Eén van de vaste taken die elke maand terugkomt, is de loonadministratie: het loon correct berekenen, uitbetalen en de bijhorende administratie in orde brengen. Dat lijkt misschien iets voor het sociaal secretariaat, en dat klopt deels. Een sociaal secretariaat helpt je met de technische kant. Maar jij als werkgever blijft verantwoordelijk voor de juiste informatie: hoeveel is er gewerkt, zijn er afwezigheden of onkosten, is er een wijziging in het loon of het contract.
In dit artikel krijg je stap voor stap uitgelegd wat je elke maand moet doen, waar je op moet letten en hoe je van loonadministratie een vaste gewoonte maakt binnen je werking.
Waarom is loonadministratie zo belangrijk?
Loonadministratie is meer dan alleen het loon storten op de rekening van je werknemer. Je moet ook:
- het juiste loon berekenen volgens het contract en het geldende barema
- belastingen en bijdragen afhouden en doorstorten naar de overheid
- een loonfiche bezorgen aan de werknemer
- aangiftes doen, bijvoorbeeld bij de RSZ
- rekening houden met extra’s zoals vakantiegeld, eindejaarspremie of terugbetaling van onkosten
Een sociaal secretariaat helpt bij de loonberekening, maar is niet foutloos. Controleer altijd zelf of het juiste barema is toegepast, of de anciënniteit correct werd meegenomen, of de vergoeding voor woon-werkverkeer juist is en of onkosten correct zijn verwerkt. Jij blijft als werkgever eindverantwoordelijk.
Wat moet je elke maand doen?
Er zijn enkele vaste stappen die je elke maand moet doorlopen. Meestal helpt een sociaal secretariaat (zoals Partena, Liantis, Acerta, SD Worx...) je hierbij. Maar jij moet de juiste informatie op tijd aanleveren én controleren of alles klopt.
Het sociaal secretariaat berekent het brutoloon op basis van:
💰 het contract van je werknemer
💰 het geldende barema en de juiste anciënniteit
💰 het uurrooster of aantal gewerkte dagen
💰 eventuele overuren of extra prestaties
💰 extra voordelen (bv. maaltijdcheques, gsm, woon-werkverkeer)
💰 onkostenvergoedingen (bv. voorgeschoten materiaalkosten of vervoersbewijzen)
Van het brutoloon worden twee inhoudingen afgehouden:
🧮 de RSZ-bijdrage van de werknemer (voor de sociale zekerheid)
🧮 de bedrijfsvoorheffing (voorschot op de belastingen)
Deze bedragen worden door het sociaal secretariaat doorgestort naar de overheid.
Wat overblijft is het nettoloon, het bedrag dat de werknemer effectief op zijn of haar rekening ontvangt. Dat gebeurt meestal op het einde van de maand of op een vaste datum, zoals afgesproken in het contract. Je kan dit zelf doen of laten uitvoeren door het sociaal secretariaat.
Elke maand moet je werknemer een loonfiche ontvangen met daarop:
🧾 het brutoloon
🧾 de inhoudingen (RSZ en bedrijfsvoorheffing)
🧾 het nettoloon
🧾 alle extra’s (zoals maaltijdcheques of terugbetaalde kosten)
De loonfiche is verplicht en moet duidelijk zijn. Werknemers mogen hierover altijd vragen stellen.
Twee aangiftes zijn essentieel:
Dimona: je meldt de start en het einde van elke tewerkstelling (inclusief jobstudenten, artikel 17 en stagiairs)
DmfA: elk kwartaal geef je via het sociaal secretariaat een rapport aan de RSZ over werkuren, lonen en bijdragen
Het sociaal secretariaat brengt de DmfA-aangifte automatisch in orde. Toch controleer je best of alle gegevens correct zijn. Ook de Dimona-aangifte wordt door het sociaal secretariaat geregeld. Maar let op: jij moet op tijd laten weten wanneer een werknemer begint of stopt. Doe dit vóór de eerste werkdag en uiterlijk de dag na de laatste werkdag. Bezorg hen ook alle nodige gegevens, zodat de aangifte correct en tijdig kan gebeuren.
De maandelijkse loonadministratie omvat een reeks vaste stappen. Een sociaal secretariaat kan je daarbij ondersteunen, maar als werkgever is het belangrijk dat je weet wat er achter de schermen gebeurt.
Wat zit er allemaal in een loon?
Een loon is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Hier is een eenvoudig schema:
| Onderdeel | Uitleg |
| Brutoloon | Het afgesproken loon vóór er iets wordt afgehouden |
| Werkgeversbijdragen (of patronale lasten) | Extra RSZ-kosten voor jou als werkgever boven op het brutoloon |
| RSZ-bijdragen | Deel dat naar sociale zekerheid gaat (afgehouden van het brutoloon) |
| Belastbaar loon | Brutoloon min de RSZ |
| Bedrijfsvoorheffing | Voorschot op de belastingen |
| Nettoloon | Wat de werknemer krijgt op de rekening |
| Voordelen in natura | Zaken zoals gsm, laptop maaltijdcheques of woon-werkverkeer |
| Onkostenvergoeding | Geld dat je werknemer heeft voorgeschoten en terugkrijgt |
En wat met vakantiegeld, eindejaarspremie en andere kosten?
Vakantiegeld
Werknemers in loondienst hebben recht op vakantiegeld én vakantiedagen. Het vakantiegeld wordt meestal uitbetaald in mei of juni, via het sociaal secretariaat. De opbouw gebeurt maandelijks, en het bedrag wordt berekend op basis van het loon van het voorgaande jaar.
Eindejaarspremie
In PC 329.01 hebben werknemers recht op een eindejaarspremie. Die wordt meestal uitbetaald in december. Ook deze premie wordt geleidelijk opgebouwd doorheen het jaar, en hangt af van het loon en het aantal gewerkte dagen.
Voorgeschoten kosten
Soms betalen werknemers zelf bepaalde kosten voor de werking, zoals materiaal of vervoerskosten. Die kosten kan je terugbetalen via de loonadministratie, op basis van een geldig bewijs (bv. ticket of factuur). Bezorg de nodige documenten tijdig aan het sociaal secretariaat.
Praktische tips
- Werk zeker samen met een sociaal secretariaat, maar controleer elke maand de documenten. Fouten zijn mogelijk. Vergeet niet: het sociaal secretariaat werkt voor jou, niet omgekeerd.
- Gebruik een duidelijke arbeidsovereenkomst, met correcte informatie over loon, barema, voordelen en werkafspraken.
- Houd een kalender bij met deadlines voor prestaties, onkosten en uitbetalingen. Zo mis je niets.
- Informeer je werknemers. Leg uit wat op hun loonfiche staat en waarom. Dat zorgt voor transparantie en vertrouwen.
Tot slot
Als organisatie met personeel ben je werkgever. Een correcte en duidelijke loonadministratie is daarbij onmisbaar. Door goede afspraken te maken, een vast maandelijks ritme te hanteren en de loonbrieven en berekeningen kritisch na te kijken, wordt loonverwerking een betrouwbare gewoonte.
Goed geregeld = minder stress + meer vertrouwen bij je werknemers.
