekeninguittreksel ...),
• er zijn geen blanco plaatsen/regels in het dagboek,
• de originele boeken en verantwoordingsstukken dienen zeven jaren te worden bewaard, waarvan de termijn start op 1 januari van het jaar na afsluiting van het boekjaar.

Inventaris

De inventaris moet minstens eenmaal per jaar worden opgemaakt. Deze bevat alle fysieke bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van een vereniging op een welbepaald moment.

De vzw mag zelf kiezen wanneer de inventaris wordt opgemaakt. In praktijk gebeurt dit meestal op het einde van het boekjaar omdat dan ook de ‘staat van vermogen’ wordt opgesteld.

Louter een opsomming geven, is niet toegelaten. Je moet aan alles een waarde geven. Voor een openstaande factuur van 10 euro is dit gemakkelijk, maar hoeveel is een platenspeler van drie jaar oud nog waard? De wetgever heeft daarom waarderingsregels opgemaakt. Deze worden onderaan besproken.

Jaarrekening

De jaarrekening is het financiële overzicht van alle inkomsten en uitgaven van het voorbije boekjaar.

De jaarrekening leg je jaarlijks fysiek neer. Een neerlegging houdt in dat de nodige documenten afgegeven worden aan de griffie van de ondernemingsrechtbank van het arrondissement waar de vzw haar zetel heeft. Dit is gratis. Klik hier om te weten te komen tot welk arrondissement je hoort en wat het adres van de griffie is.

Voor je de jaarrekening kan neerleggen, moet ze eerst goedgekeurd worden door de algemene vergadering. De jaarrekening moet ten laatste zes maanden na het afsluiten van het boekjaar en 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering ingediend zijn.

De jaarrekening bestaat uit twee delen:

1. De staat van ontvangsten & uitgaven
   De wetgever voorziet een minimumschema waaronder alle ontvangsten en uitgaven moeten vallen.
   
2. De toelichting
   De toelichting bestaat uit de staat van vermogen en de waarderingsregels. Ook de staat van vermogen is onderverdeeld in vastgelegde rubrieken. De rubrieken zijn bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen.

Waarderingsregels

De waarderingsregels worden gehanteerd om een waarde te plakken op alle zaken binnen de inventaris. Deze regels worden opgesteld door het bestuur en kunnen eventueel goedgekeurd worden door de algemene vergadering.

Tot slot is er ruimte om bijkomende inlichtingen te geven. Dit kan extra uitleg zijn bij bepaalde cijfers uit de staat van ontvangsten en uitgaven. Hier noem je ook de bezittingen of belangrijke rechten en plichten op die moeilijk waardeerbaar zijn.

Voorstel waarderingsregels

• De winst van het boekjaar wordt integraal overgezet naar volgend boekjaar
• Niet-betaalde facturen worden na 2 jaar afgeboekt wegens oninbaar
  
• Aankopen lager dan 300 euro worden niet opgenomen in de waarderingsregels
• Stockbeheer gebeurt volgens het First In First Out systeem