Einde van een ar­beids­over­een­komst: administratie en opvolging

Breng je sociaal secretariaat meteen op de hoogte zodra de opzeg, verbreking of het onderlinge akkoord met de werknemer vastligt. Het sociaal secretariaat kan dan:

• de opzegtermijn of vergoeding juist berekenen
• de nodige documenten klaarmaken
• zorgen voor een correcte loonafrekening
• nakijken of de werknemer nog recht heeft op extra voordelen, zoals resterende verlofdagen

Doe dit zeker op tijd. Sommige van deze acties moeten al vóór de laatste werkdag gebeuren. 

Je werknemer heeft recht op een volledige afrekening van alle openstaande bedragen op het moment dat de overeenkomst eindigt. Dit omvat: 

• het loon dat nog moet worden uitbetaald (voor de lopende maand)
• het enkel en dubbel vakantiegeld
• de eindejaarspremie
• een vergoeding voor niet-opgenomen vakantiedagen
• voordelen of vergoedingen zoals maaltijdcheques en tussenkomst in woon-werkverkeer
• een verbrekingsvergoeding, als die van toepassing is 

Je sociaal secretariaat maakt deze afrekening op en zorgt ervoor dat alles op tijd wordt betaald. 

Wanneer een arbeidsovereenkomst stopt, moet je wettelijk een aantal documenten aan de werknemer geven. Die zijn nodig voor de werkloosheidsuitkering, de mutualiteit of een nieuwe werkgever.

De belangrijkste documenten zijn:

Vraag aan je sociaal secretariaat om al deze documenten op tijd klaar te zetten. 

• De C4 moet op de laatste werkdag aan de werknemer worden gegeven of opgestuurd.
• De loonafrekening maak je best zo snel mogelijk na die laatste werkdag.
• Je mag de documenten op papier of digitaal bezorgen, zolang dat op een veilige en correcte manier gebeurt.
• Vraag bij voorkeur altijd een ontvangstbevestiging, zodat je zeker weet dat alles goed is aangekomen. 

Vergeet zeker deze administratieve zaken niet: 

• Verwijder de werknemer uit intern systemen (bv. e-mail, toegang tot gebouwen of databanken).
• Archiveer het personeelsdossier volgens de wettelijke bewaartermijnen.
• Beëindig verzekeringen die via het werk liepen, zoals een hospitalisatieverzekering. Breng de medewerker hier altijd van op de hoogte. 

Een goed afscheid verdient aandacht. Plan een afsluitend gesprek of exitgesprek, laat de collega afscheid nemen van het team en zorg, als het kan, voor een warme laatste werkdag. Zo sluit je het werktraject met respect af. In dit artikel gaan we hier dieper op in. 

Een goede administratieve opvolging is belangrijk en wettelijk verplicht. Neem er dus zeker de tijd voor, werk samen met je sociaal secretariaat en bewaar alle documenten op een veilige plek. 

Gebruik hiervoor ons handige exit- en overdrachtsplan. Daarin kun je per onderdeel aanduiden wat al gebeurd is en wat nog moet gebeuren. Je kan deze tool hier vinden.