Structuur en rollen in de werking

Een open jeugdwerking kan uit verschillende lagen bestaan die samen het geheel dragen:

• Algemene leiding: het bestuur en eventueel de coördinator bepalen de koers, houden overzicht en zorgen voor opvolging. In kleinere werkingen zonder coördinator neemt het bestuur of een beroepskracht deze taken op.
• Begeleidingsteam: beroepskrachten en vrijwilligers voeren activiteiten uit en begeleiden jongeren. Ze vormen vaak de kern van de werking en nemen ook organisatorische taken op zich.
• Ondersteunende functies: taken zoals administratie, communicatie en logistiek zorgen dat alles achter de schermen vlot loopt. In veel werkingen worden deze taken verdeeld onder het team, vaak naast de begeleidende rol.

Binnen een werking is het belangrijk dat duidelijk is wie welke rol opneemt. Rollen koppelen verantwoordelijkheid aan concreet gedrag, zorgen voor overzicht en helpen het team om flexibel te reageren op wat er nodig is.

In het open jeugdwerk draait alles om mensen: samenwerken, afstemmen en zoeken wat jongeren nodig hebben. Maar eerlijk? Samenwerken gaat niet altijd vanzelf. Vragen als “Wie is hier eigenlijk verantwoordelijk voor?” of “Waarom moet ik dit altijd trekken?” gaan vaak niet over inzet, maar over onduidelijke rollen.

Een functietitel zoals jeugdwerker, coördinator of projectmedewerker zegt lang niet alles over wat er in de praktijk gebeurt. Door te denken in rollen in plaats van functies, maak je samenwerking duidelijker, verdeel je taken eerlijker en kan je sneller schakelen. Rollen maken het mogelijk om verantwoordelijkheid zichtbaar te maken, afgestemd op gedrag, doelen en afspraken. Zo weet iedereen wat er verwacht wordt, en is het makkelijker om mee te bewegen als de situatie verandert. Teams die bewust omgaan met rolverdeling zijn niet alleen sterker, maar ook wendbaarder en effectiever.

Een rol is een duidelijk stukje verantwoordelijkheid dat iemand tijdelijk of structureel opneemt. Denk aan rollen zoals sociale media verantwoordelijke, fondsenwerver, mentale gezondheidscoach, financieel verantwoordelijke of materiaalbeheerder. Het fijne aan werken met rollen is dat ze tegelijk concreet en flexibel zijn. Je kunt ze koppelen aan duidelijke doelen en gedrag.

Zo kan bij de rol van sociale media verantwoordelijke de afspraak horen dat er minstens twee berichten per week geplaatst worden en dat er binnen 24 uur wordt gereageerd op vragen of opmerkingen. Iedereen weet dan wat er van die rol verwacht wordt. De verantwoordelijkheid is helder, bespreekbaar en overdraagbaar.

Je kan drie lagen van rollen onderscheiden: 

• Formele rollen: die zijn gekoppeld aan een duidelijke functie of taak, zoals jeugdwerker of coördinator. Ze staan meestal beschreven in een contract of taakomschrijving.
• Informele rollen: deze ontstaan spontaan in het team. Denk aan de sfeerbepaler, de kritische denker of de bruggenbouwer. Ze zijn niet officieel toegekend, maar beïnvloeden wel sterk hoe mensen samenwerken.
• Spookrollen: dat zijn invloeden van vroeger of van mensen die er niet meer zijn. Bijvoorbeeld: “Dat deed onze vorige leidinggevende altijd zo.” Ze kunnen verwachtingen scheppen waar niemand expliciet voor gekozen heeft. 

Al die rollen samen bepalen hoe een werking functioneert. En vaak worden ze pas zichtbaar als er iets wringt. 

Veel frustraties in werkingen ontstaan omdat niet duidelijk is wie welke rol opneemt. Iemand blijft bijvoorbeeld hangen in een rol die eigenlijk niet meer past (“Als ik het niet doe, doet niemand het”), of er komen nieuwe noden bij waar nog niemand verantwoordelijkheid voor opneemt.

Door regelmatig stil te staan bij de vraag “Welke rollen hebben we eigenlijk in deze werking?” krijg je zicht op wie waarvoor verantwoordelijk is, waar taken misschien overlappen, en waar er nog gaten zitten. Dat helpt om te begrijpen waarom dingen goed lopen, of juist waar het schuurt. En het geeft je de kans om bij te sturen wanneer verwachtingen of omstandigheden veranderen.

Een groot voordeel van werken met rollen is dat het verandering werkbaar maakt. Je hoeft niet meteen je hele structuur om te gooien. Je kan klein beginnen: bijvoorbeeld door aan een coördinator tijdelijk de rol toe te kennen van samenwerkingsbewaker, iemand die erop let dat de afspraken met partners en buurtorganisaties helder blijven.

Misschien neemt iemand anders een paar maanden de rol van communicatieschakel op zich om de interne communicatie te verbeteren. Zodra het project of de nood voorbij is, kan die rol weer doorgegeven of stopgezet worden. Zo blijft de verdeling van verantwoordelijkheden beweeglijk en kan het team zich vlot aanpassen aan wat nodig is. Rollen laten je als team experimenteren en bijsturen, zonder dat de werking vastloopt.

In een lokaal jeugdcentrum merkten ze dat nieuwe vrijwilligers zich moeilijk welkom voelden. Iedereen ging ervan uit dat iemand anders het onthaal wel deed. “Dat hoort toch bij de coördinator?” zei de één. “Nee, dat doet meestal iemand van de ploeg,” vond een ander.

Toen het team hun rollen in kaart bracht, zagen ze dat er eigenlijk géén duidelijke rol was voor het onthaal van nieuwe mensen. Daarom besloten ze een tijdelijke rol van verwelkomer te creëren: iemand die nieuwe vrijwilligers wegwijs maakt, hen voorstelt aan de groep en opvolgt tijdens de eerste weken.

Na enkele maanden merkten ze het verschil. Nieuwe vrijwilligers bleven langer, voelden zich sneller betrokken en gaven aan dat ze de warme ontvangst enorm waardeerden. De rol van verwelkomer werd uiteindelijk structureel toegevoegd aan het team, met de mogelijkheid om elk jaar van persoon te wisselen.

Werkingen in het open jeugdwerk floreren wanneer rollen bewust gekozen worden, flexibel ingevuld kunnen worden en regelmatig besproken worden. Door aandacht te hebben voor formele, informele en spookrollen groeit het vertrouwen, het eigenaarschap en de samenwerking binnen de werking. Niet de functietitel bepaalt wat je doet, maar de rol die je opneemt in het geheel.

Wil je de rollen in je team verduidelijken of op zoek gaan naar een nieuwe structuur? Deze tool helpt je op weg!