Je open jeugdwerkinitiatief of activiteit onder de aandacht brengen kan op verschillende manieren. Met persaandacht bereik je alvast een grote groep. De gemakkelijkste manier om je initiatief (positief) in de media te krijgen, is een persbericht versturen.
Denk vooraf wel goed na over waarom je aandacht van de pers wil. Is dat vooral om voor buzz te genereren of wil je het succes achteraf benadrukken. Op basis van de antwoorden op al die vragen stel je het best vooraf een plan op.
Een persplan opstellen
Waarom is het belangrijk om je organisatie of activiteit in de pers te krijgen? Probeer het doel van je mediaoffensief zo scherp mogelijk te formuleren.
Het doel van je communicatie bepaalt ook wanneer je iets moet ondernemen. Wil je reclame maken of volk lokken? Dan verschijn je best in de pers vóór de activiteit. Wil je vooral bekender worden en uitpakken met het succes van je activiteit? Dan is een persbericht achteraf beter.
Stuur je pas ná je activiteit een persbericht uit om indruk te maken met cijfers of iets opmerkelijks? Doe dat dan ten laatste één dag na je event. Als je nog langer wacht, is alle relevantie weg. Je kan wel je persbericht perfect vooraf schrijven. Je weet toch al wat er gebeuren en wat je erover wil zeggen. Laat dan wel nog wat ruimte voor informatie die je tijdens of net na je activiteit kan aanvullen, zoals het aantal bezoekers, een leuk citaat en enkele mooie beelden. Als de redactie al die info heet van de naald binnenkrijgt, kan ze moeilijk anders dan er een leuk artikel van te maken.
Je doelgroep bepaalt welk communicatiekanaal je hanteert en ook je communicatiestijl. De jongeren uit je omgeving bereik je wellicht vooral met je affiches en via de sociale media. Om je activiteit zo breed mogelijk te communiceren, is een artikel in de krant dan weer ideaal.
Vraag je af wat je activiteit bijzonder maakt en waarom een journalist het interessant zou kunnen vinden.
Maak een lijstje van alle mediakanalen die je maar kan bedenken: kranten (lokaal, regionaal en landelijk), magazines, populaire blogs, radiozenders, tv-stations … Duid vervolgens aan welke het meest relevant zijn. Wees kieskeurig, tot je er maar enkele overhoudt.
Houd rekening met verschillende deadlines. Een krant of regionaal nieuwskanaal kan je nieuws de volgende dag al brengen, terwijl je een weekblad lang op voorhand moet contacteren.
Het is aan te raden om een perscoördinator aan te wijzen die het persplan coördineert en opvolgt. Deze persoon weet precies welke zaken wel of niet in de pers moeten of mogen verschijnen, is goed in het schrijven van persberichten, houdt de perslijst bij en is niet bang om journalisten te contacteren. De perscoördinator is meestal ook de woordvoerder wanneer journalisten contact opnemen. Dit kan natuurlijk ook een gedeelde functie zijn.
Hoe is een goed persbericht opgebouwd?
- [Persbericht]
Zet bovenaan je tekst duidelijk het woord ‘persbericht’. Zo is de redactie meteen op de hoogte van de bedoeling van de tekst.
- Kop
De kop beschrijft kort de inhoud van de tekst en geeft de lezer zin om verder te lezen. Maak er een eyecatcher van, die een journalist gewoon kan overnemen. Een goede kop mag niet langer dan vijf woorden zijn!
- Datum
Vermeld de datum van het persbericht duidelijk zichtbaar, best onder de kop.
- Lead (eerste alinea)
Hier worden de vijf w-vragen in beantwoord (wie, wat, waar, wanneer en waarom). Na de lead beslist een redacteur of hij/zij interesse heeft in de rest van het persbericht. Denk na over hoe je zijn/haar aandacht kan vasthouden.
- Tekst
Hier schrijf je het hele verhaal. Doe dat in korte alinea’s en gebruik eventueel tussentitels om het overzichtelijk te houden. Maak je tekst in elk geval niet te lang.
- Slotaanduiding + slot
Aan het einde van de tekst zet je een duidelijke markering, zoals een stippellijn
- [Voor de redactie]
Onder de markering schrijf je:
§ ‘Voor de redactie’
§ Je contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, …
- Beeldmateriaal
Geef een mooie foto of een ander sterk beeld mee, in het persbericht zelf of als bijlage. Hoe minder werk de redactie heeft om van je persbericht een artikel te maken, hoe beter.
Tips voor een goed persbericht
- Wees kort en bondig
Een persbericht is nooit langer dan één A4. De ideale lengte ligt tussen de 20 en 30 (getypte) regels, wat neerkomt op ongeveer 300 woorden. Maak ook korte en krachtige zinnen. Tien woorden per zin is het maximum.
Tip: Schrap hulpwerkwoorden (worden, mogen, kunnen, zullen … ) en bijwoorden (bovendien, desondanks, zeker, eigenlijk … ).
- Voeg citaten toe
Citaten werken beter dan beschrijvingen en fleuren je persbericht op. Laat bijvoorbeeld de organisator aan het woord of laat de aanwezigen zelf vertellen waarom jullie activiteit zo fantastisch zal zijn of was.
- Voeg kant-en-klaar beeldmateriaal toe
Zo maak je het erg gemakkelijk voor een journalist om een artikeltje te publiceren. Tekst én beelden, wat heeft hij nog meer nodig?
Hoe en naar wie verstuur je een persbericht?
Journalisten zijn ook maar mensen. Bel of mail hen gerust. Zo leg je ook een goed netwerk aan. Het is beter om één nauw contact te hebben waar je eens naar kan bellen dan tientallen losse e-mailadressen te verzamelen in een perslijst.
Je kan het persbericht simpelweg naar het info@-mailadres van het medium sturen, maar dan is de kans groot dat het verdrinkt in de lawine aan berichten die media elke dag ontvangen. Om dat te vermijden, kun je naar de redactiepagina van het medium surfen, waar je vaak de persoonlijke mailadressen van de journalisten vindt. Ga dan op zoek naar de journalist die voor jouw evenement het meest relevant is – vaak is dat de regiojournalist van jouw regio. Staat dat e-mailadres er niet bij? Bel eens naar de algemene redactie en vraag naar het telefoonnummer of e-mailadres van de journalist in kwestie. Onthoud dat journalisten op zoek zijn naar nieuws en dus graag hebben dat jij het in hun schoot werpt.
Hoe ontvang je journalisten en sta je hen te woord?
- Maak duidelijke afspraken over hoe laat de journalist langs en hoe hij of zij de woordvoerder kan vinden.
- Geef een telefoonnummer mee. Zo kan de journalist je contacteren wanneer de plannen wijzigen.
- Bedenk welke boodschap je graag wilt vertellen en bereid je daarop voor. Wat zie je graag in de krant verschijnen en, vooral, wat niet?
- Het lijkt evident, maar vertel geen zaken die niet waar zijn.
- Worden er foto’s gemaakt? Denk op voorhand al eens na over welk beeld interessant kan zijn voor het medium.
📸 Nikki Lucy
