Effenaf: een knaller van een jeugd­huis­fes­ti­val!

Hoe is het festival ontstaan?

"Effenaf wordt al georganiseerd sinds we op onze vorige locatie zaten. De eerste editie was in 2010, ter ere van het vijfjarige bestaan van het jeugdhuis. Het idee was om een laagdrempelig en tegelijkertijd winstgevend evenement te organiseren. Die traditie is blijven bestaan."

Vanwaar komt de naam Effenaf?

"Door onze locatie, het festival gaat door op de parking naast het station. Zoals hier gezegd wordt: just neffenaf ’t station."

Wanneer is het voor jullie een succesvolle editie?

"Een succesvolle editie van Effenaf heeft goed weer gehad, veel bezoekers, positieve feedback en uiteraard geen verlies.

We proberen om een zo sterk mogelijk festival te organiseren zonder teveel financiële risico’s te nemen. Toch zijn er edities geweest waarbij we maar net break-even draaiden. Dat iedereen elkaar kent in Tielen is een voordeel, zowel in bezoekersaantallen als samenwerkingen met lokale handels voor sponsoring."

Hoe pakken jullie die sponsoring aan?

"We hebben overeenkomsten met handelaars die de tenten leveren, met de drankhandel en een firma die licht en geluid kan leveren. Naast materiële sponsoring kunnen handelszaken ook een sponsorpakket kiezen. Afhankelijk van het bedrag dat ze willen sponsoren, kiezen ze voor pakket A, B of C. Het verschil daartussen is onder andere waar hun logo verschijnt: op de website en flyer, op de affiche, op een spandoek op het festival of zelfs voor het podium. Ze krijgen ook een aantal drankbonnen."

Hoe verdelen jullie de taken tijdens de voorbereidingsperiode?

"We beginnen in september al met voorbereiden. Dat is net geen jaar op voorhand. De eerste stap is het aanvragen van onze vergunning, dat willen we zo snel mogelijk in orde hebben.

Elk bestuurslid neemt daarna een taak op: drank, social media, sponsoring, … Afhankelijk van de grootte van de taak wordt die toegewezen aan een persoon of een groep. Vrijdagavond wordt bijvoorbeeld volledig geregeld door drie mensen. Er is wel altijd een verantwoordelijke, maar hoe die ervoor zorgt dat de taak uitgevoerd wordt, is zijn/haar verantwoordelijkheid. Als het uiteindelijk maar in orde is. De sponsoring zoeken is een team effort, iedereen krijgt een mapje met adressen om langs te gaan.

Ik bewaar als voorzitter het overzicht. Ik gebruik daarvoor de app Trello. In die app krijgen mensen taken toegewezen en kunnen we de vooruitgang volgen."

Is er al eens een moment geweest waarop je dacht dat het écht niet zou lukken?

"Ja, nog een reden waarom we altijd zo vroeg mogelijk de evenementaanvraag in orde willen brengen. Veel van ons materiaal komt van de uitleendienst van de gemeente of provincie. We hebben een jaar gehad dat het podium per ongeluk dubbel geboekt was. Hoewel we het ruim op tijd gereserveerd hadden, is het podium toen toch naar een andere vereniging gegaan. Zij hadden de jaren ervoor het podium nog niet gebruikt en de gemeente wou hen daartoe ook de kans geven. Het alternatief was een heel klein podium, wat echt betekende dat Effenaf bijna niet kon doorgaan. We hebben toen gelukkig van een buurgemeente nog een gelijkaardig podium kunnen uitlenen."

Heb je nog tips voor andere jeugdhuizen die een festival (willen) organiseren?

• "De locatie is alles! Als je op zoek gaat naar een goede plek voor een festival moet je zeker goed letten op de voorzieningen: elektriciteit en water. Zoek iets bereikbaar maar niet recht in het centrum, want daarvoor ga je moeilijker een vergunning krijgen."

• "Begin op tijd met sponsors zoeken én je vergunningen in orde te brengen!"