Vincent Jansen werkt al meer dan twintig jaar aan Assist, een online administratie- en boekhoudprogramma voor verenigingen, vzw's, koepelorganisaties en lokale besturen. Intussen gaan ook 150 leden van Formaat aan de slag met de software die Vincent samen met zijn collega Tom ontwierp. We spraken met ‘Vincent van Assist’ over hoe de software van jeugdhuis ’t Mutske bij 2.000 andere organisaties belandde.
“Eigenlijk is Assist ooit, lang geleden dus, in mijn jeugdhuis gestart”, vertelt Vincent. “Ik werkte als beroepskracht in jeugdhuis 't Mutske in Laken en ik was toen al geïnteresseerd in hoe software saaie, administratieve taken kon vergemakkelijken. Samen met onze penningmeester heb ik toen in Access een kleine databank in elkaar gebokst.”
Dat werd 'Mutske's File', de voorloper van Assist. “In vergelijking met wat Assist vandaag is, waren de mogelijkheden heel beperkt. We konden onze boekhouding inboeken, onze leden bijhouden en activiteiten toevoegen. Meer hadden we toen niet nodig om in orde te zijn met de subsidieregels.”
Toen Vincent daarna ging werken bij de 'Vlaamse Federatie voor Jeugdhuizen', zoals Formaat vroeger heette, ontdekte hij dat veel andere jeugdhuizen ook zouden geholpen zijn de software die hij ontwierp: “Toen is het idee ontstaan om een soortgelijk programma te bouwen, maar dan niet enkel op maat van een jeugdhuis, maar bruikbaar voor elke vereniging of vzw.”
Voor wie het nog niet kent, Vincent: wat is Assist?
Vincent: “Kort gezegd is Assist een online administratie-, boekhoud- en CRM-programma in één, waarmee je de volledige werking van je jeugdhuis online kan beheren. Naast de boekhouding kan je ook je leden, activiteiten, vrijwilligers, contacten... beheren. Voor jeugdhuizen zit er ook een tool in om aan stockbeheer te doen. Je kan een webshop creëren en tickets verkopen voor je activiteiten. Maar ook alle wettelijke zaken waar je als vzw jaarlijks aan moet voldoen, kan je in Assist afhandelen: je algemene vergadering organiseren, een bestuurswissel publiceren of je privacyverklaring opstellen. Ook als je een totale leek bent op dat vlak, helpt de 'VZW-Checklist' of de 'GDPR-Helper' je op weg.”
Hoe is het de voorbije jaren geëvolueerd?
“Het is dus ooit begonnen met een klein Access-programma, maar vandaag wordt Assist gebruikt
door zo'n 2.000 feitelijke verenigingen en vzw's. Ook enkele grote federaties gebruiken ons, zoals Formaat, de Vlaamse Zwemfederatie en VLAMO. Daarnaast zijn ook Scwitch, het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk en sinds kort de Vlaamse Sportfederatie partner van Assist. Met Scwitch hebben we destijds de 'GDPR-Helper' ontwikkeld en zijn we onlangs gestart met de uitbouw van het YouTube-kanaal 'VZWebinar', waar je een antwoord vindt op de meest prangende vzw-gerelateerde vragen.”
“In samenwerking met het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk bieden we sinds dit jaar Assist ook aan lokale besturen aan opdat zij hun volledige vrijwilligersbeheer online kunnen organiseren. Met de Vlaamse Sportfederatie werken we momenteel aan een stevige update van de rubriek 'Boekhouding'. Zo zal het vanaf volgend jaar mogelijk zijn om ook een BTW-boekhouding te voeren.”
Hoe zie je de toekomst van Assist?
“Jongeren die wekelijks in het jeugdhuis komen, zijn misschien ook lid van een jeugdbeweging of sportclub. Het is onze droom om met Assist een brug te vormen tussen dat ene lid én al die verschillende clubs of verenigingen waar dat lid actief is. We hebben nu al zoiets als 'Mijn Assist', een persoonlijke omgeving voor individuele leden waar zij hun persoonsgegevens kunnen nakijken, hun lidgeld kunnen betalen en zich kunnen inschrijven voor activiteiten.”
“Stel je voor dat 'Mijn Assist' op die manier hét platform wordt voor alle clubs of verenigingen waar die actief is. Dat zou uiteraard betekenen dat al die clubs en verenigingen ook effectief Assist actief gebruiken én in één moeite ook in orde zijn op boekhoudkundig, juridisch en administratief vlak. We mogen dromen, daar zijn we niet vies van.”
Krijg je soms reacties van jeugdhuizen? Hoe loopt het contact met gebruikers?
“Gebruikers kennen mij als 'Vincent van Assist', omdat die naam verschijnt als je van mij een mail ontvangt. Iedereen weet dat ze mij altijd kunnen mailen met een vraag of een suggestie om Assist te verbeteren. Best veel gebruikers doen dat. Door hun goede suggesties en opmerkingen konden we Assist de afgelopen jaren uitbreiden en verbeteren.”
Heb je bijzondere herinneringen overgehouden aan Assist?
“Tijdens de eerste jaren van Assist bestond het internet nog maar net en was er nog geen sprake van online werken. De eerste versies van Assist kwamen bij de gebruikers terecht via cd-rommetjes. Om de paar maanden stuurden we met de post een nieuwe update naar onze klanten.”
“In 2008 werd de cd-romversie naar een online versie vertaald en zijn we gestopt met het ondersteunen van de cd-rom. Maar die bleek beter te werken dan we zelf wisten. Drie jaar geleden kreeg ik een mail van een gebruiker die nog steeds met de laatste cd-rom versie van Assist werkte op een oude laptop. Met Windows XP erop! Hij wist me te vertellen dat zijn versie nog steeds probleemloos werkte, maar dat ze er stilaan toch aan dachten om ook eens over te schakelen naar de online versie. Stel dat er jeugdwerkers zijn die dit vandaag lezen en nog steeds met de cd-romversie van Assist werken, laat het me weten!”
- Foto: Raf Verbeemen
- Tekst: Adriaan de Roover
